Xem thêm:

• Mẫu kế hoạch sự kiện ra mắt sản phẩm mới hoàn chỉnh
• Mẫu danh sách kiểm tra công việc sự kiện chuẩn nhất
• Mẫu sắp xếp và thiết lập nhân sự trong tổ chức sự kiện

Quy trình 9 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả 

1. Xác định hình thức tổ chức và mục tiêu 

Bước quan trọng kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định mục tiêu sự kiện

Các sự kiện khác nhau có các mục đích tổ chức khác nhau. Chẳng hạn như tiệc cuối năm, tiệc khai trương, lễ kỷ niệm thành lập công ty và sự kiện tri ân khách hàng. Đây là một trong những bước quan trọng nhất vì nó giúp định hướng điểm tiếp theo trong công việc và kế hoạch. 

Bước quan trọng tiếp theo trong kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định mục tiêu sự kiện. Từ việc xác định mục tiêu, bạn có thể tạo ý tưởng chủ đề, kịch bản,... Để xác định mục tiêu sự kiện tốt, hãy tự hỏi bản thân một vài câu hỏi càng sát với vấn đề càng tốt. Xác định rõ ràng về mục tiêu và kết quả đạt được sau khi hoàn thành sẽ giúp sự kiện của doanh nghiệp thành công, xây dựng hình ảnh thương hiệu và đến gần hơn với khách hàng.

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức 

Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện cũng là yếu tố quyết định sự kiện có thành công hay không. Các nhà tổ chức sự kiện phải đảm bảo rằng họ được sự đồng ý của khách mời tham gia sự kiện tại thời điểm và địa điểm đó. Chọn một địa điểm phù hợp với sự an toàn, an ninh, địa điểm thân thiện với du lịch, quy mô, loại sự kiện và ngân sách của doanh nghiệp.

Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện là yếu tố quyết định sự kiện có thành công hay không

3. Lên ý tưởng, chủ đề và xây dựng kịch bản cho sự kiện 

Ý tưởng tổ chức sự kiện là linh hồn của sự kiện. Ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng làm nên thành công, tạo cảm hứng và tiếng vang cho khách hàng. Nó phải mới và thu hút người tham gia. Để lên ý tưởng, chủ đề sự kiện hoàn hảo cần xem xét các yếu tố như sự nhấn mạnh của sản phẩm và thương hiệu, ý tưởng và chủ đề độc đáo, ấn tượng.

Một kịch bản chương trình sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và tạo ấn tượng với khách mời. Mỗi loại sự kiện đều có mục đích, loại hình khác nhau và tương ứng với một kịch bản chương trình tương ứng với thời gian chi tiết gồm 3 phần: mở đầu - nội dung chính - kết thúc. Do đó, cần có hai loại kịch bản: chung và chi tiết. Kịch bản chương trình sự kiện chung: Một kịch bản bao gồm sự kiện từ đầu đến cuối. Thêm vào đó, nếu những điểm nổi bật có ý nghĩa nhất, chương trình sẽ thành công, đáng nhớ và khác biệt. Full script (MC script): Là kịch bản trong đó MC tường thuật lại toàn bộ chương trình với những lời lẽ hấp dẫn để truyền tải thông điệp của chương trình.

4. Lên danh sách khách mời 

Lập danh sách khách mời sớm để thể hiện sự chuyên nghiệp 

Để sự kiện được diễn ra một cách chuyên nghiệp, hoàn mỹ và chu đáo, nên lập danh sách khách mời tham gia sự kiện: ghế ngồi, thực đơn, quà lưu niệm cho khách mời… và hơn hết tạo cho khách mời sự thăng hoa khi tham dự sự kiện, người luôn quan tâm đến một sự kiện ấn tượng và thành công. 

Danh sách khách mời được sắp xếp theo các yếu tố sau: xác định đối tượng mục tiêu: nghề nghiệp, độ tuổi … Xác định số lượng người tham gia. Trước khi diễn ra sự kiện 2-3 ngày, rà soát và lập danh sách khách hàng tham dự để chuẩn bị đón tiếp và sắp xếp chỗ ngồi tốt hơn, cuối sự kiện nên gửi thư cảm ơn và ảnh kỷ niệm cho khách tham dự.

5. Thiết kế chương trình

Mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau. Dưới đây là các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết trong tổ chức sự kiện:

• Thiết kế sân khấu: backdrop, sàn sân khấu…
• Thiết kế hình ảnh chương trình: standee, banner, bandroll, giấy mời, tờ rơi… theo chủ đề của chương trình.
• Thiết bị trình chiếu: máy chiếu, màn hình led
• Nhân sự sự kiện: MC sự kiện, PG, ca sĩ, nhóm nhảy…

Tiết mục văn nghệ là không thể thiếu trong mỗi sự kiện 

6. Xây dựng kế hoạch truyền thông chương trình sự kiện 

Truyền thông cho sự kiện sẽ giúp thông báo đến khách mời, đối tác về việc tổ chức sự kiện đồng thời thu hút được khách hàng mục tiêu quan tâm tới sự kiện đó. Mỗi loại hình sự kiện có tính chất khác nhau, vậy nên cần xác định đầy đủ thông tin về sự kiện sau đó xây dựng kế hoạch truyền thông: Mục tiêu của sự kiện Đối tượng cần truyền thông Thông điệp truyền thông Kênh truyền tải thông điệp: thư mời giấy hoặc qua email, báo giấy, tạp chí, mạng xã hội…

7. Lập bảng dự trù kinh phí và phương án dự phòng rủi ro

Tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần có kinh phí. Đây là một phần quan trọng của chương trình sự kiện và nếu không dự trù trước kinh phí thì dần dần sẽ vượt quá ngân sách cho phép, gây ra những vụ cắt giảm kém chất lượng và làm mất đi tính chuyên nghiệp cũng như sự đồng cảm của khách hàng.

Khi tổ chức một sự kiện, bất kỳ lúc nào và trong bất kỳ hoạt động nào, những rủi ro không lường trước có thể phát sinh. Những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện: thay đổi thời tiết, mất điện, hỏng hóc thiết bị, khách đến muộn … Vì vậy, cần phải luôn có phương án dự phòng để tránh trường hợp rủi ro ít xảy ra nhất và người tổ chức cần lưu ý để xử lý nhanh nhất và hiệu quả nhất.

Xây dựng phương án dự phòng nhằm tránh những rủi ro phát sinh 

8. Xác định tiến độ thực hiện sự kiện

Đừng quên xác định lịch trình thực hiện sự kiện. Bước này sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu rủi ro và tạo ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu nhà tổ chức gặp sự cố trong khâu thi công thì có thể khắc phục và thay thế kịp thời.

Trước khi tổ chức sự kiện, bạn nên kiểm tra và xác nhận tiến độ thực hiện các điểm sau:

• Thời gian và địa điểm sự kiện
• Giấy phép sự kiện
• Danh sách khách mời: gửi thư mời, sơ đồ chỗ ngồi ...
• Nhân sự tổ chức, hướng dẫn công việc
• Thiết bị được sử dụng tại sự kiện

9. Đo lường và đánh giá kết quả đạt được 

Sau khi sự kiện kết thúc, nên chuẩn bị một bảng đánh giá cho những người tham dự sự kiện. Xem xét và tổng hợp các phản hồi của khách hàng để hiểu rõ những điều đã và chưa làm được. Từ đó, đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu đặt ra cho sự kiện và rút ra bài học kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo. 

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất 

Mẫu kế hoạch trang trí sự kiện Tải ngay tại đây 

Trên đây là mẫu kế hoạch chi tiết từng hạng mục và được cập nhật mới nhất mà 1BOSS đã chia sẻ. Hi vọng rằng bạn đọc có thể sử dụng mẫu này cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới một cách thành công nhất.

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Ban biên tập 1BOSS