---

Xem thêm các bài viết liên quan:

• 10 Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho vật tư của doanh nghiệp
• 7 Lợi ích phần mềm quản lý hàng hóa đem lại cho hoạt động doanh nghiệp
• SKU sản phẩm là gì? Tổng hợp các cách đặt mã SKU sản phẩm hiệu quả nhất hiện nay

---

 

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn ISO

 

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

 

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa đã được cửa hàng quy định và nhân viên phải thực hiện theo.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng theo ISO là những tiêu chuẩn được đúc kết từ những doanh nghiệp lớn trên thế giới trong việc quản lý kho hàng. Từ đó những doanh nghiệp trong cùng lĩnh vực có thể áp dụng để quản lý kho hàng của doanh nghiệp mình. 

Mục đích của tiêu chuẩn này là giúp các doanh nghiệp quản lý tốt lượng hàng hóa trong kho hàng. Từ đó, không mất nhiều thời gian trong quản lý mọi việc, tối ưu được quá trình vận hành.

 

Tầm quan trọng của quy trình nghiệp vụ quản lý kho

 

Quy trình quản lý kho giúp người thực hiện sẽ biết công việc của mình cần làm là gì. Có thể nói quy trình quản lý kho hiệu quả giúp ích rất  nhiều cho cửa hàng. Dưới đây là một số lợi ích thiết thực của việc quản lý kho:

• Giúp người quản lý nắm được mọi hoạt động trong kho hàng hóa, số lượng và chất lượng hàng hóa nhập vào kho.
• Giúp mọi hoạt động triển khai, kiểm kê trong kho hoạt động dễ dàng hơn. 
• Tiết kiệm được nhân lực, thời gian những chi phí phát sinh liên quan đến nhiệm vụ lưu kho hàng.
• Tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng khi hợp tác.

 

Các bước trong quy trình nghiệp vụ quản lý kho theo ISO 

 

Cơ sở dữ liệu hàng hóa

 

Mỗi cửa hàng, cơ sở kinh doanh cần có một cơ sở dữ liệu hàng hóa riêng. Đây sẽ là cơ sở bạn có thể dựa vào để theo dõi, kiểm soát lượng hàng hóa nhập, xuất khỏi kho.

 

Nhập kho

 

Nhân viên quản lý kho phải thực hiện những công việc sau:

• Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ nhập kho theo quy định
• Ghi phiếu nhập kho cho đối tác và cho cửa hàng
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho, lập phiếu kiểm tra
• Ghi chép chính xác số lượng hàng hóa trước và sau khi nhập

 

Lưu kho

 

• Hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết: Số lượng mặt hàng lưu kho, biên bản lưu kho.
• Sắp xếp hàng hóa trong kho 
• Lập sơ đồ kho theo vị trí các kệ hàng hóa
• Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và quy định an toàn khi lưu kho

 

Xuất kho

 

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định
• Ghi phiếu xuất kho cho đối tác
• Sắp xếp lại không gian kho hàng sau khi xuất kho
• Ghi chép số lượng hàng hóa sau khi xuất kho
• Lập thống kê xuất kho

 

Kiểm kê

 

Kiểm khê hàng hóa trong quy trình quản lý kho

 

Đây là bước quan trọng vì hàng hóa trong thời gian ở kho có thể xảy ra mất, hỏng,… Nếu không kiểm soát tốt thì việc thất thoát rất dễ xảy ra. 

Sau khi kiểm kê, ta phải đối chiếu với danh mục hàng hóa ban đầu. Có chênh lệnh phải xử lý ngay.

 

Báo cáo

 

Báo cáo là một phần không thể thiếu khi quản lý kho. Nhờ có số liệu báo cáo, ta sẽ biết được tình trạng hàng hóa. Từ đó có những biện pháp phù hợp để nhập thêm hàng, sắp xếp, thay đổi quy trình cho phù hợp.

 

3 Cách giúp quy trình nghiệp vụ quản lý kho hiệu quả

 

Đầu tư vào đội ngũ nhân sự kho

 

Chất lượng nhân sự không tốt sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Một số vấn đề mà doanh nghiệp bạn có thể gặp phải như:

• Kiểm kê thiếu sót hàng hóa
• Không biết sắp xếp hàng hóa khoa học
• Báo cáo tổng hợp bị sai

 

Do vậy, nhân sự là một yếu tố rất quan trọng. Hãy dành thời gian để chọn lọc, đào tạo những nhân sự thực sự phù hợp với doanh nghiệp

 

Sắp xếp kho hàng khoa học

 

Sắp xếp hàng trong kho khoa học

 

Đây là điều bắt buộc nếu như bạn muốn quản lý kho hiệu quả. Hàng hóa sắp xếp không cẩn thận, bạn có thể gặp phải một số tình trạng dưới đây:

• Tốn thời gian khi tìm kiếm hàng hóa
• Không kiểm soát tốt lượng hàng hỏng, mất
• Kho hàng lộn xộn, mất thẩm mỹ.

 

Phải kiểm soát tốt doanh mục hàng hóa, sắp xếp khoa học thì việc quản lý kho mới trở nên hiệu quả. 

 

Sử dụng phần mềm phù hợp để quản lý kho

 

Một quy trình quản lý kho tốt nhưng không có phần mềm hỗ trợ phù hợp thì hiệu quả có cao không? Phần mềm là nơi bạn ghi nhận, nhập các dữ liệu của kho. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát kho tốt hơn. Vậy phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn. 

 

File Excel để quản lý kho

 

Nếu là doanh nghiệp nhỏ, số lượng hàng hóa nhỏ thì File Excel phù hợp với bạn. Bởi tính linh hoạt và chi phí đầu tư thấp.

 

Ứng dụng online để quản lý kho

 

Hiện nay có rất nhiều phần mềm chạy online. Bạn chỉ cần tìm trên google là thấy. Nhưng độ bảo mật dữ liệu của ứng dụng này thì chưa được kiểm chứng. Độ rủi ro khi những dữ liệu quan trọng của công ty bị lộ ra ngoài là rất cao.

 

Phần mềm đắt tiền để quản lý kho

 

Nếu doanh nghiệp của bạn có mã giao dịch lớn, danh mục hàng hóa lên tới vài chục nghìn thì việc đầu tư phần mềm phù hợp là rất quan trọng. 

 

Tạm kết

 

Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đây sẽ giúp cho doanh nghiệp và các nhân viên kho nắm rõ về quy trình nghiệp vụ quản lý kho. Từ đó đưa ra quy trình để quản lý kho phù hợp với doanh nghiệp và ngành nghề của doanh nghiệp.

 

Ban biên tập 1BOSS

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho