Xem thêm một số bài viết liên quan:

Thực trạng về việc các doanh nghiệp sử dụng văn phòng theo cách truyền thống:

• ---

  Hình ảnh văn phòng với núi giấy tờ, tủ hồ sơ chất đầy tài liệu không còn xa lạ với chúng ta. Theo một báo cáo từ IDC, 90% các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp vẫn được lưu trữ dưới dạng giấy tờ. Các doanh nghiệp trung bình sử dụng tới 10.000 tờ giấy mỗi năm cho mỗi nhân viên. Điều này không chỉ tốn kém về chi phí giấy, mực in mà còn tốn công sức và thời gian để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu.

• ---

  Chưa hết, một nghiên cứu từ PwC cho thấy, 7.5% tài liệu giấy bị mất hoặc không thể tìm thấy khi cần thiết. Còn theo Gartner, mỗi năm các doanh nghiệp mất khoảng 600 tỷ USD do các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu giấy. Đây là những con số đáng báo động cho thấy sự không hiệu quả của việc sử dụng văn phòng theo cách truyền thống.

• ---

  Có một con số đáng chú ý: trung bình một nhân viên văn phòng tiêu tốn 10.000 tờ giấy mỗi năm, tương đương với hàng tấn cây cỏ, hàng tấn rừng và hàng tấn thời gian bị mất đi. Chưa kể đến việc tìm kiếm tài liệu trong ngăn kéo hoặc phải đối diện với máy in hết mực vào cuối tuần!

• ---

  Giữa "rừng giấy" ấy, việc tìm kiếm thông tin, phê duyệt hồ sơ, lưu trữ dữ liệu trở thành cơn ác mộng, kìm hãm hiệu quả công việc và khiến tinh thần nhân viên chìm trong uể oải.

Cơn ác mộng "văn phòng giấy"

"Văn phòng giấy" - Thách thức trong bối cảnh hiện đại
Sự bùng nổ của công nghệ số đã mở ra cánh cửa cho một kỷ nguyên mới, nơi mọi thứ vận hành với tốc độ ánh sáng. Những văn phòng truyền thống, thủ công đang dần mất đi sự ưu ái bởi:

• ---

  Mất thời gian & năng suất lao động giảm sút: Một nhân viên có thể mất đến 30% thời gian làm việc chỉ để tìm kiếm thông tin. Việc tìm kiếm, lưu trữ và xử lý tài liệu giấy rất mất thời gian và công sức, khiến nhân viên không thể tập trung vào công việc chính.

• ---

  Tốn kém chi phí & tài nguyên: Chi phí in ấn, lưu trữ, bảo quản giấy tờ là gánh nặng lớn cho doanh nghiệp.

• ---

  Rủi ro bảo mật và an toàn thông tin: Giấy tờ dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc bị truy cập trái phép, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ thông tin mật từ các tác động bên ngoài.

• ---

  Hạn chế khi làm việc từ xa/cộng tác: Các tài liệu giấy không thể dễ dàng chia sẻ và truy cập từ xa, gây cản trở lớn cho sự linh hoạt và cộng tác giữa các bộ phận, chi nhánh.

• ---

  Tác động tiêu cực đến môi trường: Cỏ cây đang khóc, rừng đang khóc, và chúng ta đang khóc vì lượng giấy tiêu thụ ngày càng tăng, "văn phòng giấy" thực sự không thân thiện với môi trường.

Hành trình gian nan khi theo đuổi văn phòng không giấy
Chuyển đổi từ văn phòng giấy sang văn phòng không giấy là một hành trình không hề đơn giản. Nó đòi hỏi sự thay đổi lớn trong cách thức làm việc và quản lý của doanh nghiệp. Đã và đang đồng hành các SMEs theo đuổi “văn phòng không giấy", 1BOSS thấu hiểu rằng đây là một hành trình không hề đơn giản với những thách thức:

• ---

  Kháng cự thay đổi từ nhân viên: Nhân viên đã quen thuộc với cách làm việc truyền thống và thường kháng cự lại các thay đổi. Họ có thể cảm thấy không thoải mái khi phải học cách sử dụng các công cụ kỹ thuật số mới và lo lắng về khả năng làm việc của mình trong môi trường mới.

• ---

  Lo ngại về mức chi phí đầu tư ban đầu khá cao: Chuyển đổi sang văn phòng không giấy đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể cho các phần mềm, phần cứng và đào tạo nhân viên. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể cảm thấy áp lực về tài chính khi phải đối mặt với những chi phí này.

• ---

  Quan ngại về thay đổi quy trình và quản lý: Chuyển đổi sang văn phòng không giấy không chỉ đơn giản là số hóa tài liệu, mà còn đòi hỏi thay đổi toàn bộ quy trình làm việc và quản lý. Điều này cần sự hỗ trợ và cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
• Chưa tìm được công cụ hỗ trợ phù hợp.

Hành trình theo đuổi "văn phòng không giấy"

---

1BOSS đồng hành cùng bạn chinh phục "Văn phòng không giấy"

1BOSS đồng ý rằng không thể nào loại bỏ 100% giấy tờ khỏi môi trường văn phòng làm việc. Tuy nhiên, việc chuyển đổi số đến 80% đã có thể tạo ra những thay đổi lớn đối với doanh nghiệp

Làm việc cùng hệ thống thông minh và hiện đại

1BOSS OFFICE+ chính là giải pháp hoàn hảo đang dần khẳng định tính hiệu quả với những lợi ích sau đây:

Tự động hóa quy trình làm việc: Từ việc quản lý tài liệu, lập kế hoạch, giao task cho đến theo dõi và đánh giá hiệu suất, tất cả đều thực hiện trên nền tảng trực tuyến. Được quản lý theo thời gian thực.

Linh hoạt làm việc từ xa/cộng tác: Dễ dàng chia sẻ tài liệu, thảo luận và phối hợp công việc thông qua các công cụ tích hợp sẵn. Giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và linh hoạt trong mọi tình huống.

Bảo mật thông tin cao: Đảm bảo dữ liệu được bảo mật với các tính năng mã hóa dữ liệu và quản lý truy cập chặt chẽ, được bảo vệ khỏi các mối đe doa bên ngoài.

Khả năng lưu trữ thông tin, truy xuất tài liệu dễ dàng: Với hệ thống đám mây an toàn, nhân viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm tài liệu bất kỳ đâu chỉ với vài cú click chuột, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Hạn chế tiêu thụ nhiều giấy tờ, góp phần bảo vệ môi trường

 

"Văn phòng không giấy" không chỉ là một giấc mơ mà còn là một mục tiêu thực tế và khả thi với sự hỗ trợ của công nghệ giúp doanh nghiệp bạn bứt phá hiệu quả làm việc.

Đừng để văn phòng giấy làm cản trở bước tiến của doanh nghiệp bạn. Hãy bắt đầu hành trình số hóa ngay hôm nay với 1BOSS OFFICE+ để biến giấc mơ "văn phòng không giấy" thành hiện thực.

 

Tóm lại, với giải pháp từ 1BOSS, doanh nghiệp có thể khắc phục triệt để những vấn đề này, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, công bằng. Đừng để mâu thuẫn chỉ tiêu và quy trình thủ công làm cản trở bước tiến của doanh nghiệp bạn. Hãy trải nghiệm sự khác biệt với 1BOSS và biến những mâu thuẫn thành động lực phát triển mạnh mẽ.
Hãy hành động ngay hôm nay để doanh nghiệp của bạn không chỉ vượt qua mâu thuẫn mà còn bứt phá và thành công hơn trong tương lai.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.

---

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho