---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 6 mẹo giúp lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi bán lẻ phù hợp nhất
• 7 Bước công nghệ hóa quy trình mua hàng của doanh nghiệp

---

 

Để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững khi mở rộng quy mô kinh doanh, thì việc đầu tiên phải quản lý đại lý phân phối đúng mực và kịp thời. Một trong những giải pháp được ưa chuộng nhất hiện nay là quản lý đại lý bằng phần mềm. Trong bài viết này, 1BOSS sẽ giới thiệu các tính năng cơ bản của một phần mềm hệ thống đại lý.

 

Phần mềm 1BOSS Purchasing - Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động mua hàng

 

1. 1BOSS Purchasing - Khắc phục rủi ro về kiểm soát giá trong quản lý đại lý 

 

Cập nhật phiếu báo giá thường xuyên cho đại lý

 

 Hỗ trợ tạo bảng báo giá tự động trên phần mềm quản lý hệ thống

 

Hỗ trợ tạo bảng giá trên phần mềm quản lý hệ thống đại lý 1BOSS Purchasing; bao gồm đầy đủ các thông tin như: tên đại lý; mã số báo giá; thông tin đầy đủ về loại sản phẩm, dịch vụ; các ghi chú và hình ảnh cần thiết để mô tả sản phẩm. Trực tiếp chuyển đổi các báo giá thành đơn hàng cho người sử dụng; công đoạn này không cần phải nhập lại thông tin, dữ liệu mà phần mềm sẽ tự động gửi cho đại lý qua email chỉ bằng một cú nhấp chuột của người dùng. 

 

Phân loại hàng hóa để thiết lập giá hợp lý 

 

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ được trang bị tính năng thêm sản phẩm/dịch vụ bằng cách nhập loại hàng hóa; tên sản phẩm; mã ID; giá thành theo đơn vị. Phần mềm sẽ tự động phân loại hàng hóa theo sự điều chỉnh của người dùng; điều này giúp quá trình tìm kiếm hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí. Truy xuất trực tiếp dữ liệu, thông tin chi tiết của sản phẩm/dịch vụ từ danh mục này; hỗ trợ báo giá cho đại lý dễ dàng, hợp lý.

 

Tự động cân bằng giá khuyến mãi trong phần mềm quản lý đại lý 

 

Để doanh nghiệp có một hệ thống phân phối sản phẩm một cách ốn định; trước hết phải xây dựng mức giá hoặc các chương trình khuyến mãi một cách hợp lý là điều tất yếu phải quan tâm. Tránh các trường hợp cạnh tranh giá giữa các đại lý làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp và thị trường kinh doanh.

Phần mềm chuỗi cửa hàng đại lý sẽ tự động cân đo giữa mức giá vốn nhập, mức giá có thể khuyến mãi; nhằm để doanh nghiệp có thể ước lượng một mức giá hợp lý. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp rất lớn trong việc kiểm soát giá khuyến mãi, cân bằng mức vốn; tránh trường hợp hao hụt nguồn vốn.

 

2. 1BOSS Purchasing – Quản lý công nợ trong phần mềm quản lý hệ thống đại lý 

 

Cập nhật thông tin đơn hàng để quản lý đại lý về công nợ

 

Quản lý công nợ từ phía nhà cung cấp 

 

 -Thống nhất thời gian quyết toán nợ với nhà cung cấp

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ tự động gửi lịch thanh toán hàng hóa với nhà cung cấp; điều này sẽ không làm ảnh hưởng đến nguồn hàng hóa cung cấp cho đại lý doanh nghiệp. Tương tự với tính năng trên, phần mềm cũng sẽ lưu thông tin đại lý và quản lý công nợ từ phía đại lý. Phần mềm với tính năng quản lý trên diện rộng, vì thế nó sẽ tập trung dữ liệu, thông tin từ mọi đại lý về máy chủ.

- Tự động gửi thông tin xác nhận công nợ

Khi gần đến hạn thanh toán nợ, phần mềm sẽ tự động thống kê các khoản nợ và gửi mail đến đại lý, nhà cung cấp hàng hóa để tiến hàng xác nhận lần cuối; điều này tránh các tranh chấp không hay có thể xảy ra.

 

Kiểm soát công nợ khách hàng trong phần mềm quản lý đại lý 

 

- Thiết lập hệ thống theo dõi công nợ

Phần mềm quản lý đại lý sẽ tiến hành thiết lập quy trình theo dõi công nợ theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp đề ra. Quy trình bảo đảm trách nhiệm trả nợ của các cá nhân/tổ chức tại các đại lý hoặc tại trụ sở doanh nghiệp. Quy trình gồm các bước cơ bản sau: Thiết lập quy trình nhắc nhở; quy trình thanh toán nợ; kiểm soát các chứng từ liên quan; cập nhập các vấn đề phát sinh từ phía khách hàng.

-  Thông báo các khoản thu nợ khi đến hạn

Phần mềm quản lý đại lý sẽ liên tục kiểm soát thời hạn trả nợ của khách hàng; tuổi thọ nợ để tiến hành phân loại tình trạng nợ; đề xuất các phương hướng xử lý nợ kịp thời cho doanh nghiệp. Đồng thời, phần mềm sẽ tiến hành thu thập dữ liệu để làm báo cáo định kỳ; giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn nợ trong tất cả các đại lý.

 

Tự động nhắc nhở khi đến hạn thanh toán 

 

Khi đến hạn thanh toán của khách hàng, phần mềm quản lý hệ thống đại lý sẽ gửi thông báo để bộ phận kiểm soát nợ; đồng thời sẽ gửi thông báo đến hạn trả nợ cho khách hàng thông quan tin nhắn, email.

 

3. 1BOSS Purchasing – Quản lý doanh thu trong phần mềm quản lý hệ thống đại lý 

 

Kiểm soát danh mục đơn hàng, quản lý doanh thu chặt chẽ

 

Cập nhật doanh thu theo thời gian thực 

 

Phần mềm 1BOSS Purchasing - quản lý hệ thống đại lý, chức năng kiểm soát, theo dõi doanh số bán hàng của tất cả hệ thống đại lý; chi nhánh bán hàng của doanh nghiệp. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể theo dõi biến động doanh thu mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị điện tử thông minh. Người quản lý có thể theo dõi kiểm soát chặt chẽ doanh thu từng ngày; thống kê doanh thu; chiết khấu của từng đại lý; lời lãi; cần bổ sung thêm chương trình khuyến mãi để đẩy nhanh doanh thu hay không;...

 

Báo cáo chuyên sâu định kỳ hỗ trợ quản lý chuỗi cửa hàng 

 

 Phần mềm quản lý hệ thống đại lý hỗ trợ người quản lý kiểm soát báo cáo định kỳ; theo dõi doanh thu cụ thể. Từ báo cáo định kỳ, người quản lý có thể vạch ra các chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng thời điểm, bám sát nhu cầu tiêu dùng thực tế của thị trường. Điều này góp phần tăng doanh thu đáng kể cho doanh nghiệp. 

 

4. Kiểm soát, sản phẩm hàng tồn kho thông qua phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

 

Kiểm soát hàng hóa trước khi báo giá cho đại lý

 

Quản lý sản phẩm của đại lý trong 1BOSS Purchasing

 

 Phần mềm quản lý hệ thống đại lý giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm của các đại lý độc lập với sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần mềm vẫn được trang bị tính năng sao chép thông tin, dữ liệu của sản phẩm của doanh nghiệp sang đại lý. Đồng thời, với tính năng này sẽ giúp nhà quản lý trong vấn đề điều chỉnh giá bán, giá nhập hàng hóa cho đại lý, tùy chỉnh tăng giảm giá theo giá nhập sản phẩm của công ty mẹ.

 

Theo dõi hàng tồn kho phục vụ quá trình quản lý chuỗi cửa hàng 

 

Quản lý hàng tồn kho luôn là một chủ đề nhức nhối cho các doanh nghiều có nhiều hệ thống đại lý. Vấn đề thường gặp nhất là doanh nghiệp không chủ động trong việc cung ứng hàng hóa, tiêu thụ hàng hóa trên thị trường. Việc này gây nên tình trạng tồn đọng hàng hóa. Từ đó doanh nghiệp không thể xoay được nguồn vốn vì quá nhiều hàng tồn kho hoặc không có hàng hóa để cung cấp cho các đại lý. Điều này làm chậm quá trình vận hành kinh doanh của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tại công ty mẹ; đồng thời có thể giúp kiểm soát hàng tồn kho tại các đại lý. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phân phối hàng hóa; nhập hàng; hoặc ra các chương trình khuyến mại để đẩy nhanh số lượng hàng tồn kho nhằm xoay chuyển nguồn vốn.

 

Quản lý quá trình xuất – nhập hàng vào kho đại lý 

 

Tính năng này của phần mềm cho phép các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiến hành nhập thông tin liên quan đến kho hàng một cách sát sao. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng còn giúp công ty mẹ kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa đã xuất đi cho đại lý; cũng như những hàng hóa đại lý đã trả lại. Đồng thời, phần mềm cho phép phía đại lý có thể theo dõi số lượng sản phẩm tồn kho của công ty mẹ; từ đó có thể chủ động hơn trong việc yêu cầu công ty mẹ xuất hàng hóa.

 

 5. 1BOSS Purchasing – Giám sát nhân viên trong đại lý 

 

Dựa báo cáo chuyên sâu để hiệu quả làm việc của nhân viên

 

Theo dõi hoạt động của nhân viên và ghi nhận kết quả công việc 

 

Quản lý nhân viên luôn là vấn đề rất nan giải đối với người quản lý; bởi, người giám sát không thể có mặt 24/7 tại các cửa hàng để giám sát từng nhân viên. Từ những lý do đó, phần mềm quản lý đại lý ra đời với tính năng quản lý nhân viên tại các đại lý từ xa; giám sát và ghi nhận kết quả của nhân viên vào cuối ngày. 
 

 

Giao việc, điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên 

 

Với tính năng này người quản lý chỉ cần nhập công việc cần triển khai, điền vị trí, tên của nhân viên cần giao việc. Phần mềm sẽ căn cứ vào tên người được chọn, gửi thông báo công việc đến nhân viên. Đồng thời, tính năng này còn giúp nhân viên căn chỉnh lịch làm việc hợp lý; sắp xếp deadline; sắp xếp tính cấp thiết của từng công việc;...

 

Chủ động hỗ trợ nhân viên khi gặp khó khăn trong công việc 

 

Nhằm nắm bắt tiến độ công việc, xem xét tình trạng gặp khó khăn trong công việc của nhân viên; phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng có tính năng phản hồi nhanh chóng đến người quản lý khi nhân viên đại lý gặp tình huống cấp thiết cần giải quyết. Đồng thời, phần mềm sẽ căn cứ vào tính chất của công việc để đề xuất hướng giải quyết cho nhà quản lý.

 

Tạm kết

 

 Phần mềm quản lý đại lý 1BOSS Purchasing cung cấp các tính năng hiện đại giúp các nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ hệ thống đại lý từ cấp nhỏ đến cấp lớn. Điều này giúp các bên tham gia vào hệ thống đại lý của doanh nghiệp có thể đẩy nhanh tiến độ kinh doanh; đồng thời giúp công ty mẹ tối ưu việc kiểm soát đại lý. Đây chính là một giải pháp hữu hiệu với bất kỳ một doanh nghiệp nào, hãy áp dụng ngay trên hệ thống đại lý của mình.

Để được demo và trải nghiệm phần mềm miễn phí, bạn có thể liên hệ 1BOSS bằng cách:

 

 

Ban biên tập 1BOSS