Xem thêm một số bài viết liên quan:

• 4 loại báo cáo cần thiết cho hoạt động mua hàng trên 1BOSS Purchasing
• 5 ứng dụng của chuyển đổi số trong việc quản lý cửa hàng bán lẻ
• 5 bước tự động kết nối đơn hàng với đơn vị vận chuyển cực dễ

Cách để đánh giá mức độ khả thi của phần mềm quản lý mua hàng

Quản lý mua hàng là gì? Đây là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp mới còn đang trong quá trình xây dựng bộ máy quản lý. Có thể hiểu quản lý mua hàng chính là một trong những quy trình vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại. Vậy nên phần mềm quản lý mua hàng giữ vai trò quyết định, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản trị. Nếu bạn muốn phần mềm quản lý mua hàng hoạt động tốt thì cần trải qua nhiều bước đánh giá. Với mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng được tối đa các tính năng của phần mềm và đánh giá được mức độ khả thi, chúng tôi có một vài gợi ý như sau:

Quản lý mua hàng trong doanh nghiệp 

Bước 1: Đánh giá công tác thiết lập thông tin quản lý mua hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá được mức độ khả thi của phần mềm quản lý bán hàng. Chúng ta phải thiết lập thông tin, dữ liệu đầu vào để dễ dàng quản lý hơn. Doanh nghiệp cần phải mã hoá các thông tin quan trọng như sản phẩm, hàng tồn, nhà phân phối… Việc thiết lập sẵn thông tin có thể giúp người dùng nhanh chóng tra được kết quả mà họ cần. Các thông tin như giá cả của các nhà cung cấp, số lượng hàng tồn kho của hàng hoá muốn mua,… đều sẽ được hệ thống tự động cập nhật. Nhờ sự thiết lập thông tin đó mà doanh nghiệp sẽ đưa ra được những đánh giá quản lý mua hàng.

Bước 2: Đánh giá khả năng quản trị mua hàng trên hệ thống

Tiếp theo chúng ta cần đánh giá khả năng quản trị của hệ thống phần mềm. Công tác thống kê tất cả những thông tin liên quan đến quá trình mua hàng thường sẽ khá vất vả. Nhờ có phần mềm, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí và công sức hơn. Việc quản trị mua hàng thông qua những thông tin này, có khả năng ảnh hưởng đến quy trình mua hàng trong doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng sẽ giúp việc kiểm soát thông tin của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. Bạn cần ưu tiên lựa chọn phần mềm có khả năng quản trị tốt. Bởi vì doanh nghiệp sẽ có thể giảm bớt được khối lượng công việc. Ngoài ra doanh nghiệp còn tối đa được năng suất, giảm thiểu chi phí và nhân lực.

Bước 3: Kiểm tra, tính toán lợi nhuận hoạt động quản lý mua hàng

Kiểm tra tính toán lợi nhuận 

Sau khi đánh giá mức độ khả thi của quy trình quản lý mua hàng, bạn sẽ cần một bản kiểm tra tính toán tất cả các khoản lợi nhuận, thu chi. Những công việc này nhằm để đưa ra những đánh giá tổng quan sau cùng. Hoạt động quản lý mua hàng là khâu quan trọng nhất trong chuỗi quy trình quản trị của doanh nghiệp thương mại. Để tránh xảy ra sơ suất, ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp thì việc ứng dụng phần mềm quản lý mua hàng là rất cần thiết. Phần mềm sẽ tự động tính toán giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất. Tuy nhiên cần kiểm tra kết quả sau cùng khi phần mềm đã tính toán xong, nhằm đảm bảo sự chính xác tuyệt đối khi thống kê.

Bước 4: Đánh giá khả năng phân tích, báo cáo của phần mềm quản lý mua bán hàng

Phân tích đánh giá sau khảo sát 

Bước đánh giá cuối cùng, hệ thống sẽ tạo bản báo cáo phân tích chi tiết các thông tin trước khi gửi đến doanh nghiệp. Ví dụ như: Số lượng đơn hàng, báo cáo tổng hợp hoạt động mua hàng, báo cáo tiến trình giao hàng theo đơn đặt mua, báo cáo lợi nhuận doanh thu định kỳ,… đây là những báo cáo thường gặp nhất. Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ khả năng đánh giá từ những báo cáo khách quan này.

Quản lý mua hàng là hoạt động nắm vai trò chủ chốt trong việc lưu chuyển hàng hoá. Quá trình này làm cho vốn của doanh nghiệp luân chuyển từ tiền tệ sang hình thức hàng hoá. Bên cạnh đó, việc khảo sát mức độ khả thi của phần mềm quản lý cần dựa trên nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp buộc phải tạo ra quy trình quản trị mua hàng chuyên nghiệp bài bản để thúc đẩy sự phát triển. Những đánh giá khách quan từ những bản báo cáo mà phần mềm cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý mua hàng.

1BOSS Purchasing – Phần mềm quản lý mua hàng chuyên nghiệp

Chúng tôi tự hào khi giới thiệu tới các doanh nghiệp phần mềm quản lý mua hàng chuyên nghiệp nhất hiện nay – 1BOSS Purchasing. Phần mềm được phát triển dựa trên nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Sản phẩm công nghệ này kiểm soát chặt chẽ quy trình quản lý bằng các bước xét duyệt nghiêm ngặt. Nó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn quản lý toàn bộ quy trình mua hàng. Hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp giám sát xuyên suốt từ khi có yêu cầu mua hàng, tạo đơn đặt hàng đến khi nhận được hàng và thanh toán.

Phần mềm quản lý mua hàng uy tín 

Tự động hoá mọi thao tác quản trị mua hàng, dễ sử dụng 

Hệ thống phần mềm dễ sử dụng với khả năng tích hợp đa tính năng, tự động hoá mọi thao tác. Bạn sẽ dễ dàng xem báo cáo, nhanh chóng truy xuất thông tin chỉ với vài cú click chuột. Doanh nghiệp sẽ không phải tiêu tốn nhiều thời gian chờ đợi nhân viên tổng hợp, thống kê như trước. Việc tự động hoá các công việc thủ công cũng sẽ khiến cho dữ liệu chính xác hơn. Hiện đại hoá công tác này giúp doanh nghiệp tránh được những trường hợp nhầm lẫn, sai sót khi tổng hợp. Phần mềm cũng được thiết kế với giao diện trực quan, sinh động hỗ trợ người dùng dễ dàng tiếp cận.

Quản lý mua hàng tự động 

Ngoài ra phần mềm quản lý mua hàng còn hỗ trợ doanh nghiệp khả năng linh hoạt làm việc. Doanh nghiệp có thể tiện lợi truy cập ở mọi lúc mọi nơi. Mọi thiết bị chỉ cần có kết nối internet: Máy tính, Smartphone,… là sẽ sử dụng được phần mềm này.

Nâng cao hiệu suất quản lý mua hàng 

Phần mềm quản lý mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng đặt hàng, tình hình hàng nhận thực tế. Hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình mua hàng tiêu chuẩn. Từ quá trình yêu cầu mua hàng của khách, lập bản kế hoạch chi tiết đến đánh giá chất lượng nhà cung cấp, chất lượng đơn hàng…đều sẽ được phần mềm giám sát chặt chẽ. Tất cả các công việc sẽ được phần mềm tối ưu hoá, nhằm hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch quản lý mua hàng tối ưu.

Quản lý thông tin nhà cung cấp đầy đủ 

Hệ thống phần mềm quản lý mua hàng sẽ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhà cung cấp chặt chẽ. Tùy vào tình hình của nhà cung cấp sẽ có những cách giải quyết khác nhau. Nhưng có thể kể đến vài bước đơn giản như báo giá, chính sách chiết khấu riêng của nhà cung cấp. Mỗi nhà cung cấp cũng sẽ có các đặc điểm khác nhau. Vì vậy nên doanh nghiệp cần chủ động lên kế hoạch để phần mềm quản lý hiệu quả hơn.

Quản lý thông tin nhà cung cấp chặt chẽ 

Quản lý công nợ minh bạch, chính xác 

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý được phần lớn khối công việc, quan trọng nhất là quản lý công nợ. Hệ thống sẽ đề xuất các giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp dựa trên quy trình quản trị mua hàng và quản lý công nợ. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý mua hàng với nhiều hình thức khác nhau. Ngoài ra phần mềm còn có công năng theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả của từng cá nhân, từng hợp đồng, từng đơn hàng.

Báo cáo hoạt động chi tiết và trực quan hoạt động quản trị mua hàng 

Phần mềm quản lý sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một bức tranh toàn cảnh về tình hình mua hàng. Thông qua hệ thống đánh giá trực quan doanh nghiệp sẽ được phần mềm gửi các báo cáo định kỳ. Có nhiều mẫu báo cáo được thiết lập sẵn trên hệ thống như báo cáo so sánh báo giá, báo cáo công nợ, báo cáo lịch sử mua, giá mua, mặt hàng mua,… Việc định kỳ báo cáo các hoạt động mua hàng sẽ giúp cho công việc quản trị trong doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Báo cáo trực quan, đầy đủ

Để nâng cao chất lượng của toàn bộ hệ thống quản trị là việc khá khó nhằn. Vì vậy mà cần bắt tay vào những phân đoạn quản lý đơn giản. Đầu tiên với những bản báo cáo hoạt động này, doanh nghiệp sẽ phải nhìn nhận lại những thiếu sót. Từ đó nâng cao chất lượng quản lý của doanh nghiệp thông qua việc khắc phục những thiếu sót.

Tạm kết

Chúng tôi hy vọng thông qua bài viết này sẽ giúp được những doanh nghiệp còn đang gặp vấn đề về phần mềm quản lý mua hàng. Cách khảo sát tính khả thi của phần mềm này, làm sao để quản lý mua hàng hiệu quả hơn? Tất cả đã được chúng tôi đề xuất trong bài viết này. Chúng tôi mong rằng sẽ giúp tháo gỡ được những vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đã mắc phải.

Ban Biên Tập 1BOSS.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho