Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Mẫu phiếu khảo sát ý kiến nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp
• Những mẫu đánh giá thử việc căn bản nhà tuyển dụng cần biết
• Download mẫu danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn miễn phí

Mẫu file excel quản lý thông tin nhân sự dùng để làm gì?

Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel chứa hầu hết các thông tin cơ bản về danh sách nhân viên, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, phúc lợi. Đặc biệt, các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật, nhằm theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.

Tổng quan thông tin cá nhân

Đây là bảng dữ liệu tổng hợp thông tin cơ bản của tất cả nhân viên trong công ty, với một số thông tin cơ bản như sau:

• Mã nhân viên (mã chấm công): dùng để chấm công và theo dõi các chế liên quan, mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã số riêng và không trùng nhau  
• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, thông tin sơ lược về gia đình
• Số điện thoại liên hệ
• Email cá nhân, Email nội bộ dùng để trao đổi công việc
• Bộ phận , phong ban đang làm việc
• Vị trí công việc, cấp bậc: Ví dụ: Trưởng phòng quản lý dự án
• Địa chỉ hiện tại, địa chỉ thường trú
• Số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp

Quản lý hồ sơ cá nhân

Với nhóm này sẽ bao gồm các thông tin cụ thể hơn về gia đình, thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tình trạng chấm công, tính lương, các chính sách lương thưởng, vi phạm đã nhận.

Nhân viên HR cũng lưu trữ và quản lý các hồ sơ đính kèm với hợp đồng lao động trong lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, lưu ý rằng chỉ một số cấp bậc nhất định trong tổ chức mới có thể truy cập thông tin chi tiết cho các danh mục này.

Phân tích & theo dõi biến động tiền lương của nhân viên

Đây là phần thông tin bảo mật, chỉ có bộ phận nhân sự, cụ thể là giám đốc C&B, chịu trách nhiệm về phúc lợi của toàn công ty mới có thể truy cập với những thông tin cụ thể dưới đây:

• Mức lương đề xuất, lương cơ bản, lương chính thức khi nhận việc
• Ngày bắt đầu làm việc: là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
• Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, thời vụ,…
• Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Các thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn cao nhất, ví dụ: trình độ cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ, và thông tin các trường, chuyên ngành đã theo học
• Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ có dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ. Nhân sự cần có đủ hồ sơ để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động.
• Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, nhân viên HR sẽ sử dụng để chi trả lương mỗi tháng, bao gồm: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, số sổ BHXH

Thông tin cơ bản cần có trong file excel quản lý thông tin nhân sự

Sau đây là các khuyến nghị về những thông tin mà HR nên lưu giữ trong hồ sơ nhân sự của nhân viên.

• Sheet dữ liệu nhân viên của công ty.
• Sheet tổng hợp nguồn nhân lực.
• Sheet chứa thông tin về khen thưởng, kỷ luật.
• Sheet chứa thông tin điều chỉnh lương.
• Sheet thông tin về hợp đồng.
• Sheet chứa bản cam kết của hợp đồng lao động.
• Sheet chứa dữ liệu quyết định tăng lương

Mẫu file excel quản lý thông tin nhân sự

Mẫu file excel quản lý thông tin nhân sự

Mẫu file excel quản lý thông tin nhân sự

Tải (Download): Tại đây

Quản trị nhân sự bằng excel liệu có hiệu quả?

Quản lý nhân sự bằng file excel thường được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn vì sự tiện dụng và đơn giản. Tuy nhiên, nó vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và dễ xảy ra sai sót.

Khả năng quản lý thấp

Khi làm việc với excel, HR phải liên tục chuyển đổi giữa các trang tính và file khác nhau. Điều này làm cho việc quản trị tốn thời gian và không tối ưu. Nó cũng dẫn đến việc lãnh đạo không có cái nhìn tổng quát và cụ thể nhất.

Không đảm bảo tính bảo mật

Thông tin của nhân sự luôn cần được bảo đảm tuyệt mật nhưng excel không đảm bảo được an toàn và dễ dàng bị mất dữ liệu. Thông tin dữ liệu có thể bị rò rỉ ra ngoài khi máy tính bị virus tấn công hoặc người lạ xâm nhập vào máy tính của nhà quản lý. Ngoài ra, nhiều người trong công ty chia sẻ các biểu mẫu trực tuyến và nếu ai đó nhấp vào thao tác sai, tất cả dữ liệu trong tệp excel có thể bị hỏng. 

Không có khả năng tích hợp

Để quản lý nhân sự, người quản lý cần phải kết hợp excel với nhiều công cụ khác. Tuy nhiên, excel không thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng như: phần mềm chấm công, công cụ tính lương….. 

Có thể sai sót khi xuất dữ liệu

Mọi thao tác trên excel đều được nhập thủ công từ việc nhập dữ liệu đến chỉnh sửa. Nguy cơ sai sót là điều không thể tránh khỏi. Ngoài ra, nhiều người truy cập và chỉnh sửa excel sẽ ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu.

Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Khi công ty ngày càng phát triển, mở rộng và lượng dữ liệu liên tục tăng lên. Số lượng nhân viên và dữ liệu cần quản lý trở nên khổng lồ. Chính vì vậy, việc quản lý nhân sự chỉ bằng excel là không thể. Điều này gây khó khăn cho người dùng và người quản lý. Excel chỉ phù hợp với các tổ chức, đơn vị, công ty vừa và nhỏ. Đối với các công ty lớn, excel làm cho việc lưu trữ và mở rộng dữ liệu trở nên rất khó khăn.

1BOSS HRM+ Phần mềm Quản trị nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp (Coming soon)

Phần mềm 1BOSS HRM+ là bộ công cụ tích hợp các phân hệ tối ưu, dự kiến ra mắt cuối năm 2022, hứa hẹn thực hiện cuộc cách mạng trong quản trị nhân sự toàn diện: tự động hóa hệ thống quản lý thông tin nhân sự, đơn giản hóa công tác chấm công, tính lương, cũng như định hướng phát triển kế hoạch nhân sự,…

• LOẠI TRỪ sai sót/ trễ hạn trong công tác quản lý nhân sự
• TĂNG hiệu suất quản trị với hệ thống phân tích thông minh và tự động
• TIẾT KIỆM thời gian kiểm tra, đối soát so với các công cụ thủ công
• THÚC ĐẨY năng suất lao động thông qua “đòn bẩy nhân sự”

Tạm kết

Trên đây 1BOSS đã chia sẻ mẫu quản lý thông tin nhân sự bằng excel doanh nghiệp có thể áp dụng. Tuy nhiên, nếu cứ thực hiện theo cách truyền thống thì hiệu quả nhận được sẽ không cao. Do đó, việc ứng dụng phần mềm nhân sự 1BOSS HRM+ được xem là phương án hữu hiệu. Nó giúp công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp được thực hiện một cách khoa học và chuyên nghiệp.

1BOSS Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện – Tất cả trên một hệ thống – Hiện thực hóa chuyển đổi số. Tự hào với nền tảng được kết tinh từ 19+ năm tư vấn và triển khai cùng 3,200+ doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm và tham gia demo trải nghiệm phần mềm quản trị thông tin nhân sự 1BOSS HRM+ Đăng ký ngay hoặc liên hệ hotline: 0345 913 913 để được tư vấn miễn phí.

Cùng chia sẻ Tài liệu chuyên biệt 1BOSS Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện | Tất cả trên một hệ thống | Hiện thực hóa chuyển đổi số → Tham gia ngay group Zalo: https://zalo.me/g/phuwdw204.

Ban biên tập 1BOSS