---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 1BOSS HRM+ - Bộ công cụ quản lý nhân sự doanh nghiệp hiệu quả
• Bộ công cụ quản lý hoạt động kinh doanh toàn diện - 1BOSS CRM+

---

 

1BOSS OFFICE+ cần thiết như thế nào trong quản lý công việc văn phòng

 

Giải pháp phần mềm quản lý công việc 4.0

 

Bộ công cụ 1BOSS Online Office sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi công việc văn phòng đúng từng vị trí phù hợp của mọi thứ. Quy trình quản lý công việc diễn ra thuận lợi sẽ đem lại cho doanh nghiệp cũng như các phòng ban sự hiệu quả, năng suất làm việc cao. Cũng từ đó mà đem lại nguồn doanh thu cho doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công việc cũng là một sự cần thiết trong việc xây dựng niềm tin cho khách hàng hay nghĩ đơn giản là với nhân viên của công ty. Bộ công cụ không chỉ đơn giản là phân chia công việc cho mọi người mà còn là giải pháp văn phòng điện tử, công việc được giao cho từng bộ phận vào đúng thời điểm, có lợi thế trong việc phân bổ nhiệm vụ.

 

Quy trình quản lý công việc từ A-Z của bộ công cụ 1BOSS OFFICE+

 

Quản lý công việc là hoạt động quan trọng trong văn phòng doanh nghiệp và cũng là vấn đề nan giải trong việc tìm giải pháp quản lý hiệu quả của các nhà quản lý. Song, phần mềm quản lý giao việc Office online được xem là một công cụ tối ưu hỗ trợ phân tích mô hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức và cách thức quản lý của từng doanh nghiệp để đưa ra những quy trình quản lý công việc thích hợp.

Nhìn chung, quy trình quản lý công việc với 1BOSS Online Office bao gồm những hoạt động cơ bản sau:

Quản lý công việc => quản lý hồ sơ dự án => thông báo và tương tác nội bộ => quản lý tài sản, tài nguyên => thiết lập thời gian biểu.

 

Lập kế hoạch quản lý công việc với 1Boss Work - phần mềm quản lý giao việc

 

1BOSS Work – Chuyên nghiệp và tự động

 

Lập kế hoạch và tự động hoá triển khai quy trình Office online

 

1BOSS Work là phần mềm quản lý kế hoạch làm việc chuyên nghiệp thuộc bộ công cụ quản lý công việc 1BOSS OFFICE+, hỗ trợ lập kế hoạch làm việc chi tiết và rõ ràng, quản lý công việc chu đáo. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ tự động lập kế hoạch cẩn thận với phần mềm quản lý giao việc chuyên nghiệp, tạo một danh sách những việc cần làm chi tiết và thực tế. Qua đó hỗ trợ nhân bản dự án mẫu nhanh chóng và phân công công việc cụ thể tự động theo từng bộ phận, chức năng hoặc vị trí chuyên môn, nghiệp vụ.  

 

Thực hiện và theo dõi quá trình công việc của phần mềm quản lý công việc

 

Mức độ tự động hóa cao, giúp bạn dễ dàng cập nhật công việc vào lịch trình cá nhân và bắt đầu thực hiện nhiệm vụ công việc. Việc thiết lập các công việc mẫu và thông số kỹ thuật về thời gian hoạt độn cũng trở nên dễ dàn hơn nhờ quản lý danh sách kiểm tra và theo dõi tiến độ công việc bằng biểu đồ Gantt, bảng Kanban,... Bằng các công nghệ hiện đại này, doanh nghiệp dễ dàng phân quyền linh hoạt, dễ dàng gán quyền người dùng cho từng đối tượng/chức năng; tạo sự kiện và mời khách tham dự. Từ đó chuyên nghiệp hóa khả năng cảnh báo tự động khi có sự cố xảy ra, nhắc nhở thông minh.

 

Kết quả công việc được phân tích chuyên sâu 

 

Bộ công cụ 1BOSS OFFICE+ cũng cho phép doanh nghiệp quản lý chính xác hiệu suất, tự động cập nhật kết quả dự án dựa trên tiến độ, trích xuất và báo cáo phân tích dữ liệu kịp thời. Từ đó tạo lập các báo cáo chuyên sâu về kết quả công việc, tự động tổng hợp dữ liệu công việc theo bộ phận, người, nhóm, dự án, ... Các báo cáo này được hiển thị trực quan dưới dạng dữ liệu Excel, Dashboard, báo cáo động, v.v. 

 

1Boss Project - phần mềm quản lý hồ sơ dự án giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến độ công việc

 

Phần mềm quản lý dự án – tối ưu hiệu suất công việc 92%

 

Phần mềm quản lý hồ sơ dự án thông minh, phân chia công việc hiệu quả

 

1BOSS Project – phần mềm quản lý hồ sơ dự án hỗ trợ thiết lập dự án tự động dựa trên các mẫu/cột mốc, giai đoạn,... hoặc sao chép từ các dự án kế thừa trước đó. Từ đó phân bổ nhân lực, ngân sách và chi phí theo từng dự án để đảm bảo công bằng, minh bạch và hiệu quả. Cũng như kiểm soát tiến độ dự án, đặt giới hạn thời gian, phân phối các công việc một cách nhanh chóng. Thực hành quản lý dự án dựa trên Kanban, grant, Grid, WBS...  và tự động nhắc nhở cảnh báo khi phát hiện các vấn đề phát sinh và đề xuất hướng xử lý cho doanh nghiệp.

 

Giám sát và quản lý tiến độ dự án tối ưu với 1BOSS Online Office

 

1BOSS Online Office giúp bạn đặt mục tiêu cần thiết và quản lý tiến độ dự án trong suốt quá trình thực hiện. Trong đó bao gồm quản lý công việc, giám sát và theo dõi toàn diện tiến độ dự án,... tạo môi trường an toàn và đáng tin cậy để cộng tác toàn diện và chia sẻ dữ liệu quan trọng. Phần mềm cũng hỗ trợ bạn dễ dàng giám sát chi tiết mọi quy trình, mọi công việc và các vấn đề liên quan. Thiết lập và quản lý chi tiết các nguồn tài chính liên quan, doanh thu, chi phí, v.v ... Cảnh báo tự động đến toàn hệ thống 1BOSS OFFICE+ như kiểm soát tiến độ dự án, cảnh báo đến hạn công việc, cảnh báo rủi ro tự động.

 

Tổng kết và đánh giá dự án với phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc

 

Nhìn chung, phần mềm 1BOSS Office là giải pháp hỗ trợ bạn thực hành tổng hợp và phân tích báo cáo cuối kỳ, rút ​​ra bài học kinh nghiệm cho các dự án sau. Tự động theo dõi, thống kê kết quả dự án và xem các báo cáo trong thời gian thực. Thư viện và biểu đồ báo cáo đa dạng, sinh động và trực quan, dễ dàng so sánh với tiêu chí đề ra. Đánh giá chính xác năng suất làm việc của từng bộ phận và phòng ban dựa trên các báo cáo tự động. 

 

Quản lý thông báo và tương tác truyền thông nội bộ thông qua 1Boss Newfeed 

 

1BOSS Newfeed – mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp

 

Cập nhật thông tin và thông báo tin tức nhanh chóng với Online Office

 

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tương tác, thông báo, tin tức an toàn và đáng tin cậy trên một hệ thống thông tin tập trung để truyền tải thông điệp nội bộ. Mọi thông tin trong doanh nghiệp được lưu trữ, thông báo để quản lý công việc dễ dàng. Từ việc quản lý các cuộc trò chuyện, nhận xét và thông báo theo realtime như nguồn cấp tin tức Facebook. Sản phẩm 1BOSS Newfeed có chức năng phong phú và tiện lợi như phân loại thông báo để dễ dàng tìm kiếm; ghim các thông báo quan trọng, tên nhắc nhở, tệp đính kèm ... Với giao diện được thiết kế cấu trúc rõ ràng và thống nhất với bộ công cụ 1BOSS OFFICE+.

 

Thiết kế và xây dựng kênh truyền thông nội bộ chuyên nghiệp

 

Xây dựng và quản lý trang của công ty, cá nhân, bảng tin một cách chuyên nghiệp. Tạo kênh giao tiếp nội bộ chuyên nghiệp với nơi lưu trữ thông tin công ty và các bài báo thông báo, theo dõi sinh nhật nhân viên, chức năng xem xét thông báo. 

Tường công ty sẽ đăng thông báo cho nhân viên theo chủ đề, có chức năng tìm kiếm, xem thông báo của doanh nghiệp. Còn tường cá nhân thì tạo ra không gian riêng của từng cá nhân, nơi có thể xem chi tiết liên hệ, thay đổi ảnh đại diện/ảnh bìa, đăng bài viết cá nhân,...

 

Tính năng quản lý công việc văn phòng với đội nhóm hiệu quả

 

Với tính năng quản lý công việc văn phòng, phần mềm hỗ trợ tạo môi trường thảo luận nhóm chuyên nghiệp. Qua đó xây dựng các nhóm làm việc theo từng dự án/phòng ban; kèm chức năng thông báo và đăng bài trong từng nhóm. Đồng thời phân quyền truy cập cho leader cũng như nhân viên để thuận tiên trao đổi, thảo luận trực tiếp ngay trên hệ thống 1BOSS OFFICE+. Nói về tốc độ, phần mềm giúp doanh nghiệp cập nhật và xử lý thông tin nhanh chóng, an toàn và bảo mật, là giải pháp văn phòng điện tử trong doanh nghiệp. Ngoài ra, còn có khả năng đính kèm tài liệu đa phương tiện.

 

1Boss Asset hỗ trợ quản lý thông tin tài sản trong quản lý văn phòng  

 

Quản lý hiệu quả thông tin tài nguyên

 

Thông tin được đồng bộ hoá trên hệ thống 1BOSS OFFICE+

 

1BOSS Office+ giúp bạn quản lý lưu trữ tập trung thông tin tài nguyên/tài sản đồng bộ, cập nhật tự động theo thời gian thực, quản lý toàn diện chi tiết số lượng, đặc điểm, trạng thái, tình trạng sử dụng… của các nguồn lực bên trong doanh nghiệp. Việc tìm kiếm, lọc, sắp xếp thông tin theo nhóm tài sản, người dùng cũng trở nên dễ dàng hơn cho doanh nghiệp. 

Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ thiết lập kênh Booking để sử dụng nhanh chóng tài nguyên và tài sản theo realtime, tránh được những sai lầm phổ biến và nhầm lẫn với cách quản lý thủ công. Ngoài ra còn cho phép báo cáo và lập kế hoạch về thời gian sử dụng thực tế của từng tài sản/tài nguyên.

 

Cấp phát/thu hồi tài sản, tài nguyên hợp lý trong quản lý văn phòng

 

Các công việc: theo dõi trạng thái và quản lý toàn diện hoạt động tài sản và nguồn lực; cập nhật, lưu trữ toàn diện lịch sử phân bổ và thu hồi tài sản một cách đầy đủ chi tiết; theo dõi trạng thái tài sản và lịch sử cấp phát/thu hồi tài sản của từng cá nhân hoặc bộ phận; hỗ trợ xuất hoặc nhập file thông tin... trở nên dễ dàng quản lý trên cùng một hệ thống 1BOSS OFFCIE+. 

 

Quản lý khấu hao khi có phần mềm quản lý công việc và dự án

 

Phần mềm cũng giúp bạn tính toán thời gian và giá trị khấu hao, cập nhật liên tục theo thời gian thực; quản lý chi tiết khấu hao tài sản và nguồn lực, nắm bắt tình trạng kho hàng tồn cụ thể của doanh nghiệp. Vấn đề tính khấu hao giá trị đã sử dụng và giá trị còn lại của tài sản được tự động khấu hao theo thời gian thực trở nên đơn giản hơn nhờ có khả năng truy cập 24/7 của tài sản cố định và bộ công cụ 1BOSS OFFICE+ mọi lúc, mọi nơi trên bất kỳ thiết bị có kết nối mạng.

 

Sắp xếp thời gian biểu với 1Boss Booking - giải pháp văn phòng điện tử trong quản lý công việc văn phòng

 

1Boss Booking – giải pháp văn phòng điện tử

 

Hệ thống tập trung đồng nhất trong việc quản lý Online Office

 

Với hệ thống quản lý toàn bộ thông tin đồng nhất, các thông tin về phòng hội thảo và hệ thống thiết bị của doanh nghiệp sẽ được hiển thị trong thời gian thực, đầy đủ và chính xác. Lịch sử sử dụng phòng họp và các thiết bị được quản lý mọi lúc mọi nơi, cập nhật nhanh chóng khi có thay đổi. Bên cạnh đó, lưu lại thông tin người tham gia, theo dõi trạng thái xác nhận hoặc từ chối của họ.

 

Thiết lập công cụ đăng kí sử dụng phần mềm 1BOSS OFFICE+

Online Office cung cấp khả năng tìm kiếm phòng trống phù hợp với tiêu chí của người dùng. Đồng bộ hóa tự động lịch từ module sang lịch cá nhân để tạo sự chủ động trong công việc văn phòng. Nhắc nhở tự động với phần mềm quản lý lịch làm việc với chức năng tự động thông báo, nhắc nhở khi sắp hoặc trễ lịch. Khả năng cấp quyền linh hoạt dựa trên vai trò; bao gồm: người tổ chức, người điều hành, thư ký, người tham gia,...

 

Phần mềm quản lý công việc có giao diện tuỳ biến theo từng đặc điểm của doanh nghiệp

 

Phần mềm có giao diện khoa học đồng bộ với bộ công cụ 1BOSS OFFICE+, có khả năng tùy biến linh hoạt phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Phần mềm quản lý lịch làm việc có thể tùy biến linh hoạt và điều chỉnh giao diện cho các cuộc hẹn. Lịch trình được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau: theo ngày, theo tuần, theo tháng, theo phòng họp… kết hợp linh hoạt với nhiều màu sắc cho từng chủ đề hoạt động.

 

Tạm kết

 

Xét về tổng thể, phần mềm quản lý công việc đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều hành công việc một cách khoa học nhất có thể. Hướng tới mục tiêu giảm bớt đi gánh nặng hành chính và nâng cao hiệu quả công việc. Nhưng hãy hiểu rằng phần mềm không có khả năng siêu nhiên để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc nhanh nhất. Nhưng phần mềm sẽ giúp dự án không bị trì hoãn và đảm bảo chất lượng công việc từ tiến độ đến hiệu quả, tất nhiên là hoàn toàn dựa vào sức lao động của con người.

Đăng ký ngay để trải nghiệm Demo trực tiếp phần mềm hoặc liên hệ Phòng Tư vấn bằng cách:

 

Bấm vào link

 

Ban biên tập 1BOSS