Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 5 Cách ứng dụng tư duy toàn cầu cho doanh nghiệp muốn “go global”
• Tổng hợp các công ty xuyên quốc gia có sức ảnh hưởng lớn nhất thế giới

Định nghĩa truyền thông doanh nghiệp

Truyền thông doanh nghiệp là tập hợp tất cả các hoạt động tuyên truyền, truyền tải thông tin xuất phát từ doanh nghiệp đến các đối tượng khác nhau như công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, đối thủ cạnh tranh,… và cả nhân viên trong doanh nghiệp đó.

Truyền thông doanh nghiệp là gì?

Truyền thông doanh nghiệp có hai bộ phận chính tương ứng với hai mục đích khác nhau. Một là quảng bá hình ảnh, thương hiệu, hoặc các sản phẩm, dịch vụ thuộc sở hữu của công ty đó tới công chúng bên ngoài nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng. Hai là truyền tải thông điệp, thông tin chính thống từ phía đại diện doanh nghiệp tới chính toàn thể cán bộ nhân viên trong nội bộ nhằm xây dựng mối quan hệ gắn bó, gắn kết từng cá nhân vào bức tranh chung của tập thể.

Hai bộ phận đó lần lượt được gọi tên là truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ.

Phân biệt hai bộ phận của truyền thông doanh nghiệp

1. Điểm tương đồng của truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ

Kế hoạch cần phải cụ thể, lâu dài

Nhà quản trị nào hẳn cũng nắm rõ, truyền thông bên ngoài luôn cần một kế hoạch cụ thể được xây dựng dựa trên kết quả phân tích, thống kê và thử nghiệm (nếu có). Bản kế hoạch này phải bao gồm cả dự tính trong tương lai gần và cái nhìn dài hơi trong chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Nếu chỉ thực hiện một cách ngẫu hứng và thích thú cá nhân, doanh nghiệp không những lãng phí nguồn lực mà còn gây hại tới hình ảnh doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ cũng cần có kế hoạch rõ ràng như vậy. Mục đích của nó là tạo ra lợi ích từ việc tiếp xúc giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, nên không thể tuỳ tiện đặt “điểm chạm” sai chỗ. Hãy bắt đầu từ việc đánh giá thực trạng để xác định các đối tượng và nguồn lực cần chuẩn bị, rồi sau đó mới bắt tay vào hành động. Doanh nghiệp cũng có thể vừa triển khai kế hoạch vừa đo lường song song để có được con số chính xác nhất.

Đáp ứng được thông tin chính xác cho doanh nghiệp

Đáp ứng được đầy đủ thông tin

Khi truyền thông ra bên ngoài, tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm / dịch vụ, thành tích đạt được, những con số thể hiện mức độ tăng trưởng,… đều cần kiểm chứng trước đó. Mọi hành vi xảo quyệt, khoe khoang, “treo đầu dê bán thịt chó” nhằm đánh bóng tên tuổi và kiếm lợi nhuận trái đạo đức đều cần lên án.

Đối với truyền thông nội bộ, thông tin càng phải đề cao sự chính xác. Bởi lẽ, nhân viên có sự gắn bó và hiểu biết nhất định với doanh nghiệp, họ có khả năng phát giác ra bất kỳ sự thiếu minh bạch nào.

Bên cạnh đó, cả hai bộ phận truyền thông đều phải đề cao tính chính thống và đồng nhất thông tin. Những phát ngôn hoặc thông điệp lan truyền ra ngoài phải xuất phát từ lãnh đạo doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền hợp pháp, để tránh làm nhiễu loạn hoặc méo mó thông tin.

 Sự tương tác đa chiều trong quá trình truyền thông doanh nghiệp

Sự tương tác đa chiều trong hoạt động truyền thông doanh nghiệp

Hiệu quả của truyền thông doanh nghiệp thường được đánh giá bằng sự tương tác tích cực từ nhiều chiều khác nhau.

Khi cố gắng truyền thông bên ngoài, doanh nghiệp đều mong có sự phản hồi trở lại từ phía công chúng, đặc biệt là khách hàng tiềm năng. Trên thực tế thì quảng cáo thường mang lại hiệu ứng tốt nhất nhưng lại ẩn chứa nguy cơ tiêu cực nhất. Bạn cần cẩn trọng hơn với pháp luật, các quy tắc ngầm, phong tục tập quán,… để có được tương tác trở lại tốt nhất.

Một yếu tố khác cần quan tâm trong truyền thông bên ngoài là sự tương tác giữa công chúng với nhau, hay gọi đơn giản hơn là sự lan toả. Một quảng cáo ấn tượng sẽ được chia sẻ rộng rãi, hay một sản phẩm / dịch vụ tốt sẽ được giới thiệu cho nhau giúp tăng cường hiệu quả truyền thông. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần thận trọng với đặc điểm này, bởi sự tiêu cực trong các ấn phẩm truyền thông cũng sẽ lan nhanh với tốc độ như vậy.

Giống như truyền thông bên ngoài, truyền thông nội bộ cũng cần có sự tương tác đa chiều. Không thể vì nhân viên đã là người dưới quyền mà bạn tước tác một chiều theo kiểu ra lệnh, ép buộc và không cho phép nhân viên đưa ra ý kiến. Họ đều là một phần của doanh nghiệp và đều có nhu cầu được tôn trọng, được phát biểu ý kiến.

Sự tương tác đa chiều trong truyền thông nội bộ gồm 4 chiều hướng (nhiều hơn so với truyền thông bên ngoài). Trước tiên là sự tương tác song song ngược chiều giữa nhà lãnh đạo và nhân viên. Thông qua các bài đăng, ấn phẩm phát tay hay các chương trình được tổ chức, nhân viên sẽ hiểu được thông điệp mà cấp trên của họ muốn truyền tải là gì, và có sự phản hồi đáp trả. Tiếp theo nữa, truyền thông giữa nhân viên với nhau đóng góp một phần không nhỏ vào hiệu ứng truyền thông của doanh nghiệp. Tuỳ vào sự tích cực hoặc tiêu cực trong nội dung chia sẻ này mà gây ra hiệu ứng tương ứng trong doanh nghiệp, làm ảnh hưởng tới kết quả của mối tương tác thứ tư: nhân viên đang ở đâu trong bức tranh toàn cảnh.

2. Sự khác biệt giữa truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ

Các kênh sử dụng trong quá trình truyền thông doanh nghiệp

Các kênh sử dụng trong quá trình truyền thông doanh nghiệp

Kênh truyền thông bên ngoài phổ biến và hiệu quả nhất là truyền thông đại chúng. Đó là sự ứng dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như truyền hình, báo chí, bảng hiệu, tờ rơi, catalog, brochure,… Kênh này có sức lan truyền rộng rãi tới mọi đối tượng của công chúng và dễ gây tác động về cả lý trí và tình cảm. Bạn có thể tận dụng các hình ảnh, âm thanh, video,… sống động để gây sự chú ý.

Một kênh truyền thông xã hội khác rất có ích nhưng chưa nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm là hướng tới trái tim khách hàng thông qua các quỹ từ thiện, chương trình tình nguyện,… đóng góp cho cộng đồng.

Về truyền thông nội bộ, tưởng như ít hình thức triển khai nhưng trên thực tế lại khá đa dạng. Đó có thể là các phương tiện truyền thông phổ biến như e-mail, website, ấn phẩm radio nội bộ, bảng tin,… hướng tới đối tượng là nhân viên trong doanh nghiệp; những cuộc gặp gỡ trực tiếp; hay những bài phát biểu, trưng cầu ý kiến, trao đổi thẳng thắn giữa lãnh đạo và nhân viên. Nếu nhìn theo chiều hướng EVP doanh nghiệp, bạn cũng có thể tổ chức các gameshow nội bộ rồi trao thưởng xứng đáng, hoặc các buổi training tập thể.

Chú ý rằng mọi kênh và phương tiện trong truyền thông doanh nghiệp đều cần tính đồng nhất chiến lược. Ví dụ, khi đăng tải quảng cáo sản phẩm trên tivi phải luôn bám sát một thế mạnh đã thống nhất từ trước như chất lượng ngoại nhập, bao bì thân thiện hoặc tính đa năng,… Hay trong các buổi thuộc quy trình onboarding nhân viên mới, đừng quên nhắc về giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Tóm tắt những điểm khác biệt của truyền thông bên ngoài và nội bộ

Có thể tóm tắt vài nét khác biệt giữa 2 bộ phận của truyền thông doanh nghiệp tại bảng sau.

Tóm tắt vài nét khác biệt giữa 2 bộ phận của truyền thông doanh nghiệp 

Bộ phận nào của truyền thông doanh nghiệp cần được ưu tiên trước?

Có thể bạn đang thắc mắc quy trình làm truyền thông doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu? Đâu là đối tượng bạn cần hướng tới trước: giới báo chí truyền hình, công chúng số đông, khách hàng tiềm năng, hay chính nhân viên trong doanh nghiệp?

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đang chỉ tập trung phát triển PR, truyền thông ra ngoài mà lơ là việc làm công tác tư tưởng cho nhân viên, thậm chí còn nghĩ rằng đó là thứ vô nghĩa. Một số doanh nghiệp khác lại coi truyền thông trong nội bộ là thử thách khó khăn và tạm gác lại chưa thực hiện.

Sự thực là, nếu đã nắm rõ lý thuyết hướng dẫn truyền thông nội bộ hiệu quả, chắc chắn bạn sẽ tự tin trả lời: Nên làm song song cả truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Bởi lẽ, hai thành phần này sẽ hỗ trợ nhau đẩy mạnh truyền thông doanh nghiệp.

Nếu truyền thông bên ngoài thu về nhiều kết quả, có nghĩa là bạn và nhân viên đều được ghi nhận thành quả lao động. Điều đó giúp bạn vững tin hơn vào chiến lược quản trị, còn nhân viên thì có động lực cống hiến hết mình hơn cho doanh nghiệp. Thành công chính là mục đích chung của cả hai, dẫn tới sự đồng thuận và ăn ý trong tất cả các chính sách, cam kết, giá trị của doanh nghiệp.

Nếu bạn thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn sẽ có được mối quan hệ đồng thuận, đóng góp nhiệt tình từ nhân viên, có được sự đoàn kết sẻ chia trong lực lượng nhân sự – điều mà mọi nhà lãnh đạo đều mong mỏi có được. Nói cách khác, bạn sẽ có một tập thể vững chắc mà mỗi cá nhân đều là một mảnh ghép trong bức tranh toàn cảnh chung của doanh nghiệp. Dựa trên nền tảng đó, bạn có được nguồn lực vững chắc để phát triển mọi thứ ra bên ngoài; giống như một vận động viên đã có cơ thể khoẻ mạnh và luôn sẵn sàng tham gia các cuộc đua và giành chức vô địch.

Thứ tự ưu tiên truyền thông của doanh nghiệp 

Một vài doanh nghiệp có thể vẫn đang làm duy trì rất tốt truyền thông bên ngoài, nhưng xét trong chiến lược phát triển lâu dài, truyền thông nội bộ là hành động cần thiết để xây dựng nền tảng tinh thần vững chắc.

Tạm kết

Doanh nghiệp muốn phát triển lâu bền thì nên tiến hành truyền thông doanh nghiệp toàn diện – bao gồm cả truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Xây dựng một chiến lược hiệu quả và chọn lựa những công cụ hữu ích từ ngay bây giờ chính là điều bạn cần làm để kịp thức thời với tư duy quản trị tân tiến nhất.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho