Phần mềm nhân sự hoạt động như thế nào? 

Phần mềm nhân sự hay phần mềm quản lý nhân sự đều chỉ chung một quy trình kết hợp quy trình quản lý kết hợp với nguồn quản lý nhân viên và công nghệ thông tin thông qua các giải pháp phần mềm máy tính.

Trong môi trường làm việc, bộ phận nhân sự phải làm rất nhiều công việc trên số sách, giấy tờ, excel, word,.. Việc lưu trữ này gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin của nhân viên khiến họ chỉ đủ thời gian làm các công việc C&B mà bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng không kém như xây dựng văn hóa doanh nghiệp, vạch kế hoạch chiến lược nhân sự hay tham gia đóng góp vào các dự án kinh doanh…

Phần mềm nhân sự hoạt động như thế nào? 

Như vậy, phần mềm nhân sự được hiểu là áp dụng công nghệ thông tin để giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, tăng năng hiệu suất, tăng sự hài lòng của người lao động, chuẩn hóa quy trình hoạt động, quản lý chặt chẽ trên một hệ thống qua đó kiểm soát tốt dòng tiền và chi phí, tối ưu hóa hoạt động quản lý theo chính sách của công ty. Cuối cùng là tăng cường bảo mật dữ liệu thông qua cơ chế phân quyền truy cập cho người sử dụng.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp 

Phù hợp nhu cầu của phòng hành chính – nhân sự

Bản thân là hệ thống chính là một phần mềm nhân sự tiền lương nên tiêu chí phù hợp với quy mô, tính chất cũng như loại hình kinh doanh của doanh nghiệp phải được xếp hàng đầu.

Mỗi tổ chức đều có một quy mô và những đặc thù riêng trong cấu trúc nhân sự, vì thế cách quản lý nhân sự, tính toán lương thưởng của doanh nghiệp thương mại sẽ khác so với doanh nghiệp sản xuất. Trên cơ sở đó, một phần mềm nhân sự phù hợp là khi đáp ứng được 2 yêu cầu cơ bản:

Một là trợ giúp ban lãnh đạo quản lý nhân sự thông qua nghiệp vụ tuyển dụng, đào tạo, theo dõi biến động đồng thời đánh giá nhân sự.

Hai là theo dõi và thống kê chi tiết lương, thưởng, thuế thu nhập và các thay đổi của cá nhân, qua đó đưa ra bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự đồng thời chất lượng lao động trong doanh nghiệp.

Phần mềm nhân sự thân thiện, dễ sử dụng

Đây là tiêu chí quan trọng thứ 2 trong 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự tiền lương mà chúng tôi muốn nhắc đến. Hãy tưởng tượng nếu bạn vừa thanh toán chi phí mua đồng thời sử dụng một phần mềm nhân sự nhưng nó lại khó sử dụng, khó theo dõi, khó thao tác sẽ khiến cho công tác quản trị nguồn nhân lực bị ảnh hưởng như thế nào; các phòng ban không thể phối hợp với nhau ra sao; ban lãnh đạo sẽ căn cứ vào đâu để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược về quản trị nhân sự…

Tiêu chí lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp 

Do đó, trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu về phần mềm nhân sự tiền lương, hãy quan sát, tốt nhất là nên trải nghiệm thử để xem các thao tác có đơn giản không, có mất nhiều thời gian làm quen không, có khả năng tạo ra nhiều loại báo cáo phù hợp mục đích sử dụng chỉ bằng các thao tác đơn giản hay không…

Phần mềm nhân sự tiền lương bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Tiêu chí thứ 3 và cũng là tiêu chí chung của mọi phần mềm nhân sự là khả năng bảo mật thông tin. Theo đó, từng chức năng, từng người dùng khi được phân quyền đều được bảo mật tuyệt đối.

Thật khó khăn để doanh nghiệp xác định đâu là phần mềm nhân sự tiền lương có tính bảo mật cao khi trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp công cụ này. Một trong những cơ sở để lựa chọn là sự uy tín của nhà cung cấp, thể hiện qua số năm kinh nghiệm triển khai, ít nhất từ 10 năm trở lên. Đơn vị nào càng có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm nhân sự càng biết cách lường trước được mọi rủi ro cho các loại hình công ty khác nhau.​

Quản trị tập trung được dữ liệu, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận

Một phần mềm nhân sự, quản trị nguồn nhân lực tốt là khi nó có khả năng quản lý cơ sở dữ liệu tập trung. Ví dụ, trong phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên thì những thông tin của nhân viên từ lúc bắt đầu, phỏng vấn cho đến lúc thử việc, làm việc chính thức, nghỉ việc phải được ghi lại một cách có hệ thống. Có như vậy, nhà quản trị mới nhìn tổng thể về năng lực của nhân viên, để từ đó phân bổ, hoạch định nguồn nhân lực hợp lý. Bên cạnh đó, công cụ này còn phải có khả năng liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận nhằm giảm thiểu chi phí hành chính và tiết kiệm nguồn lực thực hiện.

Quản trị tập trung được dữ liệu, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận

Tạm kết

Chúng ta không thể phủ nhận rằng chính các công cụ, phần mềm công nghệ là chìa khoá giúp các hoạt động quản lý doanh nghiệp giảm thiểu được nhiều chi phí và thời gian và các thiếu xót trong khâu quản lý. 

1BOSS Supper App HRM - Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện đã được rất nhiều  doanh nghiệp tin dùng. Đây không chỉ là giải pháp phần mềm nhân sự nói riêng mà còn là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện giúp tổ chức của bạn chuyển đổi số hiệu quả trong thời đại công nghệ 4.0

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho