Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Hồ sơ nhân sự là gì? Cách lưu trữ hồ sơ hiệu quả nhất
• Chính sách nhân sự là gì? Tổng hợp mẫu chính sách nhân sự chuẩn chỉnh
• 10 Lưu ý giúp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất

Nhân sự là gì? Nhiệm vụ của người quản lý nhân sự

Nhân sự là bộ phận trong công ty có nhiệm vụ tìm kiếm, sàng lọc, tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới cũng như quản lý các phúc lợi của người lao động. Khi một công ty thực hiện thay đổi cơ cấu hay mở rộng quy mô nhân sự để tận dụng lợi thế cạnh tranh, HR sẽ đóng vai trò chủ chốt giúp doanh nghiệp đương đầu với những thay đổi bất ngờ của môi trường và giải quyết nhu cầu tuyển dụng nhân sự chất lượng cao.

Công việc nhân sự là làm gì?

Nhân sự là bộ phận không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp có quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau. Bộ phận này tập trung vào việc tối đa hiệu quả, năng suất của người lao động và xử lý tất cả các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự. Bằng việc quản lý hiệu quả nguồn lực giá trị nhất của doanh nghiệp là con người, phòng nhân sự sẽ giúp công ty hoạt động một cách có tổ chức và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Những công việc cần thực hiện của nhân sự là gì?

Có 6 hoạt động chính liên quan đến con người mà HR phải thực hiện hiệu quả để đóng góp giá trị cho doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng, đảm bảo môi trường làm việc cho nhân viên, quan hệ với người lao động, kế hoạch lương thưởng & phúc lợi, thực thi luật lao động, đào tạo nhân viên. Ngoài ra có vô vàn đầu việc cụ thể và các công việc không tên khác, các công việc này được chia thành 4 nhóm tương ứng với 4 bộ phận trong một phòng nhân sự điển hình:

1. Công việc của nhóm tuyển dụng

Nhóm công việc về tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là quá trình thu hút, sàng lọc, lựa chọn và chỉ định ứng viên phù hợp cho vị trí công việc đang cần tuyển của doanh nghiệp. Thành công của hoạt động tuyển dụng được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và thời gian cần thiết để tuyển dụng. Đây là hoạt động chính giúp củng cố lực lượng lao động của công ty.

Nhân viên tuyển dụng trong phòng nhân sự sẽ phải thực hiện các công việc:

• Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp
• Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng
• Sàng lọc CV và lưu trữ hồ sơ ứng viên
• Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên
• Thực hiện sơ tuyển ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại
• Kiểm tra đánh giá năng lực của ứng viên
• Tổ chức các sự kiện nhằm thu hút nhân sự
• Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng phục vụ nhu cầu tuyển dụng
• Soạn văn bản, các loại thư từ: thư xác nhận, thư từ chối, báo cáo tuyển dụng
• Liên kết với các nguồn cung ứng nhân lực chất lượng: Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề… phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của đơn vị
• Giải quyết các vấn đề liên quan tới pháp lý trong tuyển dụng

Để công việc tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao hơn, cán bộ tuyển dụng thường sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để mọi công việc kể trên được thực hiện nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí hơn. Hiệu quả khi sử dụng phần mềm tuyển dụng mà doanh nghiệp nhận được:

1. Tiết kiệm đến 22% chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp
2. Nâng tầm thương hiệu tuyển dụng với quy trình chuyên nghiệp, website tuyển dụng thu hút
3. Nâng cao chất lượng tuyển dụng bởi phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, chính xác giúp người làm tuyển dụng nắm bắt được đang làm tốt ở đâu, chưa làm tốt ở đâu để kịp thời điều chỉnh

2. Công việc của nhóm C&B

Nhóm công việc về lương thưởng và phúc lợi trong doanh nghiệp

Lương thưởng là khoản tiền công hoặc tiền lương trả cho nhân viên để đổi lấy sự hoàn thành công việc của nhân viên. Phúc lợi là những lợi ích có thể không bằng tiền mặt, để tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên.

Nhân viên C&B phải xây dựng cấu trúc lương thưởng và đảm bảo cung cấp những lợi ích cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân nhân tài cho công ty. Các công việc cụ thể như:

Thực hiện công tác chấm công, quản lí việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc…;
• Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực;
• Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỉ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế…
• Xử lí những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động;
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên;
• Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc;
• Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên;
• Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
• Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty.

Các công cụ thường được cán bộ C&B sử dụng trong công việc:

1. Excel: sử dụng trong việc xây dựng bảng lương, chấm công, quản lý nghỉ phép…

• Ưu điểm: Chi phí rẻ, thích hợp với quy mô nhân sự nhỏ, nghiệp vụ đơn giản
• Nhược điểm: Không đáp ứng tính tự động hóa và nghiệp vụ chuyên sâu như gửi bảng lương cho nhân viên tự động, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân…

2. Phần mềm quản lý nhân sự: Khắc phục những nhược điểm so với phương pháp tính lương, thuế và bảo hiểm bằng excel. Phần mềm quản lý nhân sự thường đáp ứng hầu hết các đầu việc: Chấm công, tính lương, bảo hiểm ý tế, bảo hiểm xã hội, quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, giải quyết nghỉ việc, nghỉ phép, công tác….

Phần mềm quản lý nhân sự được sử dụng phổ biến với quy mô nhân sự từ 20 người trở lên, công ty càng có sự tăng trưởng quy mô thì phần mềm nhân sự càng trợ giúp đắc lực cho bộ phận nhân sự. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp hệ thống báo cáo chuyên sâu về tỷ lệ biến động nhân sự để doanh nghiệp có thể quản trị nguồn lực hiệu quả hơn.

3. Công việc của nhóm hành chính nhân sự

Nhóm công việc hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự quản lý trải nghiệm tổng thể của nhân viên tại nơi làm việc. Nhân viên làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý và nhân viên để giải quyết các vấn đề của nhân viên, xem xét đánh giá hiệu suất, thực thi các chính sách và quy trình của công ty, giám sát sự phát triển của tổ chức và điều tra nội bộ khi cần thiết:

• Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự
• Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định
• Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên
• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban
• Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ, thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…
• Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm.
• Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, teambonding trong công ty; xây dựng văn hóa công ty
• Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty

4. Công việc của nhóm đào tạo và phát triển

Nhóm công việc đào tạo và phát triển nhân sự

Doanh nghiệp phải cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết cho sự thành công của họ, trong đó bao gồm tổ chức cho nhân viên mới những khóa đào tạo định hướng sâu rộng để giúp họ nắm vững nghiệp vụ cũng như hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.

Nhiều bộ phận nhân sự cũng cung cấp những buổi tập huấn kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Đào tạo lãnh đạo có thể dành cho các giám sát viên và quản lý mới được tuyển dụng và thăng chức về các chủ đề như quản lý hiệu suất và cách xử lý các vấn đề quan hệ nhân viên ở cấp bộ phận.

Một số công việc thuộc nhóm này là:

• Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc
• Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch
• Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện
• Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho