---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Kanban là gì? Áp dụng Kanban trong quản lý công việc như thế nào?
• Milestone là gì? Làm thế nào để quản lý milestone dự án dễ dàng?

---

 

Task management là gì? Tại sao phải sử dụng phần mềm quản lý task management?

 

Task management sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề trong quản lý tác vụ 

 

Task management là gì?

 

Task management là gì? Đây là một tên gọi khác của quản lý tác vụ hay quản lý task. Là một quá trình xử lý công việc, gồm có lập kế hoạch, phân công công việc, theo dõi tiến độ và đánh giá. Nhờ có phương pháp này, người quản lý có thể dễ dàng lên kế hoạch, phân công và gia hạn thời gian hoàn thành công việc. Ngoài ra, khi xảy ra những trường hợp phát sinh, hệ thống quản lý tác vụ cũng sẽ đưa ra kế hoạch phù hợp, kịp thời xử lý những vấn đề còn tồn đọng.

 

Lợi ích khi sử dụng task management

 

Lợi ích khi sử dụng task management 

 

Hiện nay trên thị trường cũng đã xuất hiện nhiều phần mềm tích hợp task management. Nhìn chung, chúng ta có thể thấy được một vài lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý task có thể kể đến như:

• Có thể quản lý được tất cả nhiệm vụ chỉ trên một hệ thống. Tất cả mọi người đều biết được phần nhiệm vụ được giao, kể cả tiến độ hoàn thành công việc. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian giám sát khi sử dụng phần mềm quản lý task.
• Quy trình tạo lập, phân công công việc linh động. Đảm bảo tính phối hợp chặt chẽ thống nhất giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Vì thế sử dụng task management là lựa chọn phù hợp nhất.
• Quản lý được phần công việc được giao của mỗi cá nhân. Phần mềm quản lý task giúp phân tách rõ ràng những công việc cần phải hoàn thành ngay, công việc sắp đến hạn. Khi nhận task mới, phần mềm cũng sẽ cảnh báo cho người sử dụng.
• Phần mềm quản lý task có thể theo dõi mức độ tương tác giữa các thành viên. Dựa vào dữ liệu đó, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được mối liên kết trong nội bộ.
• Task management giúp thống kê, phân tích công việc theo thời gian thực. Kịp thời đưa ra cảnh báo khi có vấn đề xuất hiện. Hiệu quả quản lý task được đẩy lên mức tối đa khi vận hành phần mềm vào doanh nghiệp.

 

Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý task management hiện nay

 

Hiện nay, quản lý task từ xa ngày càng được ưa chuộng hơn nhằm để người quản lý có thể theo dõi được tình hình của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng đòi hỏi phần mềm task management tối ưu hoá nhiều tính năng. Chi phí phải giảm đến mức tối đa nhưng vẫn đáp ứng được các tính năng cơ bản của một phần mềm quản lý tác vụ cần có.

 

Xu hướng lựa chọn phần mềm task management có nhiều yêu cầu

 

Sau đây là một vài yêu cầu cần có của một phần mềm quản lý task mà các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay:

• Tính năng giao việc, lập kế hoạch và phân công điều phối
• Tính năng quản lý
• Tính năng tương tác
• Tính năng đánh giá

Các tính năng kể trên là những tính năng đã và đang được các doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn. Nhu cầu của các doanh nghiệp cũng ngày càng nâng cao. Họ luôn tìm kiếm những phần mềm task management tiết kiệm được chi phí. Nhưng vẫn phải đảm bảo được các tính năng cần thiết.

 

Cách quản lý task management trên phần mềm hiệu quả nhất

 

Cách quản lý task management hiệu quả nhất trên phần mềm 

 

Cách quản lý task định kì

 

Doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm khi quản lý task định kì như:

• Cần phân bổ thời khoá biểu hợp lý. Nếu muốn quản lý tác vụ hiệu quả thì phải bắt đầu bằng việc chia nhỏ tài nguyên, thời gian, nhiệm vụ và dòng thời gian có sẵn. Vì khi đó hệ thống sẽ xử lý nhanh chóng, chính xác hơn.
• Yêu cầu phải rõ ràng, đơn giản. Phần mềm task management có khả năng “biến” các công việc từ phức tạp thành đơn giản. Công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn. Đảm bảo sẽ hạn chế bất kỳ sai sót nào có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

 

Cách quản lý task phát sinh

 

Nếu xảy ra trường hợp có task phát sinh, cần lưu ý:

• Quản lý mức độ quan trọng của công việc. Sau khi phân loại các nhiệm vụ, phải sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên của doanh nghiệp. Dựa vào thời gian, chiến lược sắp tới mà sẽ có những nhiệm vụ cần giải quyết ngay hoặc có thể gia hạn thêm thời gian. Phần mềm task management có thể kiểm soát tốt các trường hợp phát sinh nếu có.
• Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ nhanh chóng. Khi xuất hiện task phát sinh, hệ thống quản lý task sẽ cảnh báo ngay đến người quản lý. Phần mềm quản lý tác vụ cũng sẽ đưa ra những công cụ hỗ trợ nhằm giải quyết kịp thời. 

 

Cách quản lý task trễ hạn

 

Để hạn chế tối đa việc xảy ra task trễ hạn, doanh nghiệp cần phải chú ý vài điểm như:

• Quản lý thời gian làm việc. Phần mềm task management cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ làm việc của từng cá nhân. Mỗi cá nhân hoàn thành bao nhiêu phần trăm công việc được giao và cả khối lượng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ.
• Báo cáo định kì, đánh giá thường xuyên. Phần mềm sẽ thường xuyên gửi đánh giá, báo cáo theo định kì cho doanh nghiệp. Nhằm để ban quản lý có thể nắm bắt được tình hình, khách quan đánh giá nhân sự. 

 

Phần mềm 1BOSS Work – Quản lý task đơn giản, hiệu quả

 

1BOSS WOK - Phần mềm quản lý công việc hiệu quả 

 

1BOSS WORK là một phân hệ phần mềm thuộc nhóm phần mềm 1BOSS OFFICE+. Đây là phần mềm được đội ngũ 1BOSS nghiên cứu tỉ mỉ và thực nghiệm dựa trên nhu cầu của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm có tích hợp quản lý task management, có thể giúp doanh nghiệp lên kế hoạch công việc chi tiết và rõ ràng; quản lý công việc bài bản.

 

► Xem thêm: Hệ thống 1BOSS Work tích hợp những nền tảng công nghệ nào?

 

Tính năng giám sát quản lý tác vụ tự động trong task management giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất

 

Tự động hóa đến 80% công việc cho doanh nghiệp. Thiết lập linh hoạt dạng công việc, tiêu chuẩn hóa và tự động hóa các công việc lặp lại trong suốt 365 ngày.

• Lập kế hoạch bài bản: Phần mềm có thể giúp doanh nghiệp quản lý, lên kế hoạch chuyên môn một cách bài bản. Hỗ trợ tạo lập danh sách checklist công việc chi tiết, có tính thực tế cao.
• Giao việc tự động: Phần mềmtrợ giúp phân công cụ thể cho từng phòng ban. Đảm bảo phù hợp với chức năng hay vị trí chuyên môn cụ thể.
• Tự động hóa cao: Phần mềm task management có thể tự động cập nhật lịch biểu của từng cá nhân. Khởi tạo các task công việc theo định kỳ đã cài đặt.
• Quản lý công việc từ xa 24/7: Phần mềm quản lý tác vụ có thể linh hoạt truy cập, theo dõi, thực hiện công việc mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.

 

Quản lý task hiệu quả 

 

Phần mềm task management đảm bảo kiểm soát tốt task phát sinh

 

Có thể kiểm soát tốt 20% công việc phát sinh. Phần mềm quản lý tác vụ có thể phát hiện, xử lý triệt để và nhanh chóng các vấn đề phát sinh ngoài dự kiến. Ngoài ra task management còn có thể giúp quản lý và kiểm soát các công việc phát sinh.

• Định mức công việc: Thiết lập các công việc mẫu và định mức thời gian hoạt động.
• Quản lý tiến độ: Phần mềm có thể quản lý checklist, giám sát tiến độ công việc bằng các sơ đồ như Gantt, Kanban,..
• Phân quyền linh hoạt: Phần mềm có tính năng phân quyền sử dụng cho từng đối tượng/chức năng. Dễ dàng tạo sự kiện, gửi lời mời đến khách tham dự.
• Nhắc nhở tự động: Phần mềm sẽ cảnh báo khi xảy ra các vấn đề phát sinh. Nhắc nhở thông minh các công việc cận hạn hoàn thành.

 

Hỗ trợ thực hiện, đánh giá toàn diện bằng phần mềm quản lý tác vụ đơn giản nhanh chóng linh hoạt

 

• Báo cáo chuyên sâu: Tổng hợp tự động nhanh chóng các số liệu. Báo cáo chi tiết theo từng phòng ban, cá nhân, nhóm, dự án,…
• Dữ liệu trực quan: Tạo bản báo cáo trực quan dưới các dạng dữ liệu chuyên dụng như Excel, Dashboard, báo cáo động,…
• Tổng hợp và phân tích: Có bản báo cáo số liệu chuyên sâu cuối kỳ. Đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban chính xác.

 

Bấm vào link để đăng ký trải nghiệm miễn phí

 

Tạm kết

 

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về Task management là gì? Cách quản lý task trên phần mềm hiệu quả nhất. Phần mềm quản lý tác vụ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong khâu quản lý của các doanh nghiệp. Giúp cho người quản lý thực hiện công việc một cách khách quan, dễ dàng, linh động và thuận tiện nhất.

 

 Ban Biên Tập 1BOSS.

 

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho