---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 10 Lưu ý giúp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất
• Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý đào tạo nhân sự?
• DISC là gì? Hướng dẫn ứng dụng mô hình DISC trong quản trị nhân sự

---

 

Xu hướng quản lý hồ sơ nhân sự hiện nay

 

Trong thời đại kỹ thuật số, nhiệm vụ số hóa hồ sơ và biểu mẫu sẽ được đặt lên hàng đầu. Vì sự phát triển của công nghệ thì hồ sơ kỹ thuật số đang thay thế hoàn toàn hồ sơ, dữ liệu giấy. Ngoài ra, các doanh nghiệp đã và đang chú trọng thực hiện số hóa văn phòng để chuyển đổi nhanh chóng hoạt động kinh doanh của họ, với bảng tính, các quy trình tự động được ưu tiên.

Giờ đây, với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự trên nền tảng điện toán đám mây, mọi thao tác, thông tin, dữ liệu đều được số hóa bằng phần mềm. Từ đó, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu thời gian, công sức và chi phí cho những thao tác quản lý thủ công tẻ nhạt và kém hiệu quả. Bên cạnh đó nền tảng đám mây hỗ trợ cung cấp năng lượng cho các dịch vụ ảo thay vì các sản phẩm vật lý và phần cứng, giảm lãng phí giấy.

 

Công nghệ điện toán đám mây trong quản lý

 

Ứng dụng công nghệ điện toán đám mây vào quản lý hồ sơ nhân sự

 

Giảm thiểu chi phí đầu tư thiết kế kho dữ liệu quản lý hồ sơ nhân sự

 

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

 

Công nghệ điện toán đám mây giúp doanh nghiệp có thể giảm hoặc cắt hoàn toàn vốn đầu tư ban đầu do không cần trung tâm dữ liệu tại chỗ. Doanh nghiệp không cần lắp đặt máy chủ, khấu hao phần cứng, phần mềm hay thiết bị.

Hầu hết các dịch vụ điện toán đám mây sẽ được tính phí dựa trên những gì doanh nghiệp sử dụng, tức là lượng sử dụng bao nhiêu thì số tiền doanh nghiệp phải trả là tương ứng. Vì vậy, tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Ngoài ra, việc cài đặt và quản trị hệ thống sẽ trở nên dễ dàng hơn, làm cho quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hoặc các dự án khác của doanh nghiệp liên quan đến công nghệ thông tin trở nên thân thiện với người dùng.

 

Mở rộng bộ nhớ dữ liệu khi quản lý hồ sơ nhân viên

 

Mở rộng bộ nhớ dữ liệu khi quản lý hồ sơ nhân viên

 

Đầu tiên, việc lưu trữ hồ sơ thông tin nhân viên là yêu cầu bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải đáp ứng. Bởi theo quy định của pháp luật hiện hành, thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự là 5 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. 

Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử, khi đã được số hóa, doanh nghiệp không được xóa hồ sơ, hồ sơ số hóa có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là cơ sở cho việc sử dụng thông tin để tiến hành thanh tra, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có một hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả để có thể quản lý tốt hơn nguồn nhân lực. Hơn hết điện toán đám mây đáp ứng nhu cầu mở rộng không gian lưu trữ cho doanh nghiệp. Thông qua đó, doanh nghiệp cũng dễ dàng hình thành các nội quy, quy chế phù hợp hơn với từng nhân viên.

Trong trường hợp nhân viên gặp sự cố hoặc tranh chấp bất ngờ giữa với doanh nghiệp có thể dựa vào hồ sơ nhân sự được lưu trữ để giải quyết vấn đề và đảm bảo tính công khai, minh bạch.

 

Kiểm soát dữ liệu lưu trữ trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự

 

Kiểm soát dữ liệu lưu trữ

 

Người quản lý hồ sơ nhân sự cần thường xuyên xem xét và cập nhật hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp. Việc cập nhật hồ sơ nhân sự là bổ sung các tài liệu cần thiết hoặc thực hiện các thay đổi đối với hồ sơ nhân viên.

Vì vậy, nhờ điện toán đám mây việc thường xuyên xem xét hồ sơ nhân sự để đảm bảo chất lượng của hồ sơ sẽ dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Từ đó xác định kịp thời những hồ sơ sai sót, thiếu sót để có thể sửa chữa và giải quyết kịp thời. 

Việc kết hợp các phương pháp quản lý hồ sơ nhân viên giúp cho quá trình trích xuất, kiểm tra và cập nhật thông tin nhân sự thuận tiện hơn, giảm thiểu nhiều rủi ro, cung cấp một hệ thống quản lý hồ sơ minh bạch.

 

Đánh giá hiệu quả hoạt động nhân sự dựa trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

 

Hiệu quả hoạt động nhân sự dựa trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

 

Một trong những chức năng quan trọng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên. Nếu như quá trình đánh giá những năm trước đây liên quan đến rất nhiều thủ tục giấy tờ và dành nhiều thời gian để thu thập dữ liệu.

Với phần mềm nhân sự dựa trên đám mây, hiệu suất của nhân viên có thể được tự động theo dõi trong thời gian thực. Các dữ liệu được phân tích sẽ được lưu trữ ở trang tổng quan và tích hợp sẵn báo cáo. Các giải pháp nhân sự dựa trên đám mây giúp các nhóm nhân sự triển khai những công việc mới phù hợp hoặc cung cấp đào tạo bổ sung chỉ trong thời gian ngắn.

 

Nhân sự dễ dàng theo dõi thông tin về lương và phúc lợi mọi lúc mọi nơi 

 

Dễ dàng theo dõi thông tin về lương và phúc lợi mọi lúc mọi nơi 

 

Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả dựa trên đám mây cho phép nhân viên truy cập thông tin quan trọng về bảng lương và phúc lợi của họ mọi lúc, mọi nơi. Với các hệ thống nhân sự cũ, nhân viên thường truy cập thông tin nhân sự thông qua app trên điện thoại. Các hệ thống này có thể không phải lúc nào cũng có sẵn, tiêu tốn nhiều dung lượng hơn và có thể không có băng thông của hệ thống nhân sự đám mây. Nhưng với hệ thống nhân sự ứng dụng công nghệ đám mây cho phép truy cập liên tục bất cứ lúc nào.

Hệ thống nhân sự dựa trên đám mây cũng giúp nhà quản trị dễ dàng thay đổi cài đặt bảng lương và phúc lợi. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể thiết lập tiền gửi trực tiếp, thay đổi bảo hiểm y tế của họ và hơn thế nữa mà không cần sự can thiệp của chuyên gia nhân sự.

 

Tạo báo cáo chuyên sâu, dễ dàng hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

 

Hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp

 

Đối với phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ chú trọng vào xác định: Số liệu nào quan trọng trong thống kê nhân sự? Số lượng nhân viên trong bộ phận? Khai báo bảng lương và thuế?… phần mềm sẽ giúp tính toán các chỉ số này dựa trên dữ liệu có sẵn đã được lưu trữ trong nền tảng và sau đó hiển thị trong phần báo cáo. Do đó, doanh nghiệp sẽ luôn chủ động trong việc giám sát tất cả các hoạt động và chủ động đưa ra các quyết định chiến lược.

Quản lý nguồn nhân lực bền vững đảm bảo rằng quá trình hoạt động và vận hành kinh doanh hoạt động trơn tru với số lượng nhân viên tối thiểu. Ngoài ra, quy trình quản lý hồ sơ nhân sự cũng có thể giúp công ty chuẩn bị nguồn nhân lực cần thiết cho những biến động của thị trường.Trả lời được các câu hỏi gắn liền với chiến lược doanh nghiệp từ đó có thể thiết lập các báo cáo chuyên sâu:

• Các KPI chính trong chiến lược kinh doanh cốt lõi của tổ chức là gì?
• Nhân sự đóng vai trò gì trong việc đạt được KPI này?

 

1BOSS HRM | Bộ công cụ quản lý hồ sơ nhân sự trên nền tảng Cloud 4.0

 

Bấm vào ảnh để xem chi tiết các tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự 1BOSS HRM

 

Phần mềm 1BOSS HRM được nghiên cứu phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại nhất: Điện toán đám mây (Cloud), tích hợp API,… Hướng đến tính thực dụng tạo hiệu quả trong nghiệp vụ quản lý và phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp:

• Loại trừ những sai sót đạt tối ưu nhất trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự
• Đảm bảo hiệu suất quản trị với hệ thống phân tích thông minh và tự động
• Tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm tra, đối soát so với các công cụ thủ công

 

Bấm vào ảnh để đăng ký trải nghiệm miễn phí

 

Tạm kết

 

Sử dụng nền tảng đám mây trong quản lý hồ sơ nhân sự nhằm tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên sẵn có và cho phép nhân viên truy cập nó từ mọi nơi có kết nối Internet. Điện toán đám mây không chỉ hứa hẹn tiết kiệm chi phí ở cấp độ tổ chức và doanh nghiệp, tăng khả năng cạnh tranh; mà còn góp phần vào mục tiêu phát triển, bảo vệ môi trường và hiệu quả năng lượng cao hơn của xã hội. Nếu doanh nghiệp của chưa chuyển sang quản lý nhân sự dựa trên đám mây thì cần tìm một hệ thống phù hợp để bắt kịp với chuyển đổi số và các doanh nghiệp hiện đại ngày nay.

 

BAN BIÊN TẬP 1BOSS

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho