Số vòng quay hàng tồn kho là gì?
Số vòng quay hàng tồn kho (tên tiếng anh là Inventory turnover) là chỉ số được nêu trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Hệ số này giúp các nhà quản lý đo lường khả năng quản trị kinh doanh; tối ưu khả năng quản lý hàng tồn kho trong toàn bộ doanh nghiệp.
Khi tiến hành phân tích mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh; người quản lý sẽ tính hệ số vòng quay của sản phẩm còn tồn đọng trong kho; nhằm so sánh tỷ lệ hàng hóa đã được bán ra và hàng hóa được nhập kho trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Từ đó các nhà quản lý sẽ tính toán được các mặt hàng nào nhập vào còn tồn đọng quá nhiều và kinh doanh không hiệu quả; mục đích để điều chỉnh lượng hàng nhập; mặt hàng nên nhập vào thời gian sau.
Số vòng quay hàng tồn kho đóng vai trò rất quan trọng trong vấn đề xác định khả năng kinh doanh của doanh nghiệp, được thể hiện thông qua báo cáo tài chính:
- Doanh nghiệp xác định được khả năng quản lý kho bằng việc so sánh qua các năm.
- Hệ số vòng quay càng lớn tương đương với tốc độ vòng quay hàng hóa càng nhanh.
- Hệ số càng thấp tương đướng với tốc độ vòng quay hàng hóa càng chậm; hàng hóa trong kho càng lớn.
- Tốc độ vòng quay hàng quá càng nhanh; thể hiện mức độ tiêu thụ hàng hóa càng lớn; hàng hóa ứ đọng trong kho càng thấp.
- Thông qua vòng quay của hàng hóa tồn kho doanh nghiệp sẽ dự doán được rủi ro kinh doanh qua từng năm.
Lưu ý: Hệ số hàng tồn kho còn tùy thuộc vào ngành hàng doanh nghiệp kinh doanh; phụ thuộc vào doanh thu; dòng tiền,… vậy nên không phải lúc nào mức tồn kho lớn là xấu; mức tồn kho thấp là tốt.
Ngoài ra, để sắp xếp và quản lý kho hàng hiệu quả, bạn cũng có thể tham khảo các kiến thức sau:
Những yếu tố nào tác động vào hệ số vòng quay hàng hóa tồn đọng trong kho
Đây là yếu tố ảnh hưởng đến hệ số vòng quay hàng tồn kho đáng kể nhất. Hàng hóa được bán nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu mua sắm của khách hàng. Nếu sản phẩm nhập về nhưng không đáp ứng được nhu cầu tiêu thụ; không đúng mục tiêu mua sắm; thì chắc chắn vòng quay hàng hóa sẽ rất chậm. Vậy nên doanh nghiệp cần có một chiến dịch maketing nhắm vào nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng; điều này sẽ giúp cải thiện hệ số vòng quay một cách đáng kể.
Thông thường vào những dịp lễ tết; những ngày quan trọng trong năm thì nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trên thị trường sẽ tăng đột biến. Doanh nghiệp phải nắm bắt được xu hướng này nhằm cân đối lại lượng hàng trong kho. Mặt khác, đề ra chiến dịch khuyến khích khách hàng đặt sản phẩm trước; để có thể chuẩn bị hàng hóa tốt nhất.
Phương pháp bán hàng là một yếu tố quan trọng của mọi ngành nghề kinh doanh. Để có một phương án bán hàng hiệu quả; tăng nhanh hệ số vòng quay sản phẩm kinh doanh tồn đọng; doanh nghiệp phải chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp; triển khai kế hoạch bán chéo nhiều sản phẩm để liên tục làm mới kho hàng.
Nhà quản lý tính toán toàn bộ mặt hàng có trong doanh nghiệp cùng một lúc; điều này sẽ tạo ra chỉ số vòng quay hàng tồn kho không chính xác và khách quan. Những hàng hóa có tỷ lệ sinh lời thấp được tính gộp chung với những hàng hóa sinh lời cao; nếu gộp chung những mặt hàng không chung tính chấp với nhau; thì người quản lý sẽ nhận được kết quả không khách quan, dẫn đến việc quản trị doanh nghiệp không hiệu quả.
Thông thường, khi quản lý hàng tồn kho doanh nghiệp sẽ kiểm soát theo tháng; quý hoặc năm. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập; nguồn hàng hóa nhập và xuất chưa ổn được thì doanh nghiệp nên chọn chu kỳ kiểm soát hàng hóa tồn kho ngắn. Sau khi doanh nghiệp đã kinh doanh ổn định; thì có thể tăng thời gian của chu kỳ kiểm soát hàng tồn kho.
Công thức tính vòng quay hàng tồn kho
Cách tính vòng quay hàng tồn kho rất dễ dàng thực hiện đối với người mới bắt đầu kinh doanh; người quản lý chỉ cần lấy doanh thu (hoặc giá vốn của hàng hóa) của trong một kỳ nhất định chia bình quân giá trị số hàng tồn kho cùng kỳ. Ở đây có thể hiểu, bình quân giá trị số hàng tồn kho cùng kỳ bằng trung bình cộng của giá trị hàng hóa đầu kỳ và giá trị hàng hóa cuối kỳ; cụ thể:
Công thức tính vòng quay hàng tồn kho: Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng hóa/ [(Giá trị hàng hóa đầu kỳ + Giá trị hàng hóa cuối kỳ)/2].
Số vòng quay hàng tồn kho được xem là số lần mà hàng hóa luân chuyển trong kỳ. Số vòng quay càng lớn thì việc kinh doanh của doanh nghiệp càng tốt.
Ví dụ: Doanh thu cửa hàng của doanh nghiệp trong năm 2021 là 3 tỷ đồng; giá trị tồn kho trung bình là 80 triệu đồng. Hệ số vòng quay hàng tồn kho sẽ bằng: 3.000.000.000/80.000.000 = 37,5. Như vậy trong năm 2021 doanh nghiệp đã có được 37,5 vòng quay. Dùng công thức 365 ngày / 37,5 lần = 9,7 ngày. Như vậy, trung bình cứ cách khoảng 9,7 ngày; thì doanh nghiệp có 1 vòng quay tồn kho.
Từ con số trên, doanh nghiệp ước tính được thời gian hết hàng trong kho; để chuẩn bị kế hoạch nhập hàng phù hợp.
Doanh nghiệp phải thường xuyên tính toán số hàng hóa tồn đọng trong kho
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho càng lớn tương ứng với tốc độ bán hàng của doanh nghiệp càng tốt. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thường xuyên tính toán số vòng quay; trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp chỉ chú tâm đến tốc độ vòng quay mà không quan tâm đến vấn đề nhập nguồn hàng hóa. Điều này sẽ gây ra tình trạng, nhu cầu tiêu thụ hàng hóa đó đột nhiên tăng mạnh; doanh nghiệp không đủ hàng hóa để cung cấp; việc này sẽ tạo cơ hội cho đối thủ thu hút khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.
Tùy từng ngành nghề kinh doanh, dòng tiền hay thị trường tiêu thụ hàng hóa,.. mà hệ số vòng quay sẽ khác nhau. Vậy nên không phải lúc nào hệ số vòng quay lớn cũng sẽ tốt cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, trên thực tế xảy ra rất nhiều trường hợp, số lượng hàng hóa tồn kho bị lệch so với số lượng được ghi trong sổ sách của doanh nghiệp. Đây là trường hợp khi có một số khách hàng đến mua hàng tại doanh nghiệp nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn bán hàng; vậy nên kế toán doanh nghiệp không xuất đơn cho mặt hàng đó. Do đó, để cập nhật tình hình hàng hóa tồn kho chính xác nhất nhằm kịp thời điều chỉnh hệ số vòng quay hàng hóa tối ưu; kế toán doanh nghiệp phải xuất hóa đơn hàng hóa kể cả trong trường hợp người mua không cần lấy hóa đơn.
Vòng quay của hàng hóa tồn kho là chỉ số tài chính quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ số tài chính này mang nhiều lợi ích và ý nghĩa cho các nhà quản lý trong giai đoạn phân tích và đề ra kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp. Đây là một kết quả khách quan để các nhà đầu tư có thể kiểm tra tình hình tài chính, kinh doanh và khả năng phát triển, mở rộng quy mô của doanh nghiệp đó trong tương lại gần.
Vòng quay này là biểu hiện số lần luân chuyển sản phẩm tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định. Chỉ số này càng lớn thì đồng nghĩa với số lượng hàng tồn kho càng giảm và ngược lại. Mặt khác, chỉ số hàng tồn kho trong báo cáo tài chính doanh nghiệp được giảm dần qua các năm thì tỷ lệ rủi ro của doanh nghiệp càng giảm xuống.
Tuy nhiên theo nghiên cứu của các chuyên gia; thì chỉ số vòng quay quá lớn cũng thể hiện hàng hóa trong kho của doanh nghiệp không lớn. Điều này gây bất lợi cho doanh nghiệp nếu trong trường hợp nhu cầu của thị trường tăng một cách bất ngờ về dòng sản phẩm đó. Không có hàng hóa được dự trữ trong kho thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất thị phần và tạo cơ hội cho đối thủ chiếm lĩnh thị trường tiêu thụ.
Không những thế, đối với các doanh nghiệp cần nguyên vật liệu cho các giai đoạn sản xuất sản phẩm của mình; thì chỉ số vòng quay hàng hóa tồn kho còn là dấu hiệu cho biết nguồn nguyên liệu dự trữ trong kho đã hết, không còn đủ cung cấp cho dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. Chính vì thế, các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải có một phương án kiểm soát tối ưu chỉ tiêu này ở một mức vừa phải; bảo đảm khối lượng hàng tồn kho được duy trì một mức ổn định để phục vụ nhu cầu tiêu thụ của thị trường.
Tùy thuộc vào từng ngành nghề kinh doanh, cũng như từng giai đoạn phát triển; mà doanh nghiệp nên kiểm soát chỉ số vòng quay ở mức vừa phải hoặc mức cao. Thông thường, khi hàng hóa tồn kho ở mức thấp thì doanh nghiệp nên tiến hành ngay việc mua hàng hóa hoặc nguyên liệu để được mua với mức giá thấp.
Tận dụng các chương giảm giá
Hệ số vòng quay hàng tồn kho quá nhỏ so với các doanh nghiệp cùng kinh doanh mặt hàng đó trên thị trường; điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản lý kho để có thể quản lý hàng hóa nhập – xuất một cách thuận tiện nhất. Từ đó, sẽ kiểm soát tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý nhất.
Với phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp có thể liên tục cập nhật và theo dõi được số lượng hàng hóa còn tồn đọng trong kho; theo dõi được mặt hàng kinh doanh được ưu chuộng trên thị trường, đáp ứng tốt nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của khách hàng; mặt hàng nào sắp hết cần phải nhập thêm vào kho; mặt hàng nào còn ứ đọng quá nhiều nhưng không còn đáp ứng nhu cầu tiệu thụ ở thời điểm hiện tại thì phải đề xuất phương án xử lý kịp thời.
Tận dụng các chương giảm giá để tăng số vòng quay hàng tồn kho
Các chương trình bán hàng ưu đãi được rất nhiều người tiêu dùng quan tâm. Vậy nên, cách nhanh nhất để doanh nghiệp có thể giảm số lượng hàng hóa tồn kho là đề ra các chương trình Flash sale, chương chình ưu đãi mua 1 tặng 1,… Với phương án này, mặc dù người tiêu dùng chưa có nhu cầu tiêu thụ mua sản phẩm, nhưng với một mức giá hấp dẫn, còn được kèm quà tặng thì khách hàng chắn chắn sẽ mua sắm sản phẩm đó.
Lưu ý: Vấn đề liên quan đến lợi nhuận của doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải tìm một mức giá hợp lý có thể làm vừa lòng khách hàng; vừa đáp ứng được lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu không kiểm soat được mức giá thì doanh nghiệp sẽ lâm vào tình trạng thua lỗ nặng nề.
Quản lý kho hàng của doanh nghiệp giống như dòng máu lưu thông trong suốt hoạt động kinh doanh và vận hành phát triển. Trong đó quản lý vòng quay hàng tồn kho đóng vai trò chủ đạo tác động trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Phần mềm 1BOSS là nền tảng hỗ trợ đắc lực giúp khai thác và quản lý tối ưu tiềm năng nguồn tài chính doanh nghiệp. Phần mềm 1 BOSS sẽ giúp nâng cao hiệu quả mua hàng và tồn kho tối ưu, cụ thể:
- Quản lý đơn hàng mua: Quản lý yêu cầu mua hàng, so sánh tồn kho và duyệt yêu cầu mua hàng. Đồng thời dễ dàng kiểm soát quy trình báo giá của nhà cung cấp; đơn giản hóa phương thức duyệt và báo cáo báo giá.
- Quản lý kế hoạch giao-nhận hàng: Theo dõi tình hình nhận hàng – nhập kho thực tế.
- Quản lý hàng tồn kho: Linh hoạt và không giới hạn khai báo và quản lý tồn kho theo mặt hàng, đích danh, QRcode, barcode,..Quản lý kiểm kê và điều chỉnh sau kiểm kê.
- Quản lý xuất/nhập kho: Quản lý đề nghị và duyệt đề nghị nhập/xuất hàng trong kho.
Tìm hiểu chi tiết các tính năng của phần mềm 1BOSS WH:
Tìm hiểu các phân hệ khác của phần mềm quản lý bán hàng 1BOSS CRM+:
Tạm kết
Bài viết trên đây đẽ chia sẽ một số kinh nghiệm về quản lý hàng tồn kho; công thức tính vòng quay hàng tồn kho đơn giản dành cho người mới bắt đầu. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho khách hàng. Để kiểm soát tốt lượng hàng hóa trong kho; duy trì lượng hóa tồn kho ở mức ổn định thì doanh nghiệp cần phải đầu tư một phần mềm quản lý hàng hóa tồn kho.
Ban Biên Tập 1BOSS.
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
