Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Tổng hợp 5 mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo dành cho HR
• Mẫu đề nghị thanh toán công nợ và các lưu ý khi lập đề nghị
• Cập nhật mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất

Thế nào là đơn đặt hàng?

Đơn đặt hàng hay còn được gọi là PO (viết tắt của Purchase Order). PO là các mẫu văn bản được dùng trong quá trình đặt hàng của các cá nhân hoặc doanh nghiệp. Trên mẫu đơn đặt hàng sẽ được trình bày tất cả các thông tin mà người mua cần trao đổi với người bán như: số lượng hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và các ký kết đi kèm.

Đơn đặt hàng được xem như là một thỏa thuận giữa hai bên. Giúp cho quá trình giao dịch mua bán trở nên thuận lợi và rõ ràng hơn. Bên cạnh đó, việc xảy ra rủi ro khi mua bán là điều không thể tránh khỏi. Vì thế đơn đặt hàng sẽ giúp các bên mua bán bảo vệ tốt quyền lợi của mình như:

• Trong quá trình giao dịch hàng hóa, người mua từ chối nhận hàng hay không trả tiền cho dịch vụ hoặc hàng hoá thì người bán sẽ được bảo vệ;
• Trong trường hợp ngược lại, nếu người bán giao thiếu hàng hoặc trễ hạn giao hàng như thỏa thuận thì người mua sẽ được bảo vệ;
• Những thông tin cần có trên đơn đặt hàng sẽ giúp cho bên mua truyền tải được tất cả những thông tin mà họ muốn cho bên bán hàng;
• Quy trình mua bán trở nên nhanh chóng và đúng theo tiêu chuẩn hơn trong việc đặt hàng.

Một mẫu đơn đặt hàng được coi là đầy đủ và chuẩn nhất khi có những nội dung sau:

• Tên của bên mua, bên bán;
• Tên hàng hóa, số lượng, loại tiền, đơn giá;
• Thời gian, địa điểm và điều kiện giao hàng;
• Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán;
• Xác nhận của bên mua và bên bán.

Có thể thay hợp đồng mua bán thành đơn đặt hàng không?

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Thông tư 39/2015/TT-BTC: Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận mua bán hàng hóa được xác lập bằng văn bản hoặc các hình thức có giá trị tương đương văn bản bao gồm: điện báo, telex, fax, thông điệp dữ liệu. Theo đó, người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận thanh toán; người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận; hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, qua cửa khẩu, biên giới Việt Nam hoặc từ khu phi thuế quan vào thị trường nội địa hoặc từ thị trường nội địa vào khu phi thuế quan.

Căn cứ vào quy định trên, mặc dù đơn đặt hàng có tính chất là sự thỏa thuận giữa hai bên. Tuy nhiên, lại không được coi là một hình thức thay thế cho hợp đồng mua bán hàng hóa.

Các mẫu đơn đặt hàng chuẩn nhất

Mẫu Đơn đặt hàng file word số 1

Tải mẫu tại đây

Mẫu Đơn đặt hàng file word số 2

Tải mẫu tại đây

Mẫu Đơn đặt hàng file excel

Tải mẫu tại đây

Mẫu Đơn đặt hàng tiếng Anh

Tải mẫu tại đây

Lưu ý gì về mẫu đơn đặt hàng

Hiện nay, việc lập đơn hàng đã trở nên dễ dàng hơn khi những mẫu đơn đặt hàng đều đã có sẵn. Tuy nhiên, để tránh những sai sót nhỏ làm ảnh hưởng đến quá trình mua bán cần lưu ý những điều sau:

• Điền đầy đủ những thông tin trên đơn đặt hàng. Những thông tin như tên công ty, loại hàng hóa, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Ngoài ra, bên mua cần thống nhất thời gian, địa điểm giao hàng với bên bán. Những thông tin này phải được ghi rõ ràng nhằm làm căn cứ để bên bán giao hàng.
• Về phương thức thanh toán, 2 bên cần thống nhất lựa chọn phương thức phù hợp nhất. Tất cả những thông tin về thanh toán này đều phải ghi rõ trong đơn đặt hàng.
• Thông tin về hàng hóa càng chi tiết, rõ ràng càng tốt. Nên điền đầy đủ thông số kỹ thuật của hàng hóa để không bị nhẫm lẫn với mặt hàng khác.
• Cần kiểm tra đơn đặt hàng thật kỹ trước khi gửi đơn cho bên bán. Tránh những sai sót làm mất thời gian của đôi bên.
• Khi soạn thảo đơn đặt hàng phải đủ, phải đúng, phải chặt chẽ. Nếu có điều vấn đè hiểu phải được các bên mua bán giải thích rõ ràng. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp trong vấn đề đặt hàng, giao hàng giữa 2 bên. Đơn đặt hàng sẽ bảo vệ quyền lợi của mỗi bên như trong các điều có trong đơn đặt hàng mà 2 bên thống nhất.

Mong rằng qua những mẫu đơn đặt hàng mà 1BOSS cung cấp ở bài viết này. Bạn đọc có thể sử dụng dễ dàng trong quá trình mua bán hàng hóa một cách nhanh chóng hơn. 

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Ban Biên Tập 1BOSS