Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 1BOSS OFFICE+ | Bộ công cụ quản lý công việc văn phòng từ A – Z
• 1BOSS Booking | Phần mềm quản lý lịch hẹn, lịch công tác online
• 8 lời khuyên dành cho C&B khi sử dụng phần mềm 1BOSS Payroll

Một số lỗi thường gặp trên hệ thống chấm công 

Bất cứ hệ thống phần mềm nào cũng sẽ có lúc xảy ra sự cố ngoài ý muốn. Có một vài lỗi mà doanh nghiệp thường hay gặp phải khi sử dụng hệ thống chấm công. Điều đó gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc của tập thể. Hãy cùng chúng tôi điểm qua một số lỗi thường gặp nhé!

Hệ thống máy chấm công thường xuyên mất kết nối 

Nguyên nhân của việc mất kết nối với hệ thống thường là đường truyền có vấn đề. Phần mềm được sử dụng không cùng mạng với hệ thống nên dễ gây ra lỗi đường truyền. Có thể là do doanh nghiệp sử dụng nhiều modem phát wifi. Hệ thống máy chấm công sử dụng một mạng nhưng máy chấm công vân tay lại dùng mạng khác. Điều đó dễ xuất hiện lỗi trên hệ thống vì không thể đồng bộ được máy chấm công.

Dữ liệu trên hệ thống chấm công vân tay bị sai sót  

Trên phần mềm quản lý chấm công, người quản lý có khả năng xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu thủ công. Lỗi sai thường gặp nhất là địa chỉ IP bị nhầm lẫn. Quy trình nhập liệu thủ công sẽ gây ra nhiều sai sót, ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp. Việc này cũng sẽ khiến doanh nghiệp tốn thêm chi phí thuê nhân công và giảm hiệu suất của tập thể. Việc cài đặt và nhập dữ liệu đầu vào mất rất nhiều thời gian, vì được thực hiện thủ công nên không thể tránh được sự cố. Doanh nghiệp cần phải ứng dụng phần mềm hỗ trợ để công đoạn nhập dữ liệu đạt hiệu suất tối đa.

Xuất hiện lỗi định vị, nhận diện không chính xác

Khi hệ thống máy chấm công xảy ra lỗi định vị, nhận diện không chính xác thì khả năng cao là do bộ phận quản lý đã xảy ra sơ suất. Họ đã không lập ra một quy tắc mã hoá nghiêm ngặt để xác định danh tính người dùng. Có càng nhiều máy chấm công thì lại càng phải có quy tắc quản lý thống nhất. Không thể sử dụng 1 ID cho nhiều người dù là khác máy chấm công. Các quy tắc phải được quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng xuất hiện lỗi ở các công đoạn sau.

Mất nhiều thời gian để nhập/xuất thông tin từ hệ thống chấm công

Trong quá trình quản lý, doanh nghiệp cần phải nhập/xuất thông tin trên máy chấm công. Nhưng hệ thống chấm công vân tay lại mất khá nhiều thời gian để thực hiện thao tác này. Việc doanh nghiệp cần làm chính là nâng cấp và đồng bộ thông tin trên hệ thống liên tục. Lựa chọn phần mềm chấm công cũng là vấn đề cấp thiết yêu cầu doanh nghiệp phải cân nhắc để thay đổi tình hình.

Rắc rối trong khâu xử lý bất thường trong chấm công 

Khi xảy ra các bất thường trên hệ thống chấm công, như là đi trễ, về sớm, nghỉ phép, sai ca làm, quên quẹt thẻ,… quy trình xử lý còn nhiều rắc rối. Vậy nên doanh nghiệp cần chủ động tạo lập các phương án quy định và xử lý vấn đề. Nhằm nâng cao năng suất của quy trình quản lý, giảm tải công việc cho nhân viên thì doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có khả năng linh hoạt xử lý những vấn đề bất thường.

1BOSS Checkin – Phần mềm hỗ trợ khắc phục lỗi trên hệ thống chấm công

Phần mềm quản lý chấm công giúp giải quyết những vấn đề về hệ thống chấm công 

Trải qua quá trình nghiên cứu, chúng tôi tự hào khi giới thiệu phần mềm quản lý chấm công 1BOSS Checkin với đa dạng các tính năng. Phần mềm này có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt hệ thống chấm công. Hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp khắc phục các lỗi thường gặp phải trên hệ thống. Chúng tôi đề cao khả năng tự động hóa của phần mềm, chuẩn hóa các cơ chế quản lý công, phép, tăng ca.

Tự động cơ chế quản lý, giảm thiểu sai sót 

Phần mềm quản lý chấm công có thể giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác hoạt động của hệ thống. Cơ chế tự động hoá sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót trong quy trình quản lý. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp thay đổi phương pháp chấm công thủ công, bằng excel, giấy, bảng,… Phần mềm có khả năng tự động phân luồng và xử lý các bất thường trong chấm công. Hệ thống phần mềm còn có thể thiết lập tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp. Các đơn nghỉ có phép hay không phép, phép năm, nghỉ không công, tăng ca,… đều sẽ được quản lý chặt chẽ.

Tự động hoá cơ chế quản lý trên hệ thống chấm công 

Tự động hoá khâu quản lý chấm công sẽ khiến cho bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm soát hơn. Từ công việc lập bản thống kê, phê duyệt hay quản lý các bất thường trong chấm công đều sẽ được hỗ trợ quản lý bởi phần mềm.

Quy chuẩn minh bạch trên hệ thống chấm công 

Hệ thống chấm công vân tay làm việc trên các quy chuẩn đã được thiết lập sẵn đảm bảo tính minh bạch, an toàn. Quy trình vận hành của hệ thống đã được nghiên cứu kĩ lưỡng nhằm đảm bảo được những sai sót mà doanh nghiệp thường mắc phải. Hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lập ra những quy chuẩn giám sát minh bạch, khắc phục những lỗ hỏng an ninh trong hệ thống chấm công. Doanh nghiệp sẽ tránh được các trường hợp nhập nhằng quy tắc, ảnh hưởng tới quyền lợi người lao động.

Quy chuẩn minh bạch trên hệ thống 

Xử lý các bất thường trong chấm công hoặc nghỉ phép 

Đôi khi sẽ xảy ra những tình huống bất thường trong công việc quản lý khiến cho doanh nghiệp lúng túng. Tuy nhiên, phần mềm có thể hỗ trợ bạn nhanh chóng xử lý các bất thường trong chấm công hoặc nghỉ phép. Các tình huống bất thường hay gặp phải là quên quẹt thẻ, sai ca làm, đi trễ, về sớm, nghỉ làm,… Doanh nghiệp cần chủ động lên kế hoạch để đối phó với các trường hợp như vậy. Nếu không chuẩn bị kịch bản để đối phó với những trường hợp này, doanh nghiệp sẽ mất thêm nhiều thời gian để xử trí. Bất kì doanh nghiệp nào cũng sẽ có những tình huống như vậy. Cho nên việc đưa phần mềm quản lý chấm công vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp là rất cần thiết.

Tích hợp API, cập nhật dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn

Phần mềm quản lý chấm công của chúng tôi có sử dụng API để liên kết đa kênh. Đây được xem là một bước phát triển đột phá giúp cho doanh nghiệp tăng tính linh động. API đã trở thành một công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp ở nhiều khâu, nhằm để thao tác quản lý hiệu quả hơn. Hệ thống sẽ giúp bạn liên kết nhiều kênh đa phương tiện, tích hợp chức năng cập nhật dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất chung của hệ thống nhờ ứng dụng API. Khả năng cập nhật dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực. Chỉ một vài thao tác trên một hệ thống duy nhất, bạn cũng đã có thể kiểm soát tất cả dữ liệu.

Nâng cao tính kỉ luật, đảm bảo quyền lợi nhân sự 

Tính kỉ luật trong nội bộ nhân viên luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp trăn trở. Bạn cần phải có những quy tắc để nâng cao tính kỉ luật trong doanh nghiệp. Phần mềm chấm công vân tay sẽ giúp doanh nghiệp gỡ bỏ mối lo về tính kỉ luật trong tập thể. Quyền lợi nhân sự cũng sẽ được hệ thống phần mềm giúp bạn đảm bảo, nhân viên sẽ không còn quá bận tâm về quyền lợi của mình. Hệ thống luôn theo dõi và cảnh báo những bất thường cho người quản lý. Vì thế việc bỏ sót những hành vi thiếu kỉ luật hay sự cố liên quan đến quyền lợi của nhân viên sẽ được hạn chế ở mức tối thiểu.

Nâng cao tính kỉ luật và quyền lợi nhân sự 

Báo cáo, chốt công thường xuyên 

Công việc đánh giá bao giờ cũng sẽ giúp doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ quy trình vận hành. Từ đó doanh nghiệp sẽ nhận ra các lỗ hỏng và khắc phục những thiếu sót. Hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tạo lập các bản báo cáo thường kỳ. Các bản báo cáo được trình bày ở nhiều dạng khác nhau, mang đến cái nhìn khách quan cho doanh nghiệp. Quá trình đánh giá cần phải dựa vào những bản báo cáo chi tiết, được cập nhật thường xuyên. Doanh nghiệp sẽ tránh khỏi những sai sót và kịp thời đưa ra hướng giải quyết thích hợp nhất.

Với những bản báo cáo chốt công, doanh nghiệp sẽ nhìn thấy được những hoạt động của nhân sự. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng sẽ giám sát được những biến động trong quy trình quản lý nhân viên. Nâng cao chất lượng của hệ thống chấm công là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp. Có thể mang đến sự thay đổi tích cực cho các doanh nghiệp cũng là mong muốn của chúng tôi.

Tạm kết

Thông qua bài viết này chúng tôi hy vọng rằng sẽ giúp đỡ được những doanh nghiệp đang gặp rắc rối về hệ thống chấm công. Việc hệ thống chấm công xảy ra lỗi là việc không ai mong muốn. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn đã và đang đối mặt với những vấn đề mà chúng tôi đã nêu ra ở trên thì hy vọng rằng bài viết đã đưa ra những cách khắc phục hiệu quả nhất.

Ban Biên Tập 1BOSS