---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 7 Tiêu chuẩn hàng đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng
• 7 Lợi ích phần mềm quản lý hàng hóa đem lại cho hoạt động kinh doanh
• 4 hạn chế phổ biến của các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

---

 

Vai trò của phần mềm quản lý thu chi trong thời đại 4.0?

 

Vai trò của phần mềm quản lý thu chi trong thời đại 4.0?

 

Những bất cập khi quản lý thu chi với phương pháp thủ công

 

Quản lý thu chi bằng ghi chép sổ sách

 

Trước hết, sử dụng phương pháp quản lý thu chi bằng ghi chép sổ sách, thì một cửa hàng phải có các sổ cho việc quản lý như: sổ khách hàng, sổ đặt hàng, sổ công nợ, sổ thu chi, sổ quản lý hàng hóa,… Dẫn đến một số bất cập của phương pháp ghi sổ kế toán thu chi:

• Phương thức này cồng kềnh khi phải mang theo nhiều giấy tờ để giao dịch.
• Tính bảo mật của phương pháp này không cao, thông tin quan trọng rất dễ bị đánh cắp. Nếu gặp sự cố không mong muốn, dữ liệu quan trọng này sẽ bị mất hoàn toàn.
• Phương pháp quản lý này không chuyên nghiệp, và luôn có những thay đổi hoặc sai sót, điều này mang lại nhiều rắc rối cho người dùng.

 

Bên cạnh đó khi sử dụng phần mềm EXCEL để quản lý thu chi của doanh nghiệp, khi dữ liệu ngày càng lớn và số lượng người cần truy xuất và cập nhật tăng lên thì excel càng bộc lộ những nhược điểm của nó.

• Chỉ có giá trị với hàng chục đến hàng trăm khách hàng: Việc lưu trữ thông tin khách hàng cần có liên kết trực tiếp đến danh sách sản phẩm. Do đó, nếu cửa hàng có hàng chục sản phẩm thì rất khó quản lý bằng phần mềm Excel
• Khả năng bảo mật: Bất cứ ai cũng có thể xem. Hơn nữa, Excel không đáp ứng khả năng phân quyền. Do đó, làm tăng rủi ro cho dữ liệu doanh nghiệp.

 

Quản lý tài chính doanh nghiệp dễ dàng khi phần mềm quản lý thu chi ra đời 

 

Phần mềm quản lý thu chi ra đời đã giúp cho phần lớn các doanh nghiệp theo dõi dòng tiền dễ dàng hơn bao giờ hết. Thông thường, việc tìm kiếm và ghi chép các khoản thu chi của toàn bộ doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức thì phần mềm quản lý tài chính sẽ thực hiện quy trình này một cách tự động. Nó sẽ báo cáo cho người quản lý số tiền đã được chi tiêu trong khoảng thời gian trước và chi phí là bao nhiêu. Từ đó doanh nghiệp có được những báo cáo đánh giá và kế hoạch chi tiêu kinh doanh hợp lý nhất, đồng thời có những kế hoạch khác khi dòng tiền có sự chênh lệch trước và sau khi dự toán.

Giống như phần mềm ERP hay CRM, phần mềm quản lý phần mềm quản lý thu chi cũng có thể tích hợp công nghệ điện toán đám mây. Giải pháp này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc báo cáo theo thời gian thực về thu nhập và chi phí cụ thể và chi tiết của một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể kiểm tra dòng tiền hàng ngày chỉ bằng cách kết nối máy tính, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại thông minh với Internet.

 

Lợi ích phần mềm quản lý thu chi mang lại cho doanh nghiệp

 

Các lợi ích mà phần mềm quản lý thu chi mang lại cho doanh nghiệp

 

Tự động hoá các giao dịch với quy trình quản lý thu chi tiền mặt

 

Nếu theo các giải pháp truyền thống, các doanh nghiệp sử dụng sổ sách hoặc phần mềm Excel để quản lý doanh thu, thì họ sẽ phải mất rất nhiều thời gian để ghi chép hoặc nhập từng phần dữ liệu. Việc này không chỉ tốn thời gian mà việc nhập số còn dễ xảy ra lỗi và gặp những rủi ro không mong muốn. Thậm chí, sau khi nhập xong, nhân viên phải tính toán số liệu, gộp các file excel lại và đưa ra cái nhìn tổng quan cho người quản lý. Điều này tốn công sức và mất rất nhiều thời gian.

Với phần mềm thì cách quản lý thu chi doanh nghiệp sẽ rút ngắn các bước trên bằng cách tự động lưu các bước giao dịch nhanh chóng và chính xác. Với các thao tác thanh toán, phần mềm sẽ tự động ghi nhận và tính ra số tiền nhận được trong ngày đó. Nhanh chóng, tiện lợi và chính xác, phần mềm này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc. Nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng, người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát dòng tiền của ngày, tuần và tháng ở cả khoản thu và chi.

Bên cạnh đó, đối với nội bộ doanh nghiệp phần mềm còn ghi lại việc nộp công quỹ và sử dụng kinh phí cho các khoản chi tiêu tập thể. Các nhà quản lý không phải lúc nào cũng xem xét kỹ lưỡng và xem xét chi tiêu của một tổ chức trong một doanh nghiệp. Đôi khi, họ sẽ phải đi công tác xa nhà vì công việc hoặc việc riêng.

 

Thiết lập kế hoạch thu chi doanh nghiệp hợp lý

 

Quản lý hoạch định chi phí

 

Phần mềm quản lý thu chi cho phép quản lý các chi phí giao dịch tại từng thời điểm, chẳng hạn như hàng tuần, tháng và quý để doanh nghiệp có thể lên kế hoạch chi tiêu hợp lý với nguồn vốn khả dụng của doanh nghiệp. Với tính năng này, các doanh nghiệp sẽ không tồn tại nhiều những khoản chi tiêu bất hợp lý. Mỗi khi xảy ra tình trạng vượt chỉ tiêu dòng tiền, người quản lý sẽ biết và có kế hoạch điều chỉnh nhanh chóng, đồng thời có chính sách siết chặt để xảy ra tránh thất thoát tiếp theo.

Hơn hết, nó còn có thể giúp quản lý hoạch định chi phí, thông báo cho nhân viên về thời hạn gia hạn, hoàn thành dự án, tính toán doanh thu và chi phí phát sinh… Từ đó, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được đầu vào. Đầu ra dòng tiền tốt hơn, cải thiện tình trạng lạm dụng tiền. Sở dĩ phần mềm có thể tự động hóa nhiều chức năng cùng lúc là do các phân hệ (module) của nó được liên kết với nhau và bổ sung cho nhau khi vận hành quy trình, nhờ đó phần mềm khiến người dùng biết được công việc đã hoàn thành và cần ưu tiên ngân sách chi tiêu.

 

Tự động chuyển đổi tỷ giá ngoại tệ thông qua phần mềm quản lý

 

Quản lý đa ngoại tệ

 

Với phần mềm quản lý này, còn hỗ trợ quản lý đa ngoại tệ, mỗi tài khoản có thể sử dụng các loại tiền khác nhau. Khi có giao dịch, hệ thống sẽ tự động quy đổi theo tỷ giá được cập nhật mới nhất. Tùy theo dự án, thời gian, tình trạng tài chính, tình hình công nợ và các tiêu chuẩn khác, báo cáo thu chi,… của doanh nghiệp.

 

Dễ dàng quản lý mọi lúc, mọi nơi với app thu chi doanh nghiệp

 

App quản lý phát hành phiên bản di động, khiến người quản lý có thể quản lý tất cả công việc của mình hoàn toàn từ xa, miễn là có thiết bị di động được kết nối Internet. Nhờ đó, nâng cao tính chủ động hơn trong quá trình quản lý thay vì chờ đợi các báo cáo của nhân viên. Đồng thời, ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng, nhà quản lý cửa hàng cũng có thể xác định được các vấn đề phát sinh và giải quyết nhanh chóng, chứ không nên để xảy ra thất thoát lớn.

 

Báo cáo linh hoạt và tuyệt đối bảo mật trong quản lý thu chi

 

Tuyệt đối bảo mật trong quản lý thu chi

 

Nếu như trước kia với phương pháp cũ thì cách quản lý thu chi cửa hàng là dựa trên dữ liệu từ một tệp tài liệu duy nhất trên nhiều hệ thống, thì phần mềm quản lý doanh thu có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật và chia sẻ dữ liệu trên hệ thống của mình khi có nhu cầu. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, giúp theo dõi, quản lý và có những báo cáo cụ thể chính xác khi cần thiết.

Đặc biệt về độ bảo mật luôn là điều được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Việc lưu trữ dữ liệu trong sách hoặc máy tính cá nhân sẽ rất nguy hiểm nếu sách bị mất hoặc hỏng, có vi rút. Có thể phát sinh hậu quả nghiêm trọng gây ảnh hưởng đến công ty. Mọi dữ liệu trong phần mềm đều được lưu trữ trên máy chủ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm rằng dữ liệu của mình được an toàn tuyệt đối. Dù có bất kì rủi ro nào phát sinh thì các dữ liệu vẫn an toàn tuyệt đối.

 

1BOSS PAYMENT | Phần mềm quản lý dòng tiền tự động, bảo mật tuyệt đối

 

Click vào ảnh để xem trực tiếp các tính năng của phần mềm quản lý thu chi 1BOSS Payment

 

Phần mềm quản lý dòng tiền doanh nghiệp 1BOSS Payment là giải pháp tối ưu giúp giải quyết mọi bài toán khó trong vấn đề thanh toán và quản lý các giao dịch, thu chi trong doanh nghiệp. Với các tính năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong quản lý thu chi

• Theo dõi, quản lý các giao dịch và dòng tiền nhanh chóng, cập nhật liên tục tới các bộ phận có liên quan 24/7
• Thống kê được tình hình các khoản thu chi, các giao dịch và thanh toán. Mẫu báo cáo đa dạng theo thời gian thực, phục vụ đa nhu cầu người dùng
• Đáp ứng được mong muốn bảo mật cao của doanh nghiệp
• Quản lý thanh toán, giao dịch và dòng tiền thu chi nhanh chóng, chính xác

 

Tạm kết

 

Quản lý thu chi doanh nghiệp chưa bao giờ được xem là dễ dàng thực hiện nhưng công việc quản lý nguồn chi phí sẽ trôi chảy hơn nếu có sự hỗ trợ của các ứng dụng này. Bên cạnh đó, phụ thuộc vào doanh nghiệp hay cơ cấu tổ chức mà chủ doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phần mềm phù hợp và đáp ứng nhu cầu của mình. 

 

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý thu chi tối ưu cho doanh nghiệp, liên hệ ngay với 1BOSS để được tư vấn nhanh nhất:

 

Click vào ảnh để đăng ký demo và dùng thử miễn phí

Ban biên tập 1BOSS.

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho