• 15/11/2022
  • Bất kỳ sự kiện nào dù lớn hay nhỏ đều cần lên kế hoạch. Kế hoạch càng chi tiết thì diễn biến các sự kiện càng thuận lợi và ít có khả năng xảy ra hơn. Dưới đây là quy trình các bước giúp công ty lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả nhất. 

     

    Xem thêm:


    Quy trình 9 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả 

     

    1. Xác định hình thức tổ chức và mục tiêu 

     

    Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

    Bước quan trọng kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định mục tiêu sự kiện

     

    Các sự kiện khác nhau có các mục đích tổ chức khác nhau. Chẳng hạn như tiệc cuối năm, tiệc khai trương, lễ kỷ niệm thành lập công ty và sự kiện tri ân khách hàng. Đây là một trong những bước quan trọng nhất vì nó giúp định hướng điểm tiếp theo trong công việc và kế hoạch. 

    Bước quan trọng tiếp theo trong kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định mục tiêu sự kiện. Từ việc xác định mục tiêu, bạn có thể tạo ý tưởng chủ đề, kịch bản,... Để xác định mục tiêu sự kiện tốt, hãy tự hỏi bản thân một vài câu hỏi càng sát với vấn đề càng tốt. Xác định rõ ràng về mục tiêu và kết quả đạt được sau khi hoàn thành sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp thành công, xây dựng hình ảnh thương hiệu và đến gần hơn với khách hàng.

     

    2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức 

     

    Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện cũng là yếu tố quyết định sự kiện có thành công hay không. Các nhà tổ chức sự kiện phải đảm bảo rằng họ được sự đồng ý của khách mời tham gia sự kiện tại thời điểm và địa điểm đó. Chọn một địa điểm phù hợp với sự an toàn, an ninh, địa điểm thân thiện với du lịch, quy mô, loại sự kiện và ngân sách của doanh nghiệp.

     

    Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

    Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện là yếu tố quyết định sự kiện có thành công hay không

     

    3. Lên ý tưởng, chủ đề và xây dựng kịch bản cho sự kiện 

     

    Ý tưởng tổ chức sự kiện là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng làm nên thành công, tạo cảm hứng và tiếng vang cho khách hàng. Nó phải mới và thu hút người tham gia. Để lên ý tưởng, chủ đề sự kiện hoàn hảo cần xem xét các yếu tố như sự nhấn mạnh của sản phẩm và thương hiệu, ý tưởng và chủ đề độc đáo, ấn tượng.

    Một kịch bản chương trình sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và tạo ấn tượng với khách mời. Mỗi loại sự kiện đều có mục đích, loại hình khác nhau và tương ứng với một kịch bản chương trình tương ứng với thời gian chi tiết gồm 3 phần: mở đầu - nội dung chính - kết thúc. Do đó, cần có hai loại kịch bản: chung và chi tiết. Kịch bản chương trình sự kiện chung: Một kịch bản bao gồm sự kiện từ đầu đến cuối. Thêm vào đó, nếu những điểm nổi bật có ý nghĩa nhất, chương trình sẽ thành công, đáng nhớ và khác biệt. Full script (MC script): Là kịch bản trong đó MC tường thuật lại toàn bộ chương trình với những lời lẽ hấp dẫn để truyền tải thông điệp của chương trình.

     

    4. Lên danh sách khách mời 

     

    Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

    Lập danh sách khách mời sớm để thể hiện sự chuyên nghiệp 

     

    Để sự kiện được diễn ra một cách chuyên nghiệp, hoàn mỹ và chu đáo, nên lập danh sách khách mời tham gia sự kiện: ghế ngồi, thực đơn, quà lưu niệm cho khách mời… và hơn hết tạo cho khách mời sự thăng hoa khi tham dự sự kiện, người luôn quan tâm đến một sự kiện ấn tượng và thành công. 

    Danh sách khách mời được sắp xếp theo các yếu tố sau: xác định đối tượng mục tiêu: nghề nghiệp, độ tuổi … Xác định số lượng người tham gia. Trước khi diễn ra sự kiện 2-3 ngày, rà soát và lập danh sách khách hàng tham dự để chuẩn bị đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi tốt hơn, cuối sự kiện nên gửi thư cảm ơn và ảnh kỷ niệm cho khách tham dự.

     

    5. Thiết kế chương trình

     

    Mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau. Dưới đây là các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết trong tổ chức sự kiện:

     

    Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

    Tiết mục văn nghệ là không thể thiếu trong mỗi sự kiện 

     

    6. Xây dựng kế hoạch truyền thông chương trình sự kiện 

     

    Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp thông báo đến khách mời, đối tác về việc tổ chức sự kiện đồng thời thu hút được khách hàng mục tiêu quan tâm tới sự kiện đó. Mỗi loại hình sự kiện có tính chất khác nhau, vậy nên cần xác định đầy đủ thông tin về sự kiện sau đó xây dựng kế hoạch truyền thông: Mục tiêu của sự kiện Đối tượng cần truyền thông Thông điệp truyền thông Kênh truyền tải thông điệp: thư mời giấy hoặc qua email, báo giấy, tạp chí, mạng xã hội…

     

    7. Lập bảng dự trù kinh phí và phương án dự phòng rủi ro

     

    Tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần có kinh phí. Đây là một phần quan trọng của chương trình sự kiện và nếu không dự trù trước kinh phí thì dần dần sẽ vượt quá ngân sách cho phép, gây ra những vụ cắt giảm kém chất lượng và làm mất đi tính chuyên nghiệp cũng như sự đồng cảm của khách hàng.

    Khi tổ chức một sự kiện, bất kỳ lúc nào và trong bất kỳ hoạt động nào, những rủi ro không lường trước có thể phát sinh. Những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện: thay đổi thời tiết, mất điện, hỏng hóc thiết bị, khách đến muộn … Vì vậy, cần phải luôn có phương án dự phòng để tránh trường hợp rủi ro ít xảy ra nhất và người tổ chức cần lưu ý để xử lý nhanh nhất và hiệu quả nhất.

     

    Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

    Xây dựng phương án dự phòng nhằm tránh những rủi ro phát sinh 

     

    8. Xác định tiến độ thực hiện sự kiện

     

    Đừng quên xác định lịch trình thực hiện sự kiện. Bước này sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro và tạo ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu nhà tổ chức gặp sự cố trong khâu thi công thì có thể khắc phục và thay thế kịp thời.

    Trước khi tổ chức sự kiện, bạn nên kiểm tra và xác nhận tiến độ thực hiện các điểm sau:

     

    9. Đo lường và đánh giá kết quả đạt được 

     

    Sau khi sự kiện kết thúc, nên chuẩn bị một bảng đánh giá cho những người tham dự sự kiện. Xem xét và tổng hợp các phản hồi của khách hàng để hiểu rõ những điều đã và chưa làm được. Từ đó, đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu đặt ra cho sự kiện và rút ra bài học kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo. 

     

    Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất 

     

    Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục

    Mẫu kế hoạch trang trí sự kiện Tải ngatại đây 

     

    Trên đây là mẫu kế hoạch chi tiết từng hạng mục và được cập nhật mới nhất mà 1BOSS đã chia sẻ. Hi vọng rằng bạn đọc có thể sử dụng mẫu này cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới một cách thành công nhất.

    Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

     Tải miễn phí mẫu đề nghị thanh lý hàng tồn kho mới nhất 2023

     

    Ban biên tập 1BOSS

    Bài viết khác
    100 bộ tài liệu về Digital Marketing
    100 bộ tài liệu về Digital Marketing
    • 02/10/2023

    Bài viết này sẽ giới thiệu một loạt tài liệu hữu ích về digital marketing, từ các sách điện tử, bài viết chuyên ngành đến tài liệu hướng dẫn cụ thể. Những tài liệu này cung cấp cái nhìn toàn diện về các phương pháp tiếp thị qua các nền tảng kỹ thuật số, từ xây dựng chiến lược đến thực thi chiến dịch. Bắt đầu khám phá ngay để nắm bắt cơ hội và thách thức trong thế giới digital marketing đang thay đổi nhanh chóng.

    Download Ebook Tiếp thị liên kết
    Download Ebook Tiếp thị liên kết
    • 27/09/2023

    Hiện nay, tiếp thị liên kết đã trở nên rất phổ biến tại Việt Nam. Nó đã nhanh chóng thâm nhập vào thị trường và trở thành một phương pháp phổ biến cho các doanh nghiệp quảng cáo sản phẩm và dịch vụ của họ. Đặc biệt, Affiliate Marketing đem lại doanh số bán hàng cao và được coi là một cách hiệu quả để kiếm tiền trực tuyến so với các phương thức khác.

    Tất tần tật về Email Marketing dành cho doanh nghiệp
    Tất tần tật về Email Marketing dành cho doanh nghiệp
    • 25/09/2023

    Trong thời đại công nghệ 4.0, Email Marketing vẫn là một trong những công cụ hiệu quả để kết nối, xây dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Bộ tài liệu đính kèm sẽ cung cấp cho doanh nghiệp tất tần tật kiến thức về email marketing, từ cách xây dựng chiến dịch hấp dẫn đến cách tối ưu hóa tỷ lệ mở email và chuyển đổi thành công. 

    Bảng mẫu excel triển khai Dự án Marketing chuyên nghiệp năm 2023
    Bảng mẫu excel triển khai Dự án Marketing chuyên nghiệp năm 2023
    • 30/05/2023

    Dự án Marketing là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Để triển khai một dự án Marketing hiệu quả, cần phải có một kế hoạch chi tiết và chính xác. Bảng Excel triển khai dự án Marketing là một công cụ hữu ích giúp quản lý và theo dõi các bước tiến hành dự án một cách khoa học. Hãy cũng 1BOSS tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé.

     

    Mẫu bảng ma trận SWOT dành cho dân Marketing
    Mẫu bảng ma trận SWOT dành cho dân Marketing
    • 15/05/2023

    Để đưa ra 1 chiến lược đúng đắn trong kinh doanh thì trước hết doanh nghiệp phải hiểu được mình đang ở đâu và có những điểm mạnh, điểm yếu và nắm bắt cơ hội để phát triển. Ma trận SWOT giúp doanh nghiệp thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Hãy cùng 1BOSS tìm hiểu về ma trận SWOT dành cho dân Marketing.

     

    ĐĂNG KÝ NHẬN THÔNG TIN

    Để lại email của bạn chúng tôi sẽ gửi đến cho bạn các thông tin chuyên mục hấp dẫn

    Chọn chuyên mục
    Tăng trưởng vượt bậc - Xây dựng lợi thế cạnh tranh riêng cùng 1BOSS
    Đăng ký Trải nghiệm ngay

    Vui lòng điền các thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong 24h làm việc

    • Điện thoại: 0345 948 949
      Hotline: 0345 913 913
    • Địa chỉ: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
    Chọn giải pháp / sản phẩm
    Giải pháp
    Sản phẩm
    Đăng ký trải nghiệm 1boss

    Vui lòng điền các thông tin dưới đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại trong 24h làm việc

    • Điện thoại: 0345 948 949
      Hotline: 0345 913 913
    • Địa chỉ: Tòa nhà JVPE, CVPM Quang Trung, Phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh
    Thiết lập thông tin trải nghiệm
    Chọn giải pháp / sản phẩm
    Giải pháp
    Sản phẩm
    .1boss.vn