Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 1BOSS Booking | Phần mềm quản lý lịch hẹn, lịch công tác online
• Phần mềm quản lý tài sản cố định 1BOSS - Quản lý tập trung, hiệu quả
• 5 Cơ chế quản lý tài sản doanh nghiệp chỉ có ở 1BOSS Asset 

1BOSS Booking tích hợp Big Data: Trực tiếp quản lý toàn bộ dữ liệu đặt phòng và thiết bị

Trực tiếp quản lý toàn bộ dữ liệu đặt phòng và thiết bị

Đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều phòng họp, việc lên lịch họp để phân phối và điều phối lịch trình họp giữa các phòng có thể mất một lượng thời gian đáng kể. Nếu chỉ có giấy tờ, sổ sách được quản lý bởi những người quản lý tận thì chúng chỉ phù hợp với những hệ thống nhỏ. Đối với những quy mô lớn hơn, việc quản lý trở nên rất khó khăn và phức tạp, việc truy xuất thông tin phòng họp, tốn nhiều thời gian và đôi khi không chính xác.

Công nghệ của phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS có nền tảng di động nhanh chóng, tiện lợi và phổ biến. Cho phép tất cả mọi người từ nhân viên đến quản lý đều có thể dễ dàng kiểm soát nguồn thông tin của phòng họp mọi lúc, mọi nơi.

Vì vậy, đáp ứng xu hướng phần mềm ứng dụng tương thích với thiết bị di động hiện đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Trực tiếp quản lý các vấn đề sau:

Quản lý phòng họp với 1BOSS Booking 

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS Booking quản lý phòng họp

• Đặt phòng ngay lập tức: Dễ dàng đặt phòng của riêng bạn bằng một vài bước đơn giản: chọn phòng, thời gian, mô tả và số lượng thành viên.
• Liên kết tự động: Phần mềm quản lý cuộc họp tự động gửi thông báo qua email và cập nhật vào lịch cá nhân của các thành viên cuộc họp.
• Cung cấp thiết bị tự động hiển thị thông tin quan trọng: tên, nội dung, thời gian và cuộc họp liên quan.
• Tối đa hóa hiệu quả: Tự động hiển thị thông tin phòng họp trống để nhân sự sử dụng ngay.

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS Booking tăng tốc và đơn giản hóa toàn bộ quy trình quản lý lịch và tổ chức họp. Tự động hóa quy trình lập và phê duyệt biểu mẫu đăng ký phòng họp.

Giảm đáng kể thời gian mà nhân viên và các bộ phận liên quan dành cho việc quản lý phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch trình. Cung cấp khả năng tìm kiếm các phòng họp có sẵn đáp ứng tiêu chí của bạn cho các cuộc họp theo yêu cầu và đăng ký nhanh chóng từ kết quả tìm kiếm.

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS quản lý các thiết bị phòng họp

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS quản lý các thiết bị phòng họp

Loại bỏ các lỗi thường gặp như trùng phòng, lên lịch họp trùng lặp cho nhiều cuộc họp cùng một lúc. Do đó, phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS tạo lập các quy trình để đặt trước các thiết bị nội bộ của doanh nghiệp. Vì vậy, phần mềm quản lý đặt phòng họp đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý thiết bị doanh nghiệp. Tạo danh sách và phân loại tài nguyên minh bạch và rõ ràng từ đó thiết lập báo cáo, hoạch định thời gian sử dụng các thiết bị thực tế. Kiểm soát lịch sử dụng của nhân sự, phòng ban tránh những rủi ro tài nguyên thiết bị.

Nền tảng Cloud kiểm soát lịch sử đặt phòng họp và thiết bị trên phần mềm quản lý phòng họp

Kiểm soát lịch sử đặt phòng họp và thiết bị

Vì phần mềm quản lý đặt phòng họp mang đến thông tin đầy đủ và chính xác nên lãnh đạo có thể tiến hành kiểm tra toàn diện cơ sở vật chất và chất lượng phòng họp sau mỗi lần sử dụng. Điều này cho phép người quản lý chủ động kiểm tra, kiểm soát hệ thống dữ liệu của doanh nghiệp mà không mất thời gian. Phần mềm quản lý hỗ trợ 24/7, tất cả các dữ liệu liên quan đều được cập nhật chính xác và chặt chẽ.

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS có API: Kết nối và tạo phòng họp nhanh chóng

Tự động hóa quy trình đăng ký và phê duyệt phòng họp

Sau khi đăng ký phòng được duyệt, hệ thống tự động đưa ra yêu cầu với nhân viên chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị cho cuộc họp. Yêu cầu xác nhận cuộc họp từ tất cả những người tham dự và ghi nhận lịch trình có thể đáp ứng của nhân sự tham gia.

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS Booking chạy trên nhiều nền tảng, bao gồm Windows, Android và iOS. Cả ba hệ thống đều có các phiên bản hoạt động cùng nhau trong các cuộc họp.

Phần mềm quản lý phòng họp hỗ trợ kiểm soát trang thiết bị để đảm bảo sử dụng phòng họp một cách tối ưu. Đồng thời, sắp xếp phòng họp, đăng ký lịch họp và tổ chức cuộc họp: Xây dựng một hệ thống duy nhất, tuân thủ và dễ sử dụng cho tất cả nhân sự trong công ty, doanh nghiệp.

Hỗ trợ tổ chức cuộc họp qua phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS

Hỗ trợ tổ chức cuộc họp qua phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS

• Tạo một cuộc họp với đầy đủ thông tin: mục đích cuộc họp, thành phần tham dự, nội dung cuộc họp và đưa vào lịch để quản lý.
• Mời người tham gia: Thêm người tham gia bắt buộc hoặc tùy chọn. Phần mềm quản lý cuộc họp tự động hóa quy trình gửi lời mời họp qua email cho nhân sự.
• Tổ chức một cuộc họp: Thiết lập cuộc họp với các tùy chọn riêng tư hoặc lên lịch các cuộc họp định kỳ.
• Phân quyền theo vai trò: người tổ chức, người điều hành, thư ký, người tham gia.

Quản lý nội dung cuộc họp với 1BOSS Booking

Quản lý nội dung cuộc họp với 1BOSS Booking

• Tập trung chuẩn bị, xem xét và lưu trữ nội dung cuộc họp: Dự trên danh sách kiểm tra tiến độ cuộc họp với các báo cáo và tài liệu đính kèm để các thành viên nắm rõ trước khi vào cuộc họp.
• Quản lý người tham gia: phần mềm đặt phòng họp theo dõi trạng thái xác nhận hoặc từ chối tham dự cho thành viên nhân sự.
• Đăng biên bản cuộc họp: Thư ký gửi kết luận cuộc họp thông qua một thông báo nội bộ. Đánh giá trước khi phát hành có thể định cấu hình.

Công nghệ AI phân quyền vai trò trên phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS

Công nghệ AI tích hợp trên phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS, nhằm hướng tới mục tiêu bảo mật thông tin nhân sự. Trước hết, đảm bảo khả năng phân quyền trong cuộc với với các quyền và vai trò đi kèm.

Phân quyền theo vai trò: người tổ chức, nhà quản trị hoặc người điều hành, thư ký, người tham gia,… Cụ thể:

• Người tổ chức: mở cuộc họp, gửi thông báo, cập nhật thông tin xác nhận tham gia, cho phép tham gia, quản lý nội dung trình bày, và kết thúc cuộc họp.
• Người tham gia: Bao gồm nhân sự các cấp được mời tham gia cuộc họp và tùy thuộc vị trí mà có các quyền truy cập dữ liệu khác nhau trong quá trình diễn ra cuộc họp.

Task Management trên phần mềm 1BOSS Booking quản lý quy trình cuộc họp

Task Management trên phần mềm 1BOSS Booking quản lý quy trình cuộc họp, đưa ra các báo cáo tự động giúp việc sử dụng nhân sự minh bạch và dễ dàng hơn.

• Đồng bộ hóa lịch sử dữ liệu nhân sự liên quan trên công cụ Task Management;
• Nhắc nhở thời gian cuộc họp diễn ra;
• Đo lường chính xác dữ liệu trên phần mềm đặt phòng họp để sử dụng trong thời gian thực;
• Cung cấp danh sách việc cần làm tập trung các nhiệm vụ được giao vào một bảng thiết lập, giúp người dùng dễ dàng tiếp nhận và xử lý công việc trong quá trình diễn ra cuộc họp .
• Màn hình 1BOSS Booking trực quan mô tả trạng thái của các nhiệm vụ được giao, nổi bật những gì cần phải làm và trong phạm vi thời gian đã thỏa thuận.

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS Booking giao diện linh hoạt 

Phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS Booking giao diện linh hoạt 

Với 1BOSS Booking, doanh nghiệp có thể quản lý phòng họp và các thiết bị ở nhiều vị trí trên một hệ thống duy nhất. Giao diện web cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi và hỗ trợ các trình duyệt phổ biến.. Ngoài ra, 1BOSS Booking cung cấp khả năng tích hợp lịch họp vào lịch Outlook cá nhân của nhân sự. Cuối mỗi cuộc họp, phần mềm còn cung cấp các báo cáo sử dụng phòng và các chi phí khác (nếu có).

• Vì vậy, thiết kế giao diện website của phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS có sự phân chia nội dung và tiêu đề hợp lý ngay từ đầu để người dùng dễ dàng làm quen khi truy cập thông tin, tạo tâm lý thoải mái cho họ.
• Các module trên menu phần mềm đều rất cần thiết cho người dùng.
• Các màn hình đều đã được thiết kế theo hướng nhỏ gọn nhất có thể với sự thu nhỏ tối thiểu. Nhiều thông tin không cần thiết được loại bỏ, giúp cho việc quan sát và thao tác của người dùng trở nên rõ ràng và thuận tiện hơn.
• Người ta tin rằng trải nghiệm người dùng sẽ được cải thiện đáng kể. Không chỉ cải tiến về ngoại hình với giao diện gọn gàng mà trải nghiệm người dùng cũng được cải thiện với nhiều thao tác thuận tiện hơn trên phần mềm đặt phòng họp.

Tạm kết

Với phần mềm quản lý phòng họp 1BOSS, mọi thông tin đều được hiển thị đầy đủ và chính xác theo thời gian thực. Từ đó, nhân viên có thể nắm bắt được lịch trình có sẵn để đặt phòng cho cuộc họp của mình. Không chỉ vậy, phần thông tin còn hiển thị thời điểm đặt phòng, ai đặt phòng, thời gian kết thúc,… Quản lý dễ dàng thông tin mà phần mềm đặt phòng họp cung cấp là đầy đủ và chính xác nên lãnh đạo có thể tiến hành kiểm tra toàn diện cơ sở vật chất và chất lượng phòng họp sau mỗi lần sử dụng. Điều này giúp người quản lý không mất thời gian cho việc kiểm tra kỹ lưỡng.

Để được demo và tư vấn chi tiết vê phần mềm, bạn có thể liên hệ với 1BOSS bằng cách:

Ban biên tập 1BOSS