Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Tư duy xây dựng quy trình bán hàng tự động trên phần mềm CRM
• 4 hạn chế phổ biến của các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

Một số lí do khiến phần mềm quản lý dịch vụ chưa phát huy hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ là phương án tốt nhất dành cho doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin khách hàng. Để đưa ra phương án chăm sóc khách hàng tốt nhất, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch chi tiết. Đặc biệt chú ý đến những vấn đề có thể khiến phần mềm quản lý dịch vụ không phát huy được hiểu quả như sau:

Phần mềm quản lý dịch vụ chưa phát huy hiệu quả

Phần mềm cung cấp dịch vụ chăm sóc chưa tốt

Dịch vụ mà phần mềm quản lý cung cấp chưa đáp ứng được nhu cầu thực tiễn của khách hàng. Khi đó, các phúc lợi mà doanh nghiệp đưa ra không được khách hàng đón nhận tích cực. Vì thế mà khả năng khách hàng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp sẽ không cao. Để khắc phục, doanh nghiệp cần tìm hiểu thị hiếu của khách hàng, để từ đó đưa ra những dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Chưa cung cấp dịch vụ chăm sóc tốt nhất cho khách hàng

Phản hồi chậm, phần mềm không cập nhật thời gian thực

Việc chậm trễ cập nhật thông tin của khách hàng sẽ gây ra nhiều phiền toái cho cả đôi bên, ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của doanh nghiệp. Lý do là vì một số phần mềm trên thị trường hiện nay không thể cập nhật số liệu realtime trên hệ thống. Khiến doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc nắm bắt được thông tin, xử lý khiếu nại nếu không nắm bắt được tình hình. Vì vậy, để phải đảm bảo khả năng phản hồi của doanh nghiệp luôn cập nhật theo realtime, cần phải đảm bảo phần mềm có tính năng cập nhật liên tục và chính xác.

Không đưa ra được phương án đền bù hợp lí sau khiếu nại

Sau khi khách hàng gửi đơn tố cáo khiếu nại, doanh nghiệp cần phải đưa ra những phương án xử lý phù hợp. Tuy nhiên nếu áp dụng phần mềm quản lý dịch vụ thì mọi việc sẽ nhanh chóng hơn. Hiện tại một số phần mềm trên thị trường không có sẵn tính năng hỗ trợ giải quyết thích hợp. Điều này làm cho doanh nghiệp còn lúng túng khi xử lý sau khiếu nại cho khách hàng. Bạn cần phải rà soát thị trường, chủ động nắm bắt thị hiếu khách hàng để đưa ra phương án hợp lý nhất. Doanh nghiệp cần chủ động hơn nữa để cải thiện vấn đề đền bù sau khiếu nại trên hệ thống quản lý dịch vụ.

Chi phí khá cao, tốn kém

Doanh nghiệp cần cân nhắc kĩ chi phí

Một vấn đề của các phần mềm khiến nhiều doanh nghiệp lắc đầu ngao ngán chính là chi phí bỏ ra còn khá cao, đối với các phần mềm giá rẻ thì lại không thể đảm bảo đủ các tính năng mà doanh nghiệp mong muốn. Để cân bằng điều này, doanh nghiệp cần phải nắm rõ bản chất công việc cần sử lý, ứng dụng những phân hệ phù hợp, tránh gây lãng phí khi mua cả 1 pahafn mềm đắt đỏ. Như vậy, phần mềm của doanh nghiệp vẫn đầy đủ các tính năng cần có, giải quyết tốt vấn đề mà bạn đang gặp phải. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí bỏ ra cho phần mềm, giảm thiểu chi phí phát sinh.  

5 bước giúp doanh nghiệp xử lý khiếu nại của khách hàng trên phần mềm quản lý

Làm sao để xử lý khiếu nại của khách hàng trên phần mềm quản lý nhanh chóng, hiệu quả? Đó cũng chính là điều mà nhiều doanh nghiệp đang quan tâm. Sau đây là một vài đề xuất của chúng tôi, có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề xử lý khiếu nại hay gặp phải trên phần mềm quản lý.

Bước 1: Thiết lập các mẫu xử lý khiếu nại thường gặp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chủ động thiết lập sẵn các mẫu khiếu nại thường gặp. Doanh nghiệp nên thực hiện công tác này để chuẩn bị phương án giải quyết tốt nhất, như vậy, khi khách hàng có bất kỳ tố cáo khiếu nại nào doanh nghiệp cũng sẵn sàng giải quyết. Việc chủ động tạo mẫu xử lý khiếu nại trên phần mềm sẽ giúp bạn linh hoạt ứng phó hơn. Khách hàng cũng sẽ được giải quyết sớm các vấn đề mà mình tố cáo.

Bước 2: Dùng phần mềm quản lý thông tin khách hàng để giám sát tình hình

Việc đưa phần mềm quản lý thông tin khách hàng vào quy trình làm việc thực sự rất cần thiết. Phần mềm sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp theo dõi được tình hình xử lý công việc. Bên cạnh đó tình hình giải quyết khiếu nại của khách hàng trên hệ thống sẽ được giám sát chặt chẽ. Hiện nay các phần mềm quản lý dữ liệu đa phần đều sẽ có những tính năng cho phép doanh nghiệp giám sát quá trình này.

Bước 3: Ứng dụng công nghệ cao theo dõi và cập nhật trạng thái của khách hàng

Ứng dụng công nghệ cao để quản lý thông tin khách hàng 

Doanh nghiệp cần sớm áp dụng công nghệ cao vào quy trình quản lý. Điển hình là việc nên sử dụng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng, phần mềm dịch vụ để tối ưu hoá việc cập nhật tình hình, trạng thái của khách hàng. Doanh nghiệp có thể tự động hoá những phân đoạn dễ sai sót nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại.

Bước 4: Chăm sóc khách hàng sau tố cáo khiếu nại

Sau khi xử lý tố cáo khiếu nại, doanh nghiệp cũng cần phải chú trọng việc chăm sóc khách hàng. Công tác chăm sóc khách hàng sau khiếu nại sẽ được phần mềm quản lý dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp. Việc chú ý chăm sóc khách hàng sau khiếu nại sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt khách hàng. Dịch vụ chăm sóc chỉn chu sẽ làm tăng khả năng khách hàng quay lại và gắn bó với doanh nghiệp.

Bước 5: Trích xuất báo cáo, tổng hợp các vấn đề khiếu nại thường gặp và khắc phục xử lý

Cuối cùng, sau khi xử lý các khiếu nại thì doanh nghiệp cần phải thống kê lại toàn bộ số liệu. Việc này nhằm mục đích lập báo cáo chi tiết, từ đó doanh nghiệp sẽ có được những số liệu phản ánh tình hình hoạt động. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải có hướng khắc phục xử lý những vấn đề còn tồn đọng. Người quản lý nên tránh để lặp lại những lỗi sai đã bị khách hàng phản ánh nhiều lần.

1BOSS CS – Phần mềm quản lý dịch vụ chuyên nghiệp 

Chúng tôi tự hào khi giới thiệu phần mềm quản lý dịch vụ chuyên nghiệp – 1BOSS CS đến với bạn. Bên cạnh những tính năng thường thấy, chúng tôi đã nghiên cứu phát triển thêm những công nghệ tích hợp trong phần mềm. Hứa hẹn sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản lý.

Phần mềm quản lý dịch vụ chuyên nghiệp

Lập kế hoạch chăm sóc khách hàng sau mua chi tiết

Sau khi hoàn thành giao dịch, khâu chăm sóc khách hàng cần được chú trọng để ghi điểm và tăng thiện cảm cho doanh nghiệp. Với phần mềm quản lý dịch vụ, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ lên kế hoạch cụ thể chi tiết. Việc chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp sau mua chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng tiềm năng. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỉ lệ khách hàng quay lại và gắn bó lâu dài.

Cơ chế tự động, loại bỏ hoàn toàn sai sót thủ công

Phần mềm tự động hoá tất cả các khâu nhập liệu, xử lý thông tin khách hàng nhằm hạn chế sai sót. Tự động hoá các quy trình chăm sóc cơ bản sẽ giúp doanh nghiệp giảm nhẹ chi phí. Ngoài ra phần mềm có khả năng nhắc nhở giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kì sự kiện nào. Một lời chúc sinh nhật, ưu đãi vào các ngày đặc biệt sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng.

Theo dõi thường xuyên, cập nhật trạng thái của khách hàng sau giải quyết khiếu nại

Giám sát trạng thái khách hàng thường xuyên 

Sau tố cáo khiếu nại, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giám sát trạng thái của khách hàng. Việc này có thể giúp cho doanh nghiệp đưa ra những phương án tốt nhất khi có yêu cầu từ khách hàng. Công tác theo dõi điểm tiếp xúc, cập nhật nhanh chóng trạng thái của khách hàng sẽ được phần mềm báo cáo lại. Nếu có vấn đề phát sinh cần giải quyết thì doanh nghiệp cũng sẽ chủ động tiếp nhận và xử lý.

Đánh giá, xếp hạng định kỳ mức hài lòng của khách hàng 

Phần mềm có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá và xếp hạng theo định kỳ mức hài lòng của khách hàng. Thông qua việc tổng hợp ý kiến phản hồi, doanh nghiệp sẽ nhận ra những thiếu sót còn tồn đọng trong khâu quản lý. Mức hài lòng của khách hàng là một trong những thước đo sự thành công của doanh nghiệp. Vì thế mà để tăng mức độ hài lòng của khách hàng, doanh nghiệp cần phải chỉn chu trong từng khâu tổ chức và quản lý.

Tạm kết

Thông qua bài viết này, chúng tôi hy vọng sẽ giúp đỡ được các doanh nghiệp vẫn còn đang gặp phải những vấn đề như đã nêu trên. Xử lý khiếu nại của khách hàng trên phần mềm sẽ không còn là vướng mắc gây khó khăn cho doanh nghiệp nữa.

Ngoài ra, nếu bạn đang quan tâm đến phần mềm 1BOSS CS, bạn có thể liên hệ với 1BOSS bằng cách sau để được tư vấn nhanh nhất.

Ban Biên Tập 1BOSS.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho