Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Quản lý bán hàng đa kênh: Tối ưu chuyển đổi với 1BOSS Omnichannel
• 1BOSS Purchasing khắc phục 5 khó khăn phổ biến trong quản lý đại lý
• 1BOSS CRM – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng x3 tỷ lệ chốt đơn

Báo cáo thông tin nhà cung cấp trên phần mềm quản lý mua hàng

Báo cáo đánh giá nhà cung cấp là một báo cáo được các doanh nghiệp sử dụng để đánh giá tổng thể và phê duyệt các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng. Báo cáo bao gồm một hệ thống các câu hỏi dựa trên các thông số như khả năng của nhà cung cấp, cam kết, chất lượng,.. để giúp các tổ chức, doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp tốt nhất.

Báo cáo đánh giá nhà cung cấp

Báo cáo đánh giá nhà cung cấp trên 1BOSS Purchasing

Việc sử dụng báo cáo đánh giá trên phần mềm  1BOSS Purchasing sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi trong toàn bộ hoạt động mua hàng, đo lường hiệu quả hoạt động và tìm ra những nhà cung cấp tốt nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí hoạt động và giảm các rủi ro dự án liên quan đến nhà cung cấp.

Từ báo cáo đánh giá này, doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm lý do để xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp. Trên thực tế, những rủi ro liên quan đến nhà cung cấp đôi khi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng, thậm chí làm gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh của một công ty. Vì vậy, việc xác định, đánh giá và phòng ngừa, tìm ra giải pháp khắc phục những rủi ro có thể tồn tại đối với nhà cung cấp là hết sức cần thiết trong quản trị mua hàng.

Chi phí cho hoạt động mua hàng

Chi phí trả cho các nhà cung cấp hàng hoá có thể là một con số khổng lồ. Vấn đề của các doanh nghiệp là rất nhiều khi họ phải chi rất nhiều tiền và họ không có được dịch vụ và nguồn cung cấp tốt nhất. Vì vậy, lập báo cáo quy trình mua hàng và đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn và xây dựng hệ thống nhà cung cấp tối ưu, đảm bảo yếu tố chi phí. Báo cáo thông tin nhà cung cấp trên phần mềm sẽ đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp: dịch vụ tốt nhất, khả năng cung cấp, phù hợp nhất trong phạm vi chi phí thấp nhất.

Báo cáo nhập hàng trên phần mềm quản lý mua hàng

Trong quá trình nhập kho, hàng hóa sẽ được sử dụng để nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm. Nhưng nhìn chung, các bước của hoạt động nhập kho và nhiều loại báo cáo khác nhau, 1BOSS Purchasing hỗ trợ thiết lập như sau:

Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, bộ phận sẽ thông báo kế hoạch để lập kế hoạch hoặc dự trữ nguyên vật liệu. Đối với quy trình nhập kho hàng hóa, cần điều phối và đưa hàng hóa vào kho sau khi tiến hành hoạt động mua hàng, lập chứng từ nhập kho gửi kế toán. Đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập vào và kiểm tra chất lượng của quá trình nhập kho nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra nguyên vật liệu xong, chuyển toàn bộ báo cáo chứng từ và đơn nhập xuất cho phòng kế toán để đối chiếu và in phiếu thu. Sản phẩm đưa vào kho, xuất kho theo phiếu nhập kho kế toán trước khi nhập kho. 

Báo cáo nhập hàng trên phần mềm quản lý mua hàng

Hoàn thành báo cáo mua hàng và nhập kho với các nội dung có trong mẫu trên 1BOSS Purchasing như sau:

• Phiếu nhập kho: số thứ tự, sản phẩm, tồn kho đầu ngày, nhập xuất tồn trong ngày, tồn kho cuối ngày.
• Báo cáo nhập xuất tồn: tên mặt hàng, số lượng mặt hàng, xuất nhập tồn hiện tại, số dư cuối kỳ, số dư đầu kỳ, đơn vị tính.
• Phiếu nhập kho để in: ngày tháng, chứng từ, mô tả, số lượng, xuất nhập, giá cả.
• Danh mục hàng hóa: tài khoản đối ứng, xuất nhập tồn kho, đơn giá, chứng từ, mô tả.

Báo cáo hoạt động mua hàng trên 1BOSS Purchasing

Báo cáo hoạt động mua hàng trên 1BOSS Purchasing sẽ giúp các chủ doanh nghiệp đưa ra các chiến lược kinh doanh hàng tồn kho dài hạn và bán chạy nhất, hiệu quả nhất. Trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay, các công ty phải tìm hướng đi mới và tung ra sản phẩm mới một cách nhanh chóng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Muốn vậy, doanh nghiệp cần tối ưu hóa các nguồn lực và xử lý nghiêm ngặt các quy trình quản trị mua hàng trong sản xuất và vận hành.

Hoạt động mua hàng là một khâu của hoạt động sản xuất góp phần chủ yếu quyết định giá bán, nếu doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu kịp thời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất và lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp.

Duyệt qua các yêu cầu mua hàng nhanh chóng và có thể thực hiện trực tiếp với app mobile

Duyệt qua các yêu cầu mua hàng bằng app 1BOSS Purchasing

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý mua hàng là khi khách hàng đặt hàng và chọn phương thức thanh toán. 1BOSS Purchasing sẽ duyệt yêu cầu nhanh chóng và nhân viên có thể không cần gọi lại xác nhận đơn hàng. Thay vào đó, nhân viên có thể tiến hành báo cáo thông tin chi tiết mua hàng đầy đủ sẽ được gửi về kho để nhân viên kho tiếp nhận thông tin và bắt đầu chuẩn bị sản phẩm có trong đơn hàng.

Quản lý đơn hàng

Bước kế tiếp trong quản lý hoạt động mua hàng sau khi tiếp nhận đơn hàng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng gói hàng hóa theo thông tin đơn hàng và sắp xếp phương thức giao hàng phù hợp. Phần mềm quản lý mua bán hàng 1BOSS Purchasing  đa dạng liên kết với các đối tác vận chuyển, ship hàng toàn quốc nhanh chóng. Điều này giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm. Phần mềm quản lý bán hàng có nhiều đối tác vận chuyển uy tín và bạn có thể lựa chọn đơn vị cho mình

Tiếp theo là tiến hành giao hàng cho khách hàng và theo dõi trạng thái đơn đặt hàng trực tiếp trên phần mềm và khắc phục mọi hoạt động mua hàng bất thường xảy ra.  Theo dõi và lập báo cáo phân loại đơn hàng được xem là yếu tố quan trọng nhất giúp doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm. Từ đó, xác định nhu cầu của từng khách hàng trong mọi thời điểm.

Quản lý đơn hàng qua 1BOSS Purchasing

Quản lý khách hàng sau hoạt động mua hàng  

Giai đoạn cuối cùng của quy trình này liên quan đến hậu đãi. Doanh nghiệp sẽ liên lạc với khách hàng để lấy ý kiến ​​phản hồi nhằm đảm bảo khách hàng hài lòng với hoạt động mua hàng của họ và giải quyết các vấn đề, làm rõ việc trả lại và hoàn lại tiền nếu khách hàng không hài lòng. 

Truy xuất báo cáo theo nhiều tiêu chí

Các tiêu chí có thể lựa chọn để xuất báo cáo mua hàng trên phần mềm 1BOSS Purchasing: 

• Thiết lập phân tích dữ liệu mua hàng và có báo cáo thống kê 
• Địa điểm, ngành hàng, nhà cung cấp, sản phẩm, xu hướng tiêu dùng
• Đánh giá của nhà cung cấp

Thông qua các báo cáo quy trình mua hàng được phân tích đa chiều, doanh nghiệp có hiểu biết toàn diện về hoạt động mua hàng, hợp tác với nhà cung cấp và đảm bảo hiệu quả công việc của nhân viên. Các báo cáo hiệu quả giúp các tổ chức, doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch chi tiêu, tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp, tối ưu hóa chi phí mua sắm và góp phần nâng cao lợi nhuận của mình. 

Báo cáo quản lý chi phí hoạt động mua hàng qua 1BOSS Purchasing

Báo cáo quản lý chi phí hoạt động mua hàng qua 1BOSS Purchasing

Phân hệ 1BOSS Purchasing cũng được kết nối trực tiếp với các phân hệ khác như kế toán, kho hàng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ, quản lý hàng hóa trong mua sắm, phát huy hết hiệu quả quản lý. Theo cách thông thường, bạn buộc phải tìm hóa đơn bán hàng cho từng đơn hàng và cộng số tiền thanh toán cho từng đơn hàng. Với phần mềm quản lý bán hàng doanh nghiệp không cần thực hiện theo cách truyền thống này tránh mất thời gian và gây sai số. Từ đó, doanh nghiệp có thể có cái nhìn tổng quan qua báo cáo chi phí hoạt động mua hàng. Đây là báo cáo phân loại các khoản chi phí được tính trong một kỳ và được phân bổ cho nhiều kỳ.

• Chỉ định một khoản phí hàng tháng cần được phân phối hàng ngày để theo dõi lợi nhuận hàng ngày.
• Dự đoán chi phí hàng tháng dựa trên dữ liệu từ các tháng trước, bao gồm: lợi nhuận, nguyên liệu nhập kho, các hoá đơn phát sinh khác,…
• Dễ dàng rà soát các khoản mục chi phí có tỷ trọng cao và thường xuyên xảy ra, đề xuất phương án giảm.
• Lưu trữ chứng từ mua dịch vụ, phiếu chi, báo cáo phân bổ chi phí.

Tạm kết  

Báo cáo quy trình mua hàng là rất quan trọng vì nó giúp những người kinh doanh có cái nhìn tổng quan về các hoạt động kinh doanh. Từ đó đưa ra quyết định và hướng dẫn các hoạt động tiếp theo. Và nhằm thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời nếu không nắm bắt được đầy đủ và doanh số bán hàng giảm sút. Hiểu được tầm quan trọng của điều đó, phần mềm quản lý mua bán hàng của 1BOSS hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình báo cáo tồn kho, bán hàng và chi phí. 

Ban biên tập 1BOSS