Xem thêm:

• Mẫu kịch bản team building hấp dẫn, chi tiết nhất
• Tổng hợp các loại chi phí chương trình team building cơ bản nhất
• Mẫu thư mời họp báo thông dụng nhất 2022

Yếu tố cần có khi xây dựng kế hoạch tổ chức team building 

Những thông tin cần thiết phải được thể hiện đầy đủ trong kế hoạch 

Kế hoạch team building đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành công của bất kỳ chương trình team building nào. Ngày nay có nhiều hình thức tổ chức team building và mỗi chương trình có phạm vi, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau.

 Vì vậy, để có một kế hoạch team building khả thi và tỷ lệ thành công cao, bạn cần đảm bảo:

• Những thông tin cần thiết được thể hiện đầy đủ như: quy mô và hình thức tổ chức team building, đơn vị tổ chức, ý tưởng và chủ đề của team building, thời gian và địa điểm tổ chức.
• Phân công công việc và phân bổ nhân sự.
• Mô tả rõ ràng trình tự các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình team building.
• Mục tiêu tổ chức chương trình team building.
• Có kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống.
• Dự trù kinh phí tổ chức team building đơn một cách dễ dàng.

Quy trình các bước lập kế hoạch tổ chức team building 

1. Lựa chọn thời gian tổ chức team building

Team building thường được tổ chức kết hợp với các chuyến dã ngoại, chương trình du lịch, dã ngoại ngắn ngày của công ty. Lưu ý nếu quý khách tổ chức du lịch team building vào các ngày cuối tuần (thứ 6 đến chủ nhật) hoặc các ngày lễ Tết giá dịch vụ lưu trú, vé máy bay… sẽ cao hơn so với ngày thường. Tùy thuộc vào tính chất của công ty và khối lượng công việc, hãy sắp xếp thời gian của tổ chức cho phù hợp vào các ngày trong tuần hoặc cuối tuần.

Team building thường được tổ chức kết hợp với các chuyến dã ngoại, du lịch của công ty 

2. Địa điểm tổ chức team building ở đâu?

Nếu địa điểm tổ chức team building trong không gian kín thì chương trình không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố. Tuy nhiên, nếu tổ chức ở ngoài trời, trên bãi biển hoặc trong khu du lịch, nên biết đặc điểm thời tiết và khí hậu của khu vực.

Ngoài ra, việc xác định địa điểm tổ chức trò chơi team building trong không gian kín, ngoài trời hay bãi biển đóng vai trò quan trọng trong việc lên ý tưởng và tổ chức trò chơi team building. Đặc biệt là những trò chơi có tính linh động cao rất thích hợp sử dụng ngoài trời. Trò chơi trí tuệ thích hợp sử dụng trong nhà. Địa hình bao gồm sông và hồ, những bãi biển là nơi tuyệt vời để tổ chức các trò chơi liên quan đến nước.

3. Ý tưởng sáng tạo tổ chức team building

Việc tìm ra chủ đề/slogan team building phù hợp và ý nghĩa nhất cần tùy thuộc vào mục đích tổ chức team building của công ty. Những kỹ năng nào công ty muốn người chơi của mình thực hành thông qua trò chơi? Muốn gửi gắm thông điệp gì sau khi chương trình kết thúc? 

Sau khi hiểu rõ slogan của chương trình, hãy nghĩ về ý tưởng tổ chức đội nhóm thể hiện tốt nhất thông điệp và ý nghĩa của slogan. Thiết kế kịch bản chương trình team building theo concept có thể phát sinh nhiều chi phí như trang phục, dụng cụ trò chơi. Tuy nhiên, hiệu quả ở khía cạnh ấn tượng, dấu ấn và đặc biệt là hiệu quả, truyền thông lớn hơn rất nhiều so với một chương trình team building thông thường.

Chủ đề và ý tưởng tổ chức team building phải phù hợp với mục đích tổ chức chương trình 

4. Cách tổ chức trò chơi team building

Để tổ chức trò chơi team building trước tiên cần lên kịch bản trò chơi chi tiết. Về thời lượng, các chương trình team building thường kéo dài từ 45 đến 120 phút để đảm bảo phù hợp với thể trạng của hầu hết người tham gia.

Kịch bản trò chơi team building có 5 trạm trò chơi chính:

• Trò chơi 1: Khởi động
• Trò chơi 2: Phá băng
• Trò chơi 3: Vượt chướng ngại vật
• Trò chơi 4: Tăng tốc
• Trò chơi 5: Về đích

5. Truyền thông nội bộ

Mục tiêu cuối cùng của bất kỳ chương trình team building nào là sự gắn kết. Vì vậy, hãy cố gắng hết sức để tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ sao cho 100% nhân viên của công ty sẵn sàng tham gia. Đối với kế hoạch truyền thông trực tuyến, nên lập các đầu mục công việc và cập nhật những thông tin mới nhất về chương trình để mọi người trong công ty nắm rõ. Hôm nay sẽ giới thiệu áo thun team building, ngày mai là cảnh check-in và ngày mốt sẽ giới thiệu những phần thưởng giá trị dành cho đội chiến thắng. Như vậy, ai không thể chờ đợi để tham gia cùng bạn trên hành trình hàng ngày của bạn?

6. Lập danh sách thành viên tham gia

Lập danh sách người tham dự chi tiết sẽ giúp bạn thiết kế trò chơi xây dựng nhóm phù hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt trước các dịch vụ tiêu chuẩn, hợp lý hóa và thân thiện với ngân sách. Không chỉ cần quan tâm đến tổng số người đăng ký mà còn phải quan tâm đến số lượng thành viên nam, nữ và có người thân đi cùng hay không. Để đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, nhà hàng…

Lập danh sách người tham dự chi tiết sẽ giúp bạn thiết kế trò chơi dễ dàng hơn

7. Đặt trước các dịch vụ

• Đặt vé máy bay, tàu xe cho đoàn
• Đặt nhà hàng, phòng khách sạn
• Hướng dẫn viên, MC cho team building
• Thiết bị phục vụ cho chương trình 
• Dịch vụ quay phim, chụp ảnh cho team building

8. Tạo một lịch trình

Mỗi chương trình du lịch team building có lịch trình khác nhau tùy thuộc vào thời gian du lịch. Tuy nhiên, một lịch trình được thiết kế tốt sẽ giúp trải nghiệm càng nhiều hoạt động càng tốt mà không cảm thấy choáng ngợp.

Thời gian tổ chức team building nên vào sáng sớm hoặc chiều mát. Đây là khoảng thời gian không ảnh hưởng đến các hoạt động khác trong chương trình như tiệc gala, hội thảo đào tạo, tập huấn… Ngoài ra, thời tiết hai khoảng thời gian này rất dễ chịu và không ảnh hưởng đến sức khỏe của mọi người. 

Đêm Gala sẽ được tổ chức vào buổi tối cuối cùng trước ngày kết thúc chương trình. Đây là buổi tổng kết ý nghĩa và những giá trị của chương trình. Sau khi đã cùng nhau trải qua các hoạt động trong suốt chương trình, các thành viên sẽ trở nên cởi mở và gắn kết hơn. Vì thế, đêm gala chính là lúc họ chia sẻ và kết nối với nhau. Đây sẽ là khoảnh khắc khó quên nhất của chương trình team building. 

Mẫu kế hoạch tổ chức team building chuyên nghiệp và chi tiết nhất 

Mẫu kế hoạch tổ chức team building chuyên nghiệp Tải ngay tại đây 

Hy vọng rằng qua mẫu kế hoạch tổ chức team building mà 1BOSS đã chia sẻ ở bài viết trên. Quý độc giả có thể dùng trong việc tổ chức team building cho doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả nhất.

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Ban biên tập 1BOSS