Xem thêm:

• Mẫu sắp xếp và thiết lập nhân sự trong tổ chức sự kiện
• Mẫu checklist tổ chức sự kiện từ A đến Z
• Bảng dự trù kinh phí sự kiện được dùng phổ biến nhất

Kiểm tra công việc sự kiện trải qua bao nhiêu bước

1. Kiểm tra tổng quát tiến độ thực hiện sự kiện

Kiểm tra tổng quan tiến độ thực hiện sự kiện 

Đánh giá tiến độ thực hiện giúp nhà tổ chức sự kiện hiểu được tốc độ chuẩn bị sự kiện và những việc cần làm để phù hợp với lịch trình. Nhiệm vụ ở bước này là xem lại biểu đồ tiến độ, xem lại mốc thời gian chi tiết các hạng mục công việc của sự kiện. Nhà tổ chức kiểm soát quá trình thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc, công việc đã làm, đã hoàn thành và chưa hoàn thành là nắm được lượng Làm việc cho từng hạng mục công việc, v.v. 

2. Rà soát, hoàn thiện các thủ tục hành chính

Các thủ tục hành chính là rất quan trọng đối với sự kiện. Hãy tưởng tượng khi tất cả các công đoạn của sự kiện đã hoàn tất và đang chờ diễn ra. Tuy nhiên, do không được cấp phép nên sự kiện đã bị đình chỉ vô thời hạn, dẫn đến thiệt hại đáng kể về tài sản và tiền bạc. Vì vậy, các nhà tổ chức, dù tổ chức các sự kiện lớn hay nhỏ, phải luôn nhớ xin giấy phép liên quan đến sự kiện và theo dõi tiến độ thực hiện. 

Các thủ tục hành chính bắt buộc khi tổ chức sự kiện: Các sự kiện lớn như diễu hành, biểu diễn nghệ thuật và sự kiện thể thao cần phải có giấy phép tổ chức sự kiện. 
Các sự kiện nhỏ hơn như hội thảo và hội nghị không yêu cầu thủ tục này. Giấy phép, v.v. liên quan đến an toàn, bảo mật và môi trường. Một số sự kiện yêu cầu cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nội dung sự kiện. Các loại giấy phép khác liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện, chẳng hạn như giấy phép quảng cáo trên đường phố, giấy phép băng rôn, giấy phép tiếp đón và phục vụ khách du lịch nước ngoài.

3. Đánh giá công việc liên quan đến khách mời

Khách mời là yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện 

Khách mời là đối tượng chính muốn tác động đến mục tiêu của sự kiện. Nếu không có yếu tố khách mời, sự kiện của bạn sẽ không thể thành công. Vì vậy, trước khi bắt đầu sự kiện, nhà tổ chức phải xác định lại danh sách khách mời, đảm bảo chưa gửi thư mời, đồng thời rà soát xác nhận các thông tin liên quan và điều khoản phục vụ khách mời.

4. Kiểm tra địa điểm tổ chức 

Địa điểm tổ chức là nơi được lựa chọn để diễn ra các hoạt động trong khuôn khổ sự kiện và là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện. Do đó, hãy thống nhất với địa điểm và thường xuyên kiểm tra việc chuẩn bị địa điểm, bao gồm giao thông, bãi đậu xe, cổng chào, lễ tân, sảnh, lối vào, chỉ dẫn, khu vực phát triển sự kiện, các khu vực dịch vụ khác và lối thoát hiểm. Hãy xem xét cẩn thận các yếu tố sau khi chọn địa điểm để phù hợp với chủ đề của sự kiện; phù hợp với quy mô của sự kiện, đãi ngộ phù hợp, nghệ thuật và phong cảnh phù hợp; lối vào và lối ra phù hợp, các khu chức năng đầy đủ; tổ chức các yêu cầu về ăn uống, nhà ở, an ninh và các dịch vụ khác.

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến khuôn khổ các hoạt động của sự kiện 

5. Kiểm tra và phân bổ nhân lực thực hiện

Ngoài ban tổ chức, nguồn nhân lực tham gia tổ chức sự kiện vô cùng đa dạng bao gồm trưởng bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên các dịch vụ khác. Việc tuyển dụng, đào tạo và tổ chức nhân viên do đó cần được xem xét thường xuyên đối với từng vị trí cụ thể. 

6. Kiểm tra công tác hậu cần cho sự kiện

Một số hoạt động hậu cần cần được kiểm tra thường xuyên, chẳng hạn như: khâu tiếp đón khách mời, chuẩn bị xe đưa đón sự kiện, cho thuê phòng, đặt phòng khách sạn cho khách VIP, tạo thực đơn cho các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống sự kiện,...  

Mẫu danh sách các công việc cần kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện 

Danh sách kiểm tra công việc sự kiện hoàn chỉnh Tải ngay tại đây 

Mong rằng qua mẫu kiểm tra công việc sự kiện mà 1BOSS đã cung cấp ở bài viết trên. Bạn đọc có thể dùng mẫu này trong việc kiểm tra tiến trình tổ chức để sự kiện diễn ra thật thành công.

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Ban biên tập 1BOSS