Xem thêm một số bài viết liên quan:
Xác định mục tiêu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự với bộ công cụ 1BOSS HRM+
Trước khi bắt đầu quy trình chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng và phù hợp với quan điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, mục tiêu này sẽ giải quyết vấn đề mà nhân sự đang gặp phải.
Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần tập trung vào người dùng cuối trong quá trình chuyển đổi số. Tiến hành cho nhân sự tự trải nghiệm công nghệ mới là cách hiệu quả để chứng minh phần mềm nhân sự hay các ứng dụng khác phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp hay không.
Xác định quy mô và nguồn lực để quản lý nhân sự hiệu quả
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có mục tiêu cuối cùng là doanh thu và lợi nhuận. Tiến hành các dự án liên quan đến chuyển đổi kỹ thuật số được coi là giải pháp phổ biến nhất hiện nay nhằm cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, dù quy mô doanh nghiệp như thế nào, doanh nghiệp cũng không thể nói “không” với chuyển đổi số, bởi chuyển đổi số là con đường duy nhất, và các công ty cần hiểu rõ và có chiến lược cụ thể để theo đuổi và đầu tư đúng trọng tâm chuyển đổi số trong quản trị nhân sự. Mỗi doanh nghiệp có một quá trình hình thành và hướng phát triển khác nhau nên văn hóa doanh nghiệp cũng sẽ khác so với các doanh nghiệp khác. Do đó hệ thống quản trị nhân sự sẽ phụ thuộc vào các yếu tố:
- Quy mô doanh nghiệp liên quan đến sứ mệnh và tầm nhìn: Bao gồm các mục tiêu do doanh nghiệp đặt ra ở từng giai đoạn hoạt động.
- Giá trị nguồn lực hiện tại của công ty: bao gồm nguồn nhân lực, chi phí, môi trường làm việc, phong cách và phương pháp làm việc, khách hàng, văn hóa giao tiếp.
Vì sao doanh nghiệp cần phải sở hữu phần mềm quản lý nhân sự? Nhìn chung, có một phần riêng để lưu trữ toàn bộ thông tin của người lao động, bao gồm các thông tin cơ bản, như: họ tên, quê quán, hợp đồng lao động, BHYT, KPCĐ, khả năng lao động, vị trí công việc,...là điều vô cùng cần thiết để đơn giản hóa công tác chấm công tính lương cho nhân sự. Đặc biệt là đối với cái doanh nghiệp sở hữu đến hàng trăm, hàng ngàng nhân viên.
Không chỉ lưu giữ hồ sơ, phần mềm còn theo dõi quá trình làm việc của nhân viên từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt. Quyết định khen thưởng hoặc phê bình tốt nhất được đưa ra trong thời gian làm việc thông qua khả năng đánh giá dự án. Bên cạnh đó, phần mềm còn có tính chất phân quyền nhằm đảm bảo thông tin nhân sự được bảo mật.
Tính năng quản trị hiệu suất công việc của nhân sự
Việc kiểm tra về hiệu suất của nhân viên và cung cấp mức lương và tiền thưởng thích hợp cho những gì nhân viên có thể làm là công việc của nhà quản lý nhân sự. Công việc này nếu không áp dụng phần mềm để chuyển đổi trong quản trị nhân sự thực sự rất khó khăn, tốn nhiều thời gian, thậm chí việc đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cũng không chuẩn. Nhưng khi phần mềm nhân sự được áp dụng, nó sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều về mặt quản lý hiệu suất:
- KPI được thiết lập trên hệ thống và tự động gửi đến từng nhân viên dựa trên các nhiệm vụ trong dự án hoặc mục tiêu kinh doanh cần thực hiện.
- Liên tục hiển thị KPI giúp người quản lý bám sát tiến độ công việc
- Thiết lập thang điểm khách quan khi nhân viên hoàn thành công việc chỉ cần đánh dấu là hoàn thành, hệ thống sẽ tự động cập nhật tiến độ.
- Có thể theo dõi quy trình làm việc của nhiều bộ phận khác nhau và là cơ sở để xem lương thưởng của nhân sự.
Quản lý nhân sự hiệu quả với phần mềm tuyển dụng và đào tạo
Phần mềm quản trị nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ nhà tuyển dụng đăng tải đồng bộ thông tin tuyển dụng lên trang web công ty và các trang web tuyển dụng khác, sau đó sàng lọc hồ sơ ứng viên của doanh nghiệp theo các tiêu chí đã đề ra. Mặt khác, quản lý hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, gửi email thành công và tham dự phỏng vấn đến từng ứng viên. Cuối cùng chuyển ứng viên vượt qua kỳ thử việc thành nhân viên chính thức của công ty để tiến hành đào tạo.
Đào tạo không chỉ là quá trình giúp nhân viên nâng cao kỹ năng mà còn là quá trình cho phép họ học hỏi thêm về văn hóa công ty và cách thức làm việc. Sau khi hỗ trợ tuyển dụng, nhiệm vụ tiếp theo của phần mềm nhân sự là giúp các công ty đào tạo nhân viên, các công việc như sau:
- Lên lịch đào tạo
- Gửi email / tin nhắn văn bản cho từng nhân viên về lịch trình khóa học, kết quả học tập
- Lọc danh sách nhân viên có năng lực từ cao xuống thấp, dễ dàng giao việc và phân công người cho từng bộ phận / phòng ban.
Trích xuất báo cáo quản lý chấm công
Ứng dụng phần mềm vào việc quản lý chấm công có thể tránh được những sai sót của người chấm công dẫn đến việc không chấm công được. Do máy chấm công được kết nối trực tiếp với hệ thống nên việc gia tăng dữ liệu chấm công hàng ngày giúp quản lý nhân sự giảm thiểu thời gian theo dõi máy chấm công. Ngoài ra, phần mềm cũng sẽ sắp xếp giờ làm việc của nhân viên, cập nhật các ngày nghỉ phép và nghỉ không phép, tổng hợp giờ làm thêm,… lưu trữ tự động trên hệ thống hàng ngày. Cuối tháng sẽ được tổng hợp thành hồ sơ chi tiết và gửi tự động đến từng nhân viên.
Quản lý tiền lương nhân sự
Việc áp dụng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự sẽ làm tăng độ tin cậy và minh bạch trong công tác đãi ngộ nhân viên của công ty.
- Tính tiền lương dựa trên dữ liệu chấm công
- Theo dõi tiền lương đã ứng trước hoặc còn nợ của nhân viên
- Nhân viên làm thêm giờ sẽ tự động tính lương làm thêm giờ, trừ lương theo quy định của công ty như đi muộn, quên giờ,…
- Hạch toán tiền lương sau khi tính thuế và bảo hiểm
Xây dựng chiến lược chuyển đổi số
Một chiến lược phù hợp thường được hoạch định trong 3-5 năm. Các chiến lược được thiết lập với sự hướng dẫn của lãnh đạo và phải được truyền đạt và thấm nhuần trong mọi thành viên của tổ chức. Chiến lược chuyển đổi số trong quản trị nhân sự bắt đầu với tầm nhìn ở đầu, nhưng khi thực thi, chiến lược này cần liên tục đo lường và kiểm tra thực tế để xem điều gì đúng và điều gì sai, sau đó nhanh chóng thích ứng với thực tế.
Mỗi quy trình phải có thời gian để chứng minh giá trị của nó đối với tổ chức. Ví dụ, một công cụ sàng lọc ứng viên mới sẽ mất ít nhất 3 tháng để biết liệu nó có cung cấp cơ sở dữ liệu ứng viên chất lượng cao hay không.
Xác định nhóm nhân lực chủ đạo
Với xu hướng 4.0 hiện nay chuyển đổi kỹ thuật số đòi hỏi nhân viên phải phát triển kiến thức và kỹ năng để đáp ứng với những thay đổi của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp cần có giải pháp để tận dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có. Doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá lại đội ngũ hiện có liên quan đến chiến lược kinh doanh. Xác định nhóm đối tượng phù hợp với chuyển đổi số đặc biệt những người có chuyên môn về công nghệ. Mặt khác, việc thu hút nhân tài có kỹ năng phù hợp cho chuyển đổi số là vấn đề nan giải của doanh nghiệp vì vậy cần có giải pháp thích hợp trong mức lương – thưởng để thu hút nhân tài, đây là bước triển khai cách quản trị nhân sự đạt hiệu quả.
Đào tạo nhân sự
Việc xác định rõ nhu cầu chuyển đổi số trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phân hệ phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp. Nhằm cải thiện hiệu suất tại quy trình đó. Với những phân hệ cơ bản, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiến hành đào tạo nhà quản lý. Một số phân hệ cơ bản cần thiết cho doanh nghiệp từ bộ công cụ 1BOSS HRM+ như sau:
Phân hệ 1BOSS HRM| quản lý hồ sơ nhân sự
Nếu doanh nghiệp cần theo dõi quá trình làm việc và kinh nghiệm làm việc của nhân sự trước khi vào kinh doanh. Hoặc quản lý và lưu trữ thông tin về bảo hiểm y tế, an sinh xã hội, hoặc các phúc lợi khác của nhân viên đã tham gia trước đó.Thì ứng dụng phân hệ quản lý hồ sơ nhân sự 1BOSS từ hệ thống 1BOSS HRM+ để đạt hiệu quả quản lý nhân sự cho doanh nghiệp.
Với sự hỗ trợ của phân hệ chấm công trong hệ thống quản trị nhân sự, người quản lý có thể lên lịch báo cáo và tính lương cho nhân viên. Mô-đun thời gian có thể đếm dữ liệu chấm công của nhân viên, lập bảng chấm công chi tiết và có nhiều dạng thời gian khác nhau: vị trí, Face ID, dấu vân tay, …
Phân hệ tính lương và Bảo hiểm - thuế quản lý chi tiết bảng lương, tiền thưởng, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên. Lương, bảo hiểm và đoàn phí được tính theo quy định hiện hành. Phân hệ này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi mà nhân viên được hưởng khi làm việc. Tạo động lực để họ yên tâm làm việc và cống hiến hết mình cho sự nghiệp.
Chuyển đổi các dữ liệu và lưu trữ trực tiếp trên phần mềm 1BOSS HRM+
Thông thường, quản lý nhân sự bao gồm nhiều công việc thủ công lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian và giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Tiến hành chuyển đổi tất cả các tệp bản cứng này thành tệp mềm, do đó giúp số hóa tệp, tạo thuận lợi cho việc lọc, tìm kiếm và chia sẻ thông tin, kéo dài tuổi thọ của tệp, đồng thời tiết kiệm dung lượng và không gian lưu trữ. Việc áp dụng các phần mềm và giải pháp kỹ thuật trong quá trình xử lý dữ liệu cũng sẽ giúp các đơn vị đơn giản hóa quá trình xử lý và quản lý cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu khắt khe của thời đại công nghệ 4.0 với tốc độ thay đổi nhanh chóng, phục vụ cho các hoạt động chuyển đổi số trong quản trị nhân sự hướng tới mục tiêu sản xuất và vận hành theo yêu cầu.
Số hoá công tác tính lương cho doanh nghiệp
Cách quản trị nhân sự hiệu quả là đảm bảo quá trình tính lương được minh bạch và rõ ràng. Tự động hóa tính lương trong quản lý tính lương, từ tính toán thủ công trên giấy đến tính toán trực tuyến trong hệ thống phần mềm.
Trong quá trình quản lý lương nhân sự, có nhiều giai đoạn nên dễ xảy ra tình trạng tính toán sai và chi sai. Vì vậy, việc tính toán theo giờ công và hệ số lương đã được cài đặt sẵn trên phần mềm có thể hạn chế tối đa sai sót. Chi phí tiền lương của nhiều đơn vị chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành của doanh nghiệp nên những sai sót trong khâu trả lương có thể ảnh hưởng lớn đến các quyết định sản xuất và tiêu thụ khác.
Ngoài ra, chi phí bảo hiểm hoặc thuế hàng tháng có thể được theo dõi dễ dàng với phần mềm quản lý doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bồi thường chủ động, thiết lập công thức bồi thường theo từng thời điểm.
► Xem thêm: 8 Lí do tại sao doanh nghiệp cần số hóa công tác kê toán tiền lương
Báo cáo chuyên sâu
Bước cuối cùng chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là tiến hành báo cáo kết quả triển khai phần mềm để nắm được một số thông tin như: giá trị mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp; kết quả công việc của mọi người trong doanh nghiệp; từ số liệu của phần mềm, có thể thấy hiệu suất của doanh nghiệp.
Với bộ công cụ 1BOSS HRM+ đa dạng các hình thức báo cáo, việc đánh giá của nhà quản trị đạt tối ưu nhất:
- Dashboard: Báo cáo tiến độ bằng cách kết nối với các nguồn dữ liệu, tệp, dịch vụ và API của doanh nghiệp bạn, sau đó hiển thị tất cả dữ liệu này dưới dạng bảng, biểu đồ đường và thanh.
- Sơ đồ Gantt: Phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo, dễ dàng xác định công việc và thời gian thực hiện công việc.
- Mô hình WBS: Phạm vi dự án được định nghĩa là danh sách tất cả các tiểu dự án hoặc các sản phẩm được phân phối trong một dự án.
- Bảng Kanban: Nó là một công cụ để trực quan hóa công việc. Bao gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc, đo lường hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian,…
Đây là bước sàng lọc để đánh giá xem phần mềm này có phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp hay không hoặc có thể đánh giá xem nhân viên có đang làm tốt hay không, đánh giá quy trình làm việc của doanh nghiệp. Từ những đánh giá này, sẽ đưa ra quyết định đúng đắn về sau.
Tạm kết
Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là quá trình triển khai chiến lược và áp dụng công nghệ từ đó nâng cao năng lực bộ phận nhân sự của doanh nghiệp. Với 1BOSS HRM+ sẽ giúp doanh nghiệp hướng đến các mục tiêu với những lợi ích sau:
- Quy trình nhân sự được tự động hóa nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
- Phân tích dữ liệu từ các quy trình đã thực hiện thu thập trướv đó để đưa ra các quyết định chính xác, khách quan và hiệu quả trong từng giai đoạn.
Để được tư vấn về phần mềm, bạn có thể liên hệ với 1BOSS bằng cách:
Bấm vào hình ảnh để đăng ký Demo
Ban Biên Tập 1BOSS.
