Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Mẫu phiếu khảo sát ý kiến nhân viên phù hợp cho doanh nghiệp
• Những mẫu đánh giá thử việc căn bản nhà tuyển dụng cần biết
• Download mẫu danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn miễn phí

1. Lý do HR cần sử dụng thư từ chối ứng viên

Không phải lúc nào nhà tuyển dụng cũng gửi cho cho các ứng viên một mẫu thư từ chối ứng viên sự lịch sự khi cho họ đã biết kết quả của họ trong quá trình tuyển dụng.

Tuy nhiên, trong khi các công ty chỉ liên hệ với những ứng viên để tiếp tục cuộc phỏng vấn tiếp theo hay kết quả trúng tuyển nhưng một số công ty vẫn thông báo cho những ứng viên chưa được chấp nhận phỏng vấn, hay gửi một mẫu thư từ chối phỏng vấn cho những ứng viên không được chọn ngay sau khi quá trình phỏng vấn hoàn tất.

Nếu như một lá thư chào mừng các ứng viên trúng tuyển mang đến lời chúc mừng nồng nhiệt và niềm vui hân hoan, thì một mẫu thư từ chối phỏng vấn cho những người không được chọn cũng được có tầm quan trọng không kém. Đối với các nhà tuyển dụng, việc từ chối ứng viên không trúng tuyển thông qua  mẫu thư từ chối ứng viên không chỉ đơn thuần là một lời từ chối mà nó còn thể hiện phong cách văn hóa ứng xử của doanh nghiệp – khéo léo, tinh tế và thật sự chuyên nghiệp.

Thư từ chối ứng viên nói lên phong cách văn hóa ứng xử của doanh nghiệp

Ý nghĩa của một bức thư từ chối ứng viên là thể hiện sự trân trọng của nhà tuyển dụng đối với các ứng viên đã dành thời gian tham gia ứng tuyển. Điều này sẽ giúp công ty hay doanh nghiệp có thể nhận được những phản hồi hay những đánh giá tích cực, góp phần tạo dựng thương hiệu toàn diện về mọi mặt.

Bên cạnh đó, cách viết thư từ chối ứng viên khéo léo và tinh tế từ nhà tuyển dụng cũng phải tạo cho các ứng viên những suy nghĩ tích cực. Từ những đánh giá khách quan trung thực của nhà tuyển dụng sẽ giúp các ứng viên rút kinh nghiệm trong quá trình tạo hồ sơ ứng tuyển. Hay việc nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng cũng là thông tin hữu ích cho các ứng viên có cơ hội để nhìn nhận khả năng, năng lực và kinh nghiệm của bản thân. Đồng thời giúp họ không ngừng nâng cao kỹ năng, kiến thức để có thể tiếp tục được ứng tuyển trong tương lai biết đâu sẽ có cơ hội việc làm khác xuất hiện.

Là một nhà quản lý nhân sự không chỉ có việc tuyển dụng mà còn rất nhiều công việc liên quan khác. Và chắc chắn sẽ không có nhiều thời gian để soạn mẫu thư từ chối phỏng vấn cho các ứng viên không trúng tuyển. Hơn nữa, số lượng ứng viên tham gia lớn trong khi chỉ một số người được chọn.

Do đó, số lượng thư từ chối sẽ khá lớn nên các nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian để soạn thư. Để tiết kiệm thời gian mà vẫn có những bức thư từ chối đảm bảo yêu cầu, các nhà nhân sự có thể sử dụng mẫu thư từ chối ứng viên có sẵn. 

2. Các nội dung cần có trong thư từ chối ứng viên

Một mẫu thư từ chối phỏng vấn phù hợp sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng với ứng viên. Những thông tin đó bao gồm:

• Thông tin cá nhân của ứng viên
• Cảm ơn
• Phản hồi
• Mời ứng tuyển lại

3. 5 mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo dành cho HR

Cách viết thư từ chối ứng viên như thế nào để đạt sự tinh tế và chuyên nghiệp? Đối với một mẫu thư như vậy thông thường phải đảm bảo một số nội dung cơ bản sau đây:

• Thông tin của ứng viên: Là phần thông tin quan trọng nhất của cả bức thư, thể hiện đầy đủ tên ứng viên và vị trí công việc mà họ dự tuyển. Có ý nghĩa trong việc thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp dành cho ứng viên đó
• Cảm ơn ứng viên: Lời cảm ơn dành cho ứng viên không được chọn thể hiện sự trân trọng và phép lịch sự của nhà tuyển dụng trong mẫu thư từ chối phỏng vấn. Bởi họ đã hoàn thiện hồ sơ ứng tuyển theo yêu cầu và cũng đã rất cố gắng để tham gia ứng tuyển tại doanh nghiệp.
• Từ chối khéo léo: Cách viết thư từ chối chối phỏng vấn khéo léo và tinh tế cũng phần nào giảm bớt “nỗi buồn” của ứng viên không được chọn. Với thái độ tích cực và sử dụng lời lẽ ngắn gọn để giải thích rõ ràng nguyên nhân họ không được chọn. Với tinh thần xây dựng sẽ giúp ứng viên tiếp tục bổ sung các kiến thức, kỹ năng, của bản thân để sẵn sàng cho công việc khác trong tương lai.

Hơn nữa, mẫu thư từ chối phỏng vấn cũng còn tùy theo đối tượng, vị trí ứng tuyển mà nhà tuyển dụng có thể soạn những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế phù hợp cụ thể như sau

Trường hợp các ứng viên không được chọn để phỏng vấn

Có lẽ nhiều người nghĩ rằng việc gửi thư từ chối là không thật sự cần thiết. Tuy nhiên, đó được coi là phép lịch sự tối thiểu các nhà tuyển dụng. Bởi gửi một mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế với nội dung ngắn gọn vẫn hơn hẳn một sự im lặng. Điều này cũng sẽ thông báo rõ ràng đến các ứng viên rằng họ không còn phải băn khoăn hay chờ đợi phản hồi quá lâu từ doanh nghiệp tuyển dụng. Cùng tìm hiểu mẫu thư từ chối phỏng vấn dưới đây:

Thân gửi …………..(tên ứng viên),

Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc công ty…………. nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Rất cám ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí việc làm ……..

Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai. 

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Trường hợp ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Quy trình tuyển dụng của một doanh nghiệp có thể thực hiện khoảng vài bước: Xem xét hồ sơ, phỏng vấn, làm bài kiểm tra…. Và nếu một số ứng viên tuy đã vượt qua vòng phỏng vấn nhưng lại không đạt yêu cầu ở các bước tiếp theo thì việc nhà tuyển dụng gửi một bức thư từ chối sẽ thể hiện sự trân trọng, cổ vũ khích lệ hơn.

Mến gửi …………..(tên ứng viên),

Một lần nữa cám ơn bạn đã tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí việc làm…………Với sự cố gắng và nhiệt tình của bạn cùng với những sẻ chia và cam kết sẽ đóng góp của bạn đã được chúng tôi đã đánh giá rất cao trong buổi phỏng vấn này. Song, sau khi xem xét và bàn bạc lại, chúng tôi chỉ quyết định lựa chọn một số ứng viên ấn tượng hơn để tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi.

Và chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn để có thể tiếp tục liên hệ lại với bạn nếu công ty có nhu cầu tuyển dụng mới và phù hợp trong thời gian tới.

Trân trọng và chúc bạn luôn gặp nhiều may mắn và thành công trong quá trình tìm việc.

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Trường hợp ứng viên vốn có khả năng được chọn song vẫn không nằm trong danh sách trúng tuyển

Một trường hợp khác đặt ra đối với các nhà tuyển dụng là chỉ tuyển dụng số lượng nhất định nhưng danh sách lựa chọn lại khá nhiều. Trong trường hợp này, thật là đáng tiếc cho các ứng viên vì họ toàn toàn có kỳ vọng vào kết quả bài đánh giá của mình. Do vậy, mẫu thư từ chối ứng viên càng phải có và kèm theo một cuộc gọi điện phản hồi và cảm ơn đối với ứng viên, đồng thời thể hiện mong muốn được giữ liên lạc với họ vì còn nhiều cơ hội việc làm trong tương lai.

 …….- tên ứng viên thân mến!

Chúng tôi rất cám ơn bạn đã dành nhiều thời gian để tham gia ứng tuyển với vị trí…………. Có thể nói ngay từ đầu chúng tôi cũng rất ấn tượng với hồ sơ của bạn và tất cả những điều mà bạn đã thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, một số ứng viên đã được ban tuyển dụng quyết định chọn lựa trên cơ sở cân nhắc rất kỹ lưỡng và thấu đáo.

Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Và hãy giữ liên hệ với chúng tôi vì trong tương lai, chúng tôi vẫn còn có nhu cầu tuyển dụng trở lại. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số……….

Chúc bạn thành công.

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Một số mẫu thư từ chối phỏng vấn thông dụng khác

Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng có thể gửi một số mẫu thư từ chối phỏng vấn được dùng cho nhiều trường hợp khác nhau dưới đây. 

Thân gửi …………….(tên ứng viên)!

Cảm ơn bạn đã gửi hồ sơ đến ban nhân sự của công ty………với vị trí việc làm……Qua đánh giá hồ sơ/kết quả buổi phỏng vấn chúng tôi nhận thấy có một số điểm bạn chưa phù hợp với yêu cầu của chúng tôi. Do vậy, chúng tôi rất lấy làm tiếc, tuy nhiên chúng tôi sẽ giữ hồ sơ của bạn để có thể liên lạc lại trong thời gian với nhu cầu tuyển dụng mới, phù hợp hơn.

Chúc bạn sớm tìm được công việc phù hợp với sở trường của mình.

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Thân gửi …………..- tên ứng viên thân mến,

Lời đầu, chúng tôi gửi lời cảm ơn chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí].

Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi đánh giá cao những kiến thức và kinh nghiệm đã có của bạn. Song thật tiếc vì bạn thực sự phù hợp với công việc mà chúng tôi cần.

Hy vọng được hợp tác với bạn trong những lần tuyển dụng trong thời gian tới!

Chúc bạn sức khỏe và thành công!

Trân trọng,

Ký tên

(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).

Với mẫu thư từ chối ứng viên trên đây các nhà tuyển dụng có thể tham khảo, lựa chọn và điều chỉnh để trở thành mẫu mẫu phù hợp nhất đảm bảo phép lịch sự và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với các ứng viên.

Ban biên tập 1BOSS

Nguồn tài liệu tham khảo:

• https://fastwork.vn/05-mau-thu-tu-choi-ung-vien-cho-nha-tuyen-dung/
• Một số nguồn tài liệu khác.