Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 7 cách quản lý nhân viên "cá biệt" tại doanh nghiệp hiệu quả
• Chính sách nhân sự là gì? Tổng hợp mẫu chính sách nhân sự chuẩn chỉnh
• Quản lý hồ sơ nhân sự trên nền tảng Cloud - Xu hướng quản trị 4.0

1. Khái quát về hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự được hiểu là nơi quan trọng, nó lưu trữ toàn bộ những thông tin về nhân sự. Những thông tin quan trọng về nhân sự ở trong một doanh nghiệp như là thông tin về sơ yếu lí lịch, bảo hiểm, lịch sử công tác của nhân sự, lương thưởng và những thông tin về việc xin nghỉ phép của nhân sự.

Những thông tin trong hồ sơ

Những thông tin trong hồ sơ có vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của hành chính nhân sự. Những hồ sơ này có thể được sử dụng trong việc tính toán các khoản bảng lương hay các bảng chấm công. Vì thế  cần phải bảo quản kỹ lưỡng những hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp.

2. Hồ sơ cá nhân của nhân viên gồm những gì?

Trước khi tìm hiểu quy định về lưu trữ, doanh nghiệp cần nắm rõ các thành phần chính trong hồ sơ nhân sự. Cụ thể như sau:

2.1. Hồ sơ nhân sự dành cho đối tượng trong giai đoạn thử việc

Thông thường, hồ sơ cần đầy đủ các giấy tờ như sau:

• Đơn xin việc
• Sơ yếu lý lịch của người lao động
• Giấy chứng minh thư photo công chứng của người lao động
• Các loại giấy tờ bằng cấp photo công chứng của người lao động

Nếu như người lao động ở trong công ty là người nước ngoài, người lao động cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên. Bên cạnh đó người lao động nước ngoài cũng cần phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn và cả giấy phép để lao động tại Việt Nam.

Đối với trường hợp người lao động ở trong công ty có độ tuổi từ 15 cho đến 18 tuổi. Bên phía người sử dụng lao động cần đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng bằng văn bản.

2.2. Hồ sơ nhân sự dành cho đối tượng dưới 15 tuổi

Nếu như doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ cần phải đảm bảo được những giấy tờ như sau:

• Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động
• Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi

Khi doanh nghiệp đã thu được đầy đủ toàn bộ những loại giấy tờ này coi như đã đủ hồ sơ nhân sự lưu trữ trong doanh nghiệp.

2.3. Hồ sơ nhân sự dành cho đối tượng là nhân viên chính thức

Khi đã trở thành nhân viên chính thức ở trong doanh nghiệp, người lao động sẽ cần bổ sung thêm giấy tờ vào trong bộ hồ sơ thử việc trước đó. Sẽ bao gồm những giấy tờ phát sinh và cần thiết trong quá trình làm việc. Hồ sơ nhân sự cần lưu bao gồm:

• Hợp đồng lao động chính thức do bên phía doanh nghiệp biên soạn và yêu cầu có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động
• Các khoản mà doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng của người lao động
• Phụ lục của hợp đồng lao động
• Doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định nội bộ khi có các quyết định thăng cấp hay tăng lương cho người lao động
• Đối với một số những loại giấy tờ khi có sự phát sinh của người lao động. Yêu cầu cần có hai bản, đầy đủ chữ ký và lưu nội bộ doanh nghiệp

Nhân viên chính thức cần yêu cầu cao hơn về giấy tờ. Vì thế mà doanh nghiệp cần phải thận trọng hơn trong quá trình lưu trữ giấy tờ của người lao động.

Bổ sung giấy tờ vào bộ hồ sơ

3. Hồ sơ nhân sự cần được lưu trữ như thế nào?

Hồ sơ nhân sự có vai trò vô cùng quan trọng ở trong doanh nghiệp. Hành chính nhân sự cần phải nắm được toàn bộ những nguyên tắc, quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả.

3 quy định quan trọng, ban hành bởi Pháp luật Việt Nam về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự không thể bỏ qua:

• Hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp đều phải đảm bảo gắn liền với hồ sơ lương khi được doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế. Bởi vì thông thường thì những bộ hồ sơ nhân sự ở trong doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp lưu trữ và khi có thanh tra thuế đến kiểm tra quyết toán của cơ quan thuế, lúc này doanh nghiệp sẽ trình hồ sơ ra
• Và trong cả quá trình lao động làm việc của người lao động trong công ty, các bộ hồ sơ của người lao động đều sẽ được lưu trữ ở trong doanh nghiệp và nó cũng được gắn liền với toàn bộ quá trình lao động của công ty
• Những bộ HSNS được lưu trữ ở trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những yếu tố như sau: Loại lao động; quy chế lao động; quy chế lương, thưởng, phạt của người lao động; hình thức trả lương của người lao động. Tuy nhiên không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có hình thức lưu trữ hồ sơ nhân sự giống nhau. Tùy vào quy chế mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự thay đổi về việc lưu trữ hồ sơ

Với sự quan trọng của hồ sơ nhân sự, bên phía hành chính nhân sự cần là người nắm rõ nhất toàn bộ những yêu cầu về vấn đề hồ sơ. Đặc biệt cần cân nhắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.

4. Cập nhật vắn tắt các giấy tờ cần thiết khi lưu trữ hồ sơ nhân sự

Đi kèm với việc lưu trữ hồ sơ bản gốc, bộ phận hành chính nhân sự chắc chắn sẽ cần cập nhật vắn tắt các hoạt động thường ngày vào hồ sơ nhân sự, cụ thể với 65 loại giấy tờ tối thiểu như sau:

• Bảng chấm công, tăng ca
• Bảng theo dõi công lương trong suốt thời gian làm việc tại doanh nghiệp
• Biên bản xử lý khiếu nại
• Giấy đề nghị đi công tác
• Phiếu đề xuất thăng chức, bổ nhiệm, miễn nhiễm
• Quy chế khen thưởng và vi phạm
• Cùng vô số các loại giấy tờ khác… (Vui lòng điền thông tin để nhận được đầy đủ 65 biểu mẫu này)

Đây chính là bước bắt buộc để hoàn thiện hồ sơ, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn nắm rõ tình trạng làm việc của nhân viên.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho