---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Hệ thống lương 3P là gì? 4 bước triển khai lương 3P hiệu quả
• Hướng dẫn cách làm bảng chấm công trên Excel vô cùng đơn giản!
• Hướng dẫn cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương

---

 

Khái niệm báo cáo nội bộ chấm công

 

Báo cáo nội bộ chấm công là bảng dữ liệu mà bộ phận lãnh đạo hoặc HR sử dụng để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một giai đoạn nhất định. Thông thường, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ lập báo cáo theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Ngoài ra, báo cáo chấm công cũng có thể được sử dụng để kiểm soát tiến độ của nhiệm vụ, chương trình hay dự án cụ thể.

 

 5 nội dung quan trọng trong báo cáo nội bộ chấm công

 

Thông tin về nhân sự

 

Thông tin nhân sự là yếu tố thiết yếu trong mọi báo cáo của doanh nghiệp nói chung. Đối với báo cáo nội bộ chấm công, thông tin này không cần quá chi tiết, thường chỉ dừng lại ở họ tên và chức vụ. Đôi khi có thể bổ sung thêm mã nhân viên. 

 

Chi tiết ngày/giờ nhân sự chấm công

 

Tùy vào hình thức chấm công của doanh nghiệp mà hình thức trình bày của mục này sẽ được điều chỉnh phù hợp. 

Đối với doanh nghiệp chấm công theo tháng, cột này sẽ bao gồm từ 28-31 cột nhỏ ứng với số ngày trong một tháng. 

Đối với doanh nghiệp chấm công theo ngày, cột này sẽ được chia thành 4 cột nhỏ lần lượt là Giờ ra; giờ vào; vào trễ; ra sớm. 

 

Ngày nghỉ của nhân sự

 

Hạng mục này dành cho doanh nghiệp báo cáo chấm công theo tuần hoặc theo tháng. Mục ngày nghỉ thường được chia thành 3 phân mục nhỏ: nghỉ không lương, nghỉ lễ và nghỉ phép. 

 

Cộng giờ làm thêm

 

Nhiều doanh nghiệp thường tách riêng giờ làm thêm sang một báo cáo khác. Tuy nhiên, cũng có nhiều tổ chức gộp chung hạng mục này vào báo cáo nội bộ chấm công. Phần này sẽ thường được chia thành các cột nhỏ như ngày thứ bảy/Chủ nhật; ngày lễ Tết; làm đêm tương ứng với các hình thức làm thêm giờ của nhân viên. 

 

Tổng công nhân sự trong tháng

 

Đây là cột cuối cùng của một báo cáo nội bộ chấm công hoàn chỉnh. Về vị trí, cột này có thể đứng trước hoặc sau cột Ngày nghỉ. Thông tin trong cột này được ghi bởi quản lý nhân sự, người sẽ tính toán và chốt thời gian lao động thực tế của nhân viên. 

 

Các hình thức báo cáo nội bộ chấm công thường gặp

 

Báo cáo nội bộ chấm công bằng thẻ giấy

 

Hình thức chấm công bằng thẻ giấy sẽ lưu các dữ liệu cần thiết qua 2 công cụ chính: máy chấm công và thẻ giấy. Với mỗi lần chấm công, nhân sự cần đưa thẻ giấy được cấp vào máy. Máy sẽ tự động tích hoặc in ngày, giờ cụ thể lên thẻ. Mỗi thẻ này đều đã chia sẵn cột để ghi thông tin giờ vào, ra ứng với các ca làm việc: sáng, chiều, làm thêm giờ. 

Thông thường một thẻ chấm công bằng giấy sẽ đủ diện tích cho cả 31 ngày. Vì vậy, mỗi tháng nhân viên chỉ cần sử dụng 1 thẻ duy nhất. 

 

 

Ưu điểm

 

Hình thức báo cáo nội bộ chấm công bằng thẻ giấy nhìn chung khá đơn giản, vì vậy mang tới khá nhiều thuận lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Cụ thể:

• Tiết kiệm thời gian: Không cần kết nối máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu, không tốn thời gian lấy vân tay, làm thẻ từ,…; trong khi đó, tốc độ in nhanh nên hiệu suất chấm công cũng cao; 
• Tiết kiệm chi phí: so với các hình thức hiện đại hơn như thẻ từ hay khuôn mặt thì đầu tư cho chấm công bằng thẻ giấy tốn rất ít chi phí; 
• Dễ dàng lắp đặt: doanh nghiệp có thể tùy ý di chuyển máy chấm công tới vị trí mong muốn mà không cần lắp đặt cồng kềnh; 
• Tiện lợi khi sử dụng: nhiều dòng máy chấm công thẻ giấy còn có chức năng tích hợp chuông báo giờ làm việc, giờ tan ca; đồng thời cho phép in thông tin bằng nhiều màu mực khác nhau. 

 

Nhược điểm

 

Nghe có vẻ dễ sử dụng và thuận tiện nhưng thẻ giấy cũng không tránh khỏi những nhược điểm nhất định. 

Trước hết, vì phải dùng cho cả tháng và được làm bằng chất liệu giấy nên nhân viên luôn cần chú trọng trong khâu giữ gìn và bảo quản thẻ. 

Thêm vào đó, sự tương đồng về các thẻ giấy với nhau cũng khiến nhân viên dễ gian lận hoặc chấm công hộ nhau. Để đảm bảo tính khách quan thì công ty sẽ phải cử thêm một nhân sự giám sát quá trình chấm công này. 

Ngoài ra, vì máy móc thiết bị còn thô sơ nên quá trình tổng hợp dữ liệu đòi hỏi phải làm thủ công. Điều này không những tốn thời gian và công sức cho HR mà nhiều trường hợp còn có thể xảy ra sai sót. 

 

Báo cáo nội bộ chấm công bằng thẻ từ

 

Thẻ từ là phương pháp báo cáo nội bộ chấm công khá phổ biến với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Hình thức này đòi hỏi công ty phải trang bị máy chấm công thẻ từ và thẻ từ riêng cho từng nhân sự. Mỗi thẻ này sẽ bao gồm mã số và các thông tin cá nhân của người lao động. Mỗi lần chấm công, người lao động chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ và thông tin chấm công sẽ được máy lưu lại. 

 

 

Ưu điểm

 

Về cơ bản thì hình thức này cũng khá tương đồng với hình thức thẻ giấy, do đó thời gian chấm công thường khá nhanh. Với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn thì hình thức này khá khả thi vì không những tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả chấm công. 

Điểm ưu việt của thẻ từ so với thẻ giấy đó là dễ dàng bảo quản hơn. Đồng thời, một thẻ từ có thể sử dụng được khá lâu, không nhất thiết mỗi tháng một thẻ như thẻ giấy. 

Một điểm mạnh nữa của thẻ từ đó là chúng có khả năng tích hợp với các phần mềm chấm công. Do đó, việc xử lý và tổng hợp thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều. Đồng thời tiết kiệm cả thời gian và công sức cho bộ phận HR. 

Ngoài ra, các loại thẻ từ chấm công hiện nay cũng có thể tích hợp thêm các chức năng như kiểm soát cửa ra vào, chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,… và được trang bị nguồn dự trữ phòng trường hợp mất điện. 

 

Nhược điểm

 

Với những tính năng hiện đại trên, việc áp dụng hình thức báo cáo nội bộ chấm công thẻ từ chắc hẳn phát sinh thêm nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí in thẻ từ thường đắt hơn nhiều so với thẻ giấy. Trong khi đó, nhân viên dùng thẻ từ vẫn có thể chấm công hộ nếu không có cán bộ giám sát.

 

Báo cáo nội bộ chấm công bằng vân tay

 

Chấm công bằng vân tay cũng là hình thức được khá nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Các máy chấm công vân tay ứng dụng công nghệ xử lý hình ảnh kết hợp với sinh trắc vân tay để có thể xác định được chính xác danh tính từng nhân viên chỉ với 1 dấu vân tay. 

 

 

Ưu điểm

 

Lợi thế của hình thức này so với hai hình thức trên là hạn chế hoàn toàn tình trạng gian lận hoặc chấm công hộ. Bởi vân tay mỗi người đều khác nhau. 

Với kỹ thuật hiện đại, máy chấm công vân tay đem lại độ chính xác khá cao. Trong khi đó, các thao tác chấm công cũng khá chuyên nghiệp và nhanh chóng. 

Đặc biệt, các máy này cho phép bộ phận HR trích xuất tự động các dữ liệu liên quan tới tăng ca, ngày nghỉ hay thời gian ra vào,… Các lãnh đạo và quản lý hoàn toàn có thể kiểm soát thông tin nhân sự một cách dễ dàng. 

Ngoài ra, so với hai hình thức trên thì hình thức này không phát sinh thêm chi phí in ấn thẻ cho mọi nhân viên. 

 

Nhược điểm

 

Do bàn tay thuộc cơ thể sống nên chúng hoàn toàn có thể chịu tác động từ môi trường. Nếu tay ướt do mồ hôi, quá lạnh hay bị thương tích thì việc chấm công vô tình sẽ trở nên khó khăn. Đặc biệt với các bộ phận sản xuất thường xuyên tiếp xúc với hóa chất hoặc kim loại, vân tay có thể bị hao mòn và vì thế rất khó lấy vân tay để chấm công. 

 

Báo cáo nội bộ chấm công bằng khuôn mặt

 

Báo cáo nội bộ chấm công bằng khuôn mặt là hình thức khá hiện tại và chuyên nghiệp. Các máy chấm công khi đó sẽ được thiết kế để nhận dạng, so sánh và định danh nhân viên tự động với cơ sở dữ liệu có sẵn. 

 

 

Ưu điểm

 

Có thể nói, chấm công bằng khuôn mặt khắc phục phần lớn các khuyết điểm của các hình thức trước. Các tình huống như quên thẻ, vân tay biến dạng,… sẽ không còn là lo ngại với phương pháp chấm công này. 

Ngoài ra, với độ chính xác cao nên chấm công bằng khuôn mặt loại bỏ mọi tình trạng gian lận. Đặc biệt, máy chấm công khuôn mặt có khả năng đồng bộ dữ liệu với máy tính, USB,… nên việc xử lý dữ liệu khá dễ dàng và tiện lợi. 

 

Nhược điểm

 

Một thiết bị công nghệ hiện đại như máy chấm công khuôn mặt đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí đầu tư ban đầu khá lớn. Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, các thiết bị này cũng có tốc độ xử lý chậm hơn các dòng máy trên. Bởi chúng cần phân tích và xử lý dữ liệu khá kỹ. 

 

Doanh nghiệp cần cập nhật xu hướng sử dụng phần mềm chấm công tự động

 

Phần mềm chấm công là một giải pháp khá hữu hiệu trong kỷ nguyên số 4.0, đặc biệt trong bối cảnh Đại dịch COVID, khi nhân sự phải làm việc online. Chỉ với một phần mềm quản lý duy nhất, doanh nghiệp hoàn toàn có thể kiểm soát và theo dõi lịch trình làm việc của nhân viên. 

 

Ưu điểm

 

Việc báo cáo nội bộ chấm công mang lại ưu việt cực lớn cho quản lý nhân sự. Các HR không cần phải tốn quá nhiều thời gian và công sức mà vẫn có thể theo dõi nhân viên hiệu quả. 

Đặc biệt hơn cả, các phần mềm này có tính linh hoạt cao. Tùy thuộc vào đặc tính của từng doanh nghiệp và có thể điều chỉnh các chức năng của phần mềm sao cho phù hợp. 

Với xu thế phát triển công nghệ số, các phần mềm chấm công tạo nên một hệ thống nhân sự với tác phong hiện đại, chuyên nghiệp, góp phần định vị doanh nghiệp. 

 

Nhược điểm

 

Vì hoạt động online nên các phần mềm này đòi hỏi nhân viên phải có kết nối mạng. Ngoài ra, một số phần mềm về giao diện hoặc thao tác còn phức tạp đôi khi gây khó khăn cho các nhân sự lớn tuổi. 

 

Ban biên tập 1BOSS

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho