Xem thêm:

• Mẫu thể lệ tham gia chương trình khuyến mãi
• [Hot] Download miễn phí mẫu training kiến thức sản phẩm
• Kịch bản chương trình bốc thăm trúng thưởng chi tiết nhất

Chi phí cho địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí về địa điểm tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng 

Đầu tiên, hãy nói về phần quan trọng nhất của việc vận hành một sự kiện đó chính là địa điểm tổ chức. Tổng quan lại thì chi phí địa điểm gồm có chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức, chi phí bảo hiểm (bảo hiểm an toàn lao động hoặc bảo hiểm khi tham gia sự kiện) và chi phí thuê bãi đỗ xe (nếu có).

Tiêu chí để chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm được xem như là một phần rất quan trọng trong sự kiện. Địa điểm mà khách mời, ban tổ chức dễ dàng di chuyển thuận lợi về tất cả các khâu như chuẩn bị, di chuyển của khách mời,… Các vấn đề liên quan đến địa điểm tổ chức:

• Địa điểm thuận lợi cho khách mời di chuyển đến
• Có sẵn bãi đỗ phương tiện và ô tô của khách mời
• Nằm gần các tuyến đường lớn hay mặt tiền để công tác chuẩn bị được thuận lợi hơn
• Lối đi vào sự kiện rộng rãi, chỉn chu và thoáng mát
• Cần có lối thoát hiểm trong trường hợp khẩn cấp

Chi phí âm thanh ánh sáng và sân khấu

Sân khấu được "bùng cháy" với sự chuẩn bị kỹ càng về âm thanh và ánh sáng

Điểm nổi bật của sự kiện là gì? Đó chính là sân khấu của chương trình sự kiện. Một tiết mục giải trí mở đầu hay một nơi chia sẻ các hoạt động của công ty đều phải được trình diễn trên sân khấu. Đầu tư một sân khấu hấp dẫn là điều mà đơn vị tổ chức nên làm. 

Hệ thống ánh sáng và âm thanh là điều cần thiết để làm sống động sân khấu. Góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện. Ánh sáng của sự kiện giúp thu hút sự chú ý và tạo được cảm giác thích thú cho khách mời. Một  sự chuẩn bị về âm thanh tốt có thể giúp tăng hứng thú của người nghe. Với hạng mục này, chi phí đầu tư vào hệ thống đèn LED cao cấp và dàn âm thanh chuẩn sẽ mang lại hiệu quả hơn cả mong đợi. Sân khấu, âm thanh, ánh sáng được coi là những yếu tố quan trọng và cần thiết trong chương trình sự kiện. Những chi phí này thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí của sự kiện.

Chi phí cho tiệc trong sự kiện 

Chi phí cho những bữa tiệc chiếm khoảng 30% - 50% tổng chi phí sự kiện 

Mục tiếp theo trong danh sách chi phí là bữa tiệc tại sự kiện. Tùy theo yêu cầu mà đơn vị tổ chức sẽ đưa ra những phương án tối ưu nhất cả về chi phí và chất lượng. Có thể chọn từ các menu, nhà cung cấp như nhà hàng và quán ăn… Tùy thuộc vào mô hình tổ chức có thể lựa chọn giữa tiệc nhẹ trà chiều, tiệc tự chọn, tiệc tự chọn và ẩm thực cao cấp. 

Nếu chương trình bao gồm các bữa tiệc thì đây cũng là một phần nhỏ trong chi phí chương trình, dao động từ 30% đến 50% tổng chi phí của sự kiện. Ngày nay có các tùy chọn menu khác nhau cho từng sự kiện riêng lẻ. Tiệc nhẹ, tiệc trà hay tiệc buffet là lựa chọn hàng đầu cho phần tiệc trong sự kiện. 

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện và tiết mục giải trí

Để giúp tiết kiệm chi phí MC, PG, PB,… các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện có thể sử dụng nguồn nhân lực của mình để đảm nhận các vị trí này. Nếu công ty không có sẵn nhân viên, thì ở hạng mục này, có thể thuê ngoài để để tạo cho chương trình sự kiện sự chỉn chu và chuyên nghiệp.

Hầu hết các sự kiện đều có các tiết mục giải trí để giúp tăng nhịp độ sự kiện và giữ cho người tham dự cảm thấy thoải mái. Khi nói đến các buổi biểu diễn giải trí, các công ty cần quan tâm đến chi phí âm nhạc và chi phí cho người biểu diễn và diễn giả. Về chi phí cho các hoạt động vui chơi giải trí, công ty nên dự trù trước về kinh phí để đưa ra phương án tốt nhất.

Tiết mục giải trí giúp tăng nhịp độ sự kiện và giữ cho khách mời cảm thấy thoải mái

Chi phí tham khảo cho một sự kiện tầm trung

Mẫu các loại chi phí tổ chức cơ bản cho một sự kiện tầm trung  Tải ngay tại đây 

Với bài viết này 1BOSS đã chia sẻ một số loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản và cần thiết cho mỗi sự kiện. Nhằm giúp Quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các chi phí cũng như những hạng mục cơ bản của mỗi sự kiện, từ đó có thể cân nhắc những chi phí của một sự kiện để có thể tổ chức một cách thành công với mức chi phí phù hợp với ngân sách.

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Ban biên tập 1BOSS