Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Top 5 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay
• Vì sao phần mềm quản lý tiến độ dự án cần có gantt, wbs và kanban?
• So sánh hiệu quả quản lý tiến độ dự án giữa excel và tool chuyên dụng​

Các tiêu chí của thông tin báo cáo quản trị

Tiêu chí của thông tin báo cáo quản trị

1. Trọng tâm

Doanh nghiệp cần  phải tập trung vào các thông tin quan trọng nhất đối với quá trình ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp

Thông tin báo cáo quản trị trình bày cho Ban lãnh đạo cần phải có trọng tâm và thể hiện được các mục tiêu quản trị đề ra cũng như chiến lược chung của doanh nghiệp. Tránh việc trình bày thông tin dàn trải, quá chi tiết và không cần thiết làm mất tính bao quát và trọng tâm của thông tin báo cáo.

2. Khả năng tích hợp

Cần kết hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong tổ chức, bao gồm tài chính, sản xuất, tiếp thị, nhân sự và nhiều phòng ban khác

Các hệ thống và quy trình cung cấp thông tin cần được tích hợp hiệu quả cho nhiều mục đích và đối tượng tiếp nhận thông tin báo cáo. Dữ liệu được thu thập nội bộ phải được quản lý đồng bộ để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu báo cáo cả bên trong cũng như bên ngoài một cách nhanh chóng.

3. Kịp thời

 Báo cáo quản trị cần cung cấp thông tin đúng thời điểm để hỗ trợ quyết định nhanh chóng và hiệu quả

Các hệ thống và quy trình cung cấp thông tin cần được tích hợp hiệu quả cho nhiều mục đích và đối tượng tiếp nhận thông tin báo cáo. Dữ liệu được thu thập nội bộ phải được quản lý đồng bộ để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu báo cáo cả bên trong cũng như bên ngoài một cách nhanh chóng.

4. Đáng tin cậy

Thông tin  đáng tin cậy của thông tin trong BCQT là không thể thiếu

Ban lãnh đạo chỉ có thểtin vào các thông tin có chất lượng để đưa ra những quyết định chính xác. Chất lượng thông tin phụ thuộc vào nguồn dữ liệu, cách thức ghi nhận (tự động/ thủ công) và tính toàn diện của thông tin.

5. Rõ ràng

Thông tin cần phải được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu

Thông tin trong BCQT phải được trình bày đơn giản, súc tích, sử dụng ngôn ngữ đời thường, tránh việc lạm dụng từ chuyên môn và viết tắt. Thông tin báo cáo cũng nên được trình bày dưới dạng đồ thị, biểu đồ để minh họa rõ nét các biến động, xu hướng.

6. Khả năng so sánh 

Báo cáo cần cung cấp thông tin để có thể so sánh hiệu suất và kết quả hiện tại với các kỳ vọng, mục tiêu hoặc dữ liệu trước đó 

BCQT là báo cáo phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả các khía cạnh tài chính và phi tài chính. Với hiệu quả hoạt động tài chính, so sánh giá trị thực tế với những giá trị dự báo hoặc so sánh với những giá trị thực tế trong quá khứ (kỳ trước) là những thông tin rất quan trọng để phân tích đánh giá xu hướng và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Một số lưu ý khi thiết lập hệ thống báo cáo quản trị tại doanh nghiệp 

Về Biểu mẫu và nội dung báo cáo quản trị: 

• Doanh nghiệp cần chuẩn hóa, tránh sự trùng lặp giữa các hệ thống biểu mẫu thông tin;
• Các biểu đồ được tích hợp vào báo cáo để so sánh và phân tích xu hướng; 
• Các phân tích xu hướng, vấn đề, nguyên nhân và định hướng hành động được đưa ra trong báo cáo. 

Về Quy trình báo cáo quản trị: 

• Quy trình lập BCQT được tài liệu hoá với các hoạt động cụ thể hướng dẫn tác nghiệp; 
• Quy trình BCQT được quản lý bởi một phòng ban chức năng hiểu biết rõ về chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp; 
• Quy trình BCQT cần tích hợp cả cơ chế xây dựng và quản lý tài liệu báo cáo quản trị định kỳ cũng như cơ chế tổ chức các buổi họp giao ban toàn doanh nghiệp để cùng trao đổi, thảo luận về các nội dung trong báo cáo quản trị. 

Về Quản lý chất lượng dữ liệu:

• Hình thành duy nhất một kho dữ liệu tại doanh nghiệp; 
• Dữ liệu chính xác bao gồm cả những thông số tài chính và phi tài chính;
• Thông tin nhanh chóng và kịp thời để đưa ra quyết định kinh doanh. 

Về ứng dụng công nghệ trong tổng hợp, phân tích thông tin và báo cáo: Hiện nay, trên thế giới, Business Intelligence (BI) đã trở thành công cụ quan trọng cho các nhà quản trị trong việc vận hành, ra quyết định kinh doanh doanh nghiệp. BI là một quy trình có khả năng tích hợp công nghệ giúp các doanh nghiệp kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau và khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, BI cũng giúp nhà quản trị thay đổi kỹ năng điều hành từ kinh nghiệm chủ quan sang phương pháp điều hành dựa trên số liệu và thông tin được tổng hợp và phân tích một cách chính xác. Doanh nghiệp nên nghiên cứu các giải pháp BI để có thể khai thác tối đa lợi ích cho doanh nghiệp mình.

Kết luận

Báo cáo quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định và quản lý hiệu suất của doanh nghiệp. Tuân theo các tiêu chí này giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của thông tin trong BCQT, đồng thời giúp người ra quyết định có cơ sở để đưa ra quyết định chiến lược và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Ban biên tập 1BOSS