Xem thêm bài viết liên quan:

• Quy trình sales từ A - Z: Chuẩn hóa quy trình bán hàng từ online đến trực tiếp
• Quy trình ISO 9001: Cách xây dựng hệ thống quản lý chất lượng
• Quy trình quản trị mục tiêu với MBO từ A - Z

1.  Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban có chung cùng mục tiêu

Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Các thành viên trong cùng một nhóm khó có thể tiếp cận với nhau nếu họ không thực sự hiểu về công việc cũng như mục tiêu công ty. Nhà quản lý cần cung cấp cái nhìn tổng thể về mục tiêu chung công việc thông qua một cuộc họp hoặc thảo luận nhóm giữa các bộ phận trước khi bắt đầu dự án. Điều này cũng giúp tăng tính đoàn kết, giúp các nhân viên, các phòng ban có sự liên kết và thấu hiểu. Một trong những cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng chính là tạo nên vòng phản hồi cho nhân viên. 

2.  Cảm thông và đồng nhất với nhau trong công việc

Các phòng ban trong doanh nghiệp cần tạo sự liên kết và thấu hiểu lẫn nhau nhằm hỗ trợ việc hợp tác trở nên suôn sẻ và cho hiệu quả tốt nhất. Hiểu cơ bản về công việc của các phòng ban khác nhằm tăng tính tương tác, giúp tăng hiệu suất công việc. Nhân viên cần hiểu được các khó khăn và thách thức mà đồng nghiệp mình tại các phòng ban khác đang phải gánh vác. Việc điều chỉnh và thực hiện nền văn hóa doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng và liên kết giữa đồng nghiệp và các phòng ban với nhau. 

3. Giao tiếp với sự tôn trọng – cách bắt nguồn làm việc hiệu quả giữa các phòng ban

Thông thường tại các phòng ban hoặc bộ phận riêng thường áp dụng ngôn ngữ chuyên ngành riêng nhằm thuận tiện trong việc trao đổi công việc. Khi giao tiếp chung giữa các phòng ban, nhân viên trong doanh nghiệp cần sử dụng ngôn ngữ chung mà tất cả mọi người đều có thể hiểu. Việc áp dụng các thuật ngữ chuyên môn thường dùng khi giao tiếp với các thành viên trong nhóm sẽ khiến các nhóm khác cảm thấy khó hiểu và khó chịu. Không những thế việc sử dụng thuật ngữ riêng còn có thể gây ra các sai lầm khi xử lý công việc. 

4.  Hoạt bát, nhiệt tình trong các hoạt động của phòng ban khác

Một trong những bí quyết xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban chính là tăng cường tính tương tác và liên kết giữa các phòng ban. Đối với các dự án lớn các doanh nghiệp cần đến sự hợp tác của nhiều bộ phận. Để có hiệu quả và năng suất công việc tốt nhất các phòng ban cần tương tác và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Nhà quản lý cần tổ chức các cuộc thảo thuận, cuộc họp để các nhóm trong doanh nghiệp có thể trao đổi công việc với nhau. Việc xây dựng quy trình làm việc khoa học và hợp lý giữa các phòng ban sẽ tránh việc đỗ lỗ và đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. 

5. Liên tục cập nhật và chia sẻ thông tin một cách nhanh nhẹn và chính xác

Chia sẻ thông tin cùng nhau trao đổi

Môi trường làm việc năng động, hiện đại cho phép các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp có thể chia sẻ và cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi. Doanh nghiệp cần tạo dựng nên những phần mềm phù hợp để nhân viên có thể chia sẻ thông tin cũng như đóng góp ý kiến và đưa ra quan điểm, nhận xét của mình. Các phần mềm lưu trữ chứa hầu hết các thông tin liên quan đến dự án, khi có thành viên hoặc bộ phận mới tham gia vào họ có thể dễ dàng bắt nhịp bằng cách xem lại dữ liệu hoặc tương tác trước đây. Các ứng dụng này cho phép nhà quản lý chia sẻ thông tin đến các thành viên phù hợp. 

6. Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban có sự liên kết 

Mối quan hệ giữa các trưởng bộ phận, người lãnh đạo của các nhóm với nhau ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ cộng tác của các thành viên trong nhóm. Chính vì vậy các trưởng nhóm, trưởng bộ phận cần hình thành văn hóa trong đội ngũ lãnh đạo. Với tư cách là người quản lý dự án, trưởng nhóm cần hình thành văn hóa hợp tác bằng cách xây dựng mối quan hệ với trưởng nhóm tại các bộ phận khác. Điều này sẽ làm tăng sự liên kết cũng như tinh thần tập thể, sức mạnh đoàn kết của đội ngũ nhân sự. 

7.  Tổ chức các hoạt động vui chơi, ăn mừng, liên hoan

Ăn mừng, liên hoan cùng các phòng ban

Việc ăn mừng chiến thắng và tán dương vai trò của nhân sự trong thành công của dự án hoặc một dấu mốc quan trọng của doanh nghiệp mang đến lợi ích to lớn. Điều này sẽ giúp nuôi dưỡng lòng tự tin, sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm cũng như giữa các phòng ban khác nhau. Việc đặt ra các mục tiêu và ăn mừng sau khi vượt qua được cột mốc đấy sẽ tạo và duy trì động lực để nhân viên phá vỡ các rào cản và hăng say làm việc. Lễ kỷ niệm không cần quá lớn, trưởng bộ phận có thể mời ăn trưa hoặc tổ chức một buổi ăn uống vào cuối tuần. 

8.  Tạo sự tương tác, phản hồi giữa các phòng ban

Xây dựng một môi trường làm việc mà các thành viên trong nhóm có thể nói lên ý kiến và cảm nghĩ của mình. Khuyến khích nhân viên của mình đưa ra các nhận xét, sáng kiến nhằm tăng hiệu quả làm việc. Đây là một trong những các bước cải tiến quy trình làm việc được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng.  Nêu cao tinh thần phê bình, tự phê bình cũng được nhiều doanh nghiệp hưởng ứng. 

9.  Đặt niềm tin lên hàng đầu, trung thực không giả dối

 Niềm tin là chìa khoá quan trọng trong tất cả các mối quan hệ

Tạo dựng và nuôi dưỡng niềm tin giữa các thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Niềm tin chính là nền tảng đầu tiên để các bộ phận hoạt động và phát triển, mang đến năng suất trong công việc. Sự tin tưởng cần xuất phát từ tính minh bạch, chính trực, công bằng và đạo đức, năng lực của các thành viên trong nhóm. Chìa khóa quan trọng nhất để xây dựng nên niềm tin chính là tính nhất quán, các thành viên trong nhóm cần hiểu được rằng chỉ có hợp tác và cùng nhau nỗ lực mới có thể mang đến thành công. 

10. Tạo nên môi trường làm việc thoải mái, vui vẻ 

Một trong những phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý chính là tạo dựng môi trường làm việc thoải mái. Tâm lý ảnh hưởng rất nhiều đến sức sáng tạo cũng như hiệu suất làm việc nhất là với nhân viên văn phòng và người hoạt động trí não. Tâm lý thoải mái giúp thúc đẩy hiệu quả làm việc, tăng tính đoàn kết và cởi mở giữa các nhân viên, từ đó tăng hiệu quả và năng suất công việc. 

11. Tăng cường liên kết với nhau qua các hoạt động ngoại khóa

Trong doanh nghiệp các nhân viên thường chỉ giao tiếp và tương tác với nhau tại các cuộc họp hoặc dự án lớn. Điều này sẽ khiến mối quan hệ giữa các phòng ban trở nên cứng nhắc và xa cách. Nhà quản lý cần cung cấp môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng thông qua việc kết nối giữa các bộ phận với nhau. Xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban thông qua các phương pháp hợp tác, liên kết mở giúp tăng tính đoàn kết và sức mạnh nhân sự của các doanh nghiệp. Quy trình này cũng giúp tăng hiệu quả xử lý, giải quyết công việc, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho