Xem thêm:

• Mẫu checklist tổ chức sự kiện từ A đến Z
• Bảng dự trù kinh phí sự kiện được dùng phổ biến nhất

Sắp xếp nhân sự trong tổ chức sự kiện có quan trọng hay không?

Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện là yếu tố mang lại sự thành công cho sự kiện

Con người là tiền đề của mọi hoạt động diễn ra tại sự kiện và là nơi nảy sinh những ý tưởng thiết kế sân khấu sáng tạo và một kịch bản bài bản. Vì vậy nhân sự tổ chức sự kiện rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện đã được lên kế hoạch cụ thể trên giấy, và được thực hiện thành hiện thực trên máy tính. Do vậy, yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của một sự kiện chính là đội ngũ nhân sự.

Để sự kiện thành công tốt đẹp, đội ngũ nhân viên được chia thành các nhóm, mỗi nhóm hỗ trợ, giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc để sự kiện được diễn ra một cách thuận lợi và thành công nhất.

Những bộ phận cần phải có trong tổ chức sự kiện

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật trong tổ chức sự kiện 

Bộ phận kỹ thuật là một lực lượng lớn bao gồm kỹ sư âm thanh, kỹ sư ánh sáng, kỹ sư loa, micrô, biên tập, v.v. Đây là đội kỹ thuật vận hành thiết bị từ bàn điều khiển. Tôi thường ngồi ở khu bàn kỹ thuật cạnh cánh. Hoặc cuối sân khấu. Nhân viên kỹ thuật luôn có mặt tại khu vực bàn điều khiển và là những người hùng thầm lặng trong mọi sự kiện. Dù khách mời hay ban tổ chức đang cùng nhau khiêu vũ sau buổi biểu diễn hay ngồi vào bàn tiệc, nhân viên kỹ thuật luôn túc trực để chỉnh máy.

Ngoài việc thành thạo vận hành, đội ngũ kỹ thuật phải tập trung vào những gì đang xảy ra trong khán phòng và cung cấp các biện pháp kiểm soát kỹ thuật thích hợp và ngay lập tức. Ví dụ, trong một sự kiện cần tương tác nhiều với khán giả, người chịu trách nhiệm chiếu sáng cần nhanh chóng hướng ánh sáng vào khu vực khách mời đang phát biểu, bạn cần nhanh chóng điều chỉnh âm thanh ở mức phù hợp để có thể hấp dẫn mà không làm bạn mờ mắt. Khi phát sinh tình huống, người trực kỹ thuật phải theo dõi sát sao diễn biến sự kiện, MC cúng dường và nhiều yếu tố khác để kịp thời điều chỉnh.

Bộ phận giám sát

Đối với các sự kiện lớn, một Giám đốc điều hành sự kiện là không đủ. Một nhóm giám sát bộ phận nhỏ nên được bố trí cho sự kiện. Ví dụ: một người phụ trách khu kỹ thuật, một người phụ trách khách, một người phụ trách khâu, một người phụ trách khu vực cửa.

Sự kiện càng lớn thì càng có nhiều nhân viên giám sát. Các sự kiện long trọng hơn, nhiều khách mời hơn, phân chia quản trị thành nhiều chuyên ngành, chẳng hạn như: Người quản lý dịch vụ khách hàng là người làm việc trực tiếp với khách hàng. Người quản lý dịch vụ ăn uống chịu trách nhiệm về các dịch vụ ăn uống. Người quản lý chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính, tránh chi tiêu không phù hợp, ngăn ngừa thất thoát tài chính, bảo vệ tài chính 

Bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm tiếp đón khách mời 

Bộ phận kỹ thuật được coi là người hùng thầm lặng của sự kiện, ngược lại bộ phận lễ tân là bộ mặt của đơn vị tổ chức sự kiện. Quầy lễ tân được đội ngũ PG, nhân viên quầy check-in và check-out đông đảo.

Nhân viên lễ tân yêu cầu cả ngoại hình ưa nhìn và kỹ năng mềm. Những nam nữ thanh niên này phải có tay nghề cao, nhanh nhẹn, hoạt bát, ngoài ra phải có ngoại hình cân đối, nổi bật. Vì bộ phận này tiếp xúc trực tiếp với khách và những người tham gia nên thái độ của họ đóng vai trò rất quan trọng. Nhân viên lễ tân phải luôn chu đáo và niềm nở, không ngại can thiệp khi khách hỏi quá nhiều và nhờ khách giúp đỡ. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tâm trạng của khách mời mà còn làm xấu đi hình ảnh và ý nghĩa của sự kiện.

Bộ phận an ninh

Bộ phận An ninh chịu trách nhiệm giữ an toàn cho khách mời và toàn bộ sự kiện. Họ phải chịu rất nhiều áp lực vì áp lực đối với nhân viên an ninh càng lớn khi có sự kiện đông người, sự kiện quan trọng, nhiều khách mời quan trọng.

Bộ phận an ninh thường giải quyết các vấn đề di chuyển trong sự kiện của khách và bảo vệ người tham gia khỏi các vấn đề như bạo lực trộm cắp, cướp giật. Không chỉ vậy, họ còn hỗ trợ ban tổ chức và tham gia vào các nỗ lực cứu trợ trong trường hợp khẩn cấp không may xảy ra như hỏa hoạn, động đất và khủng bố. Trong các sự kiện đông người, bộ phận an ninh đóng một vai trò quan trọng trong việc sơ tán khách mời, ổn định khán đài, v.v.

Bộ phận phục vụ

Nhân viên phục vụ trong sự kiện 

Bộ phận phục vụ bao gồm đầu bếp và nhân viên phục vụ. Trong những buổi sự kiện chỉ có mời khách dùng nước hoặc món tráng miệng, công việc của nhóm phục vụ trở nên dễ dàng hơn. Ngược lại, đối với một sự kiện hoành tráng, cần phải có một số lượng lớn nhân viên phục vụ.Lúc này công việc của họ sẽ rất khó khăn và cần được quan sát cẩn thận. Nhân viên phục vụ cần cần được training kỹ càng trước khi bắt đầu công việc tại những buổi sự kiện lớn này. Sự thân thiện và ấm áp của họ tạo cho người tham gia cảm giác nhẹ nhàng và thoải mái. Ngược lại, nếu nhân viên phục vụ của bạn luôn mang vẻ mặt “cau có”, khách của bạn có thể cảm thấy nặng nề và buồn chán.

Mẫu sắp xếp nhân sự cho sự kiện mới nhất

Tải ngay tại đây 

Trên đây là mẫu sắp xếp và phân bổ nhân sự trong tổ chức sự kiện mà 1BOSS đã chia sẻ. Mong rằng Quý độc giả có thể sử dụng mẫu này trong những dự án của mình thật dễ dàng.

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Ban biên tập 1BOSS