---

Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 5 Lời khuyên giúp quản lý tiến độ công việc dự án hiệu quả
• Vì sao nhà quản trị cần tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp?
• 1BOSS OFFICE+ | Bộ công cụ quản lý công việc văn phòng từ A - Z

---

 

Tại sao lập kế hoạch công việc lại quan trọng với doanh nghiệp?

 

Lập kế hoạch công việc rất cần thiết cho doanh nghiệp để hoàn thành mục tiêu, mục đích và đây cũng là lí do để quyết định sự thành công của toàn bộ công ty. Kế hoạch công việc càng hoàn chỉnh thì thiết lập định hướng đúng đắn cho công ty và nhân viên sẽ càng cao.

 

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch công việc

 

Những lợi ích to lớn khi lập kế hoạch công việc:

• Giúp doanh nghiệp đưa ra hướng đi cụ thể và dễ dàng đạt được mục tiêu của mình
• Xác định được tính khả thi, đưa ra những phương án tối ưu nhất để thực hiện công việc
• Đưa ra những phương án đối phó khi gặp các trường hợp rủi ro
• Có cái nhìn tổng quát về tương lai, những thay đổi sẽ gặp phải và những tác động ảnh hưởng đến doanh nghiệp
• Dễ dàng kiểm tra các khâu chưa hoàn thành tốt, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất
• Mục đích cuối cùng là giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu nhanh nhất có thể

 

Các bước lên kế hoạch thực hiện công việc hiệu quả

 

 

Xây dựng kế hoạch công việc trên phần mềm online office

 

Bước 1: Xác định mục tiêu cho mỗi công việc

 

Cần xác định rõ mục tiêu ngay từ trước khi lập kế hoạch công việc

 

Việc xác định mục tiêu giúp bạn tập trung và dồn thời gian cũng như tâm huyết của mình cho công việc đó. Tuy nhiên, phải xác định được mong muốn và khả năng của mình để đưa ra những mục tiêu phù hợp. Tuyệt đối không nên đặt mục tiêu quá cao bởi nếu không đạt được sẽ khiến bạn bị suy giảm ý chí, cũng như đừng đặt mục tiêu thấp sẽ làm mất thời gian, công sức của mình mà kết quả đạt được cũng không cao.

 

Bước 2: Lên danh sách xây dựng kế hoạch công việc cần làm trong mỗi ngày, tuần, tháng, năm

 

Lập yêu cầu để theo dõi toàn bộ kế hoạch công việc

 

Sau khi đã xác định rõ ràng mục tiêu công việc, tiếp theo xác định danh sách công việc mình sẽ làm hàng ngày. Công việc nào làm trước, công việc nào làm sau để dễ dàng tính được thời gian thực hiện. Không nên đưa ra quá nhiều việc mình cần phải thực hiện trong một thời gian nhất định. Như vậy, mình sẽ bị áp lực về thời gian và hiệu quả công việc sẽ không như mong đợi.

 

Bước 3: Sắp xếp các thứ tự công việc, ưu tiên những công việc quan trọng

 

Lựa chọn trạng thái và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

 

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và kiểm soát được mức độ công việc.

Sắp xếp các thứ tự lập kế hoạch công việc theo sau:

• Công việc khuẩn cấp – phải làm: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
• Công việc quan trọng nhưng không đến mức độ khuẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
• Công việc khuẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác. 
• Công việc không quan trọng và không khuẩn cấp: Loại bỏ khỏi danh sách công việc

 

Bước 4: Theo dõi, tập trung thực hiện công việc

 

Khi việc được giao đưa ra hạn mức thời gian nhất định. Điều bạn cần làm là tập trung hoàn thành công việc, không những cho xong mà phải đạt được hiệu quả cao. Ngay lúc này, bạn cần loại bỏ mạng xã hội, điện thoại,… những thứ cản trở sự tập trung và luồng suy nghĩ của bạn. Tiết kiệm được thời gian và công sức của bản thân từ đó chúng ta sẽ hình thành được thói quen luôn hoàn thành tốt công việc được giao đúng hạn.

 

Theo dõi, tập trung hoàn thành công việc trên hệ thống

 

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện công việc

 

Theo dõi khối lượng công việc để giao việc phát sinh cho nhân sự

 

Trong quá trình thực hiện công việc sẽ có nhiều việc phát sinh không như bạn dự tính. Vì vậy, chúng ta phải sắp xếp hợp lý thời gian để giải quyết những sự cố ngoài ý muốn bằng cách đưa ra các phương án dự phòng để không phải bị mất quá nhiều thời gian, công sức, tiền bạc khi gặp phải một vấn đề phát sinh nào đó ngoài bảng kế hoạch bạn đã chuẩn bị kỹ càng từ trước.

 

Bước 6: Giám sát, theo dõi, kiểm tra từng bước thực hiện công việc

 

Xem xét thực hiện công việc tùy theo mức độ cấp thiết

 

Sau một ngày, để biết bản thân đã làm được đến đâu và liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn không, bạn có thể dành vào phút để đánh giá lại toàn bộ công việc, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả đạt được. Nhằm giúp cho bạn không đi sai hướng, đảm bảo chất lượng công việc, kịp thời điều chỉnh những lỗi sai chưa phù hợp với mục tiêu của mình.

 

Bước 7: Ghi nhận sự cố gắng, thành công của chính mình

 

Sau khi hoàn thành tiến độ công việc hãy tự khích lệ, ghi nhận thành công của mình. Đây là động lực mạnh mẽ để bạn tiếp tục thực hiện kế hoạch dài hạn và sẵn sàng lên một kế hoạch khác cho thời gian tới. Và hãy tự động viên chính bản thân mình, cho dù kết quả có tốt hay xấu miễn là bạn đã cố gắng hết mình, đã rất là chăm chỉ và siêng năng. Và nếu như bạn muốn mọi người công nhận sự thành công của bản thân, thì trước tiên người đầu tiên công nhận đó phải là chính bản thân bạn.

 

1BOSS OFFICE – Phần mềm xây dựng kế hoạch công việc online trên mọi nền tảng

 

Phần mềm 1BOSS OFFICE+ giúp bạn lên kế hoạch và quản lý công việc dễ dàng

 

Phần mềm 1BOSS OFFICE+ cho phép xây dựng kế hoạch công việc theo nhu cầu doanh nghiệp, quản lý tiến độ công việc và dự án của các phòng ban, lên kế hoạch công việc cực kì bài bản và chi tiết. Khắc phục được những điểm hạn chế của cách lập kế hoạch cũ.

Sau đây, là một số lợi ý khi lập kế hoạch công việc trên phần mềm 1BOSS Office:

 

Lập kế hoạch công việc trên phần mềm 1BOSS OFFICE+

 

Theo dõi công việc cá nhân của nhân viên trong từng nhóm yêu cầu khác nhau (Ví dụ đội Marketing)

 

Khi sử dụng tài khoản cá nhân do doanh nghiệp cung cấp, nhân viên được phép lập các công việc trên phần mềm, xây dựng các kế hoạch công việc cụ thể, rõ ràng, chi tiết. Trong đó gồm có: mẫu công việc, mã công việc, tên công việc, người hỗ trợ, người giám sát, mức độ ưu tiên,… Và đặc biệt là có cả thời gian bắt đầu và kết thúc. Nhằm tối ưu hoá thời gian của sếp và nhân viên, tránh tình trạng đi sai hướng. Giúp nhân viên tập trung thực hiện công việc hơn vì phần mềm 1BOSS có tính năng tự động thông báo hạn giao công việc. Hơn thế, các quản trị viên có thể theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên từ xa.

 

Dễ dàng kiểm soát trạng thái của mỗi công việc trên 1BOSS OFFICE+

 

Trạng thái của mỗi công việc

 

Thông thường, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với tình trạng “công việc chất đầy như núi”, nhưng vẫn không hoàn thành được công việc nào trọn vẹn và đúng hạn. Nhưng trên quản lý phần mềm 1BOSS Office thì việc sắp xếp công việc vô cùng rõ ràng và rành mạch. Được sắp xếp đầy đủ chi tiết theo các ô trạng thái không chỉ kế hoạch theo ngày mà còn là kế hoạch cho tháng, năm. Giúp cho doanh nghiệp thuận lợi kiểm soát các công việc với nhau, liên kết giữa các phòng ban cũng dễ dàng hơn.

 

Báo cáo công việc trở nên dễ dàng nhờ phần mềm 1BOSS OFFICE+

 

Hỗ trợ báo cáo công việc nhanh-gọn-lẹ nhằm tối ưu hoá thời gian và giúp cho các nhà quản trị viên dễ dàng đối chiếu và so sánh các hoạt động công việc.

 

Xuất báo cáo của phần mềm 1BOSS OFFICE

 

Các mẫu báo cáo trên phần mềm bao gồm:

• Báo cáo công việc theo dự án
• Báo cáo công việc theo nhân viên
• Báo cáo định mức dự án
• Báo cáo lãi lỗ dự án
• Báo cáo chi tiết công việc/vấn đề/yêu cầu hỗ trợ/Milestone/Release
• …

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ giám sát và sử dụng các tài nguyên, tài sản của doanh nghiệp hiệu quả. Tiết kiệm chi phí quản lý.

 

Tạm kết

 

Phần mềm quản lý công việc 1BOSS OFFICE hỗ trợ lên kế hoạch và quản lý hiệu quả công việc chuyên nghiệp. Tự động hoá 80% công việc và kiểm soát tốt 20% công việc phát sinh và đặc biệt là linh hoạt truy cập quản lý từ xa 24/7.

Để biết chi tiết hơn về phần mềm, bạn có thể liên hệ với 1BOSS bằng cách:

 

Bấm vào link để đăng ký hỗ trợ

 

Ban Biên Tập 1BOSS.

 

---

 

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho