Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Tiết kiệm 5 khoản chi phí nếu sử dụng phần mềm quản lý khách hàng
• 4 hạn chế phổ biến của các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng
• 7 sai lầm phổ biến khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng

Đảm bảo phân quyền truy cập phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Đảm bảo phân quyền truy cập phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Đối với phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng, có một hệ thống hoàn chỉnh và hiệu quả được trao quyền bởi chủ sở hữu là điều quan trọng. Doanh nghiệp có thể sử dụng nó với người quản lý phòng ban hoặc các nhân viên khác để đảm bảo họ có được bất kỳ quyền truy cập nào và thực hiện các hành động họ cần. Tuy nhiên, một nguyên tắc chung về bảo mật là không cấp cho nhân viên quá nhiều quyền truy cập.

Phân quyền sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM dựa trên dữ liệu giúp mỗi người chỉ truy cập dữ liệu thông qua một số hành động nhất định dựa trên vị trí của mình. Những người không thuộc nhóm ủy quyền sẽ không có quyền truy cập vào dữ liệu này. Quyền có thể chỉ định quyền truy cập dữ liệu với các quyền: ẩn, chỉ xem, sửa, xuất dữ liệu và kiểm tra trùng lặp.

Nhân viên kinh doanh và đặt hàng có thể thanh toán, bán, nhập số lượng bán nhưng không thể thay đổi hoặc truy cập thông tin khách hàng hoặc các câu hỏi liên quan đến bảo mật trong phần mềm quản lý khách hàng. Điều này cung cấp cho chủ sở hữu doanh nghiệp an tâm hơn với các hoạt động được kiểm soát trên hệ thống quản lý khách hàng. Bên cạnh đó, giúp doanh nghiệp tránh được nguy cơ mất hoặc không thể truy cập mật khẩu và ngăn ngừa rò rỉ thông tin khách hàng.

Bảo mật thông tin khách hàng trên phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Bảo mật thông tin khách hàng

Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng là trách nhiệm của công ty và là quyền lợi của mọi khách hàng. Điều này sẽ giúp thương hiệu được đánh giá cao hơn so với đối thủ và tăng sự hài lòng của khách hàng. Đây là một trong những ưu tiên hàng đầu mà doanh nghiệp cần chú trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng. Để bảo mật thông tin khách hàng, các công ty cần lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ, bao gồm: họ tên, số điện thoại, địa chỉ cư trú, lịch sử giao dịch,… để giúp công ty có thể phát triển khách hàng tiềm năng chiến lược.

Nếu thông tin khách hàng bị lộ có thể gây tổn thất rất lớn cho khách hàng và toàn bộ doanh nghiệp. Việc mất dữ liệu khách hàng sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quá trình hoạt động, sản xuất của doanh nghiệp. Khi một phần nguồn lực và nhân lực được tập trung vào giải quyết vấn đề liên quan đến thông tin khách hàng, doanh nghiệp sẽ có ít doanh thu hơn.

Việc hệ thống quản lý khách hàng không đảm bảo “bí mật thương mại” như thông tin cá nhân và danh sách khách hàng tiềm năng, sẽ rò rỉ vào tay đối thủ cạnh tranh có thể mang lại rủi ro lớn cho doanh nghiệp.

Bảo mật thông tin công nợ với hệ thống quản lý khách hàng

Đối với các khoản phải thu, phải trả, chủ doanh nghiệp cũng như kế toán công nợ cần lưu trữ toàn diện từ chứng từ và lưu thông tin để đảm bảo thu hồi được. Tất cả các loại giấy tờ đều yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết, rõ ràng để làm cơ sở cho việc đối chiếu công nợ và liên hệ với khách hàng khi cần thiết.

Khi phát sinh công nợ, kế toán cần lưu giữ các thông tin cơ bản trên phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng: loại hàng đã bán, tổng số tiền ghi nợ, thời gian cụ thể phát sinh hoặc cần thanh toán, chữ ký của khách hàng để đảm bảo khả năng thu và phục hồi hiệu quả nhất.

Bảo mật thông tin công nợ

Tuy nhiên, thông tin về công nợ cũng cần được đảm bảo về thông tin. Bởi, một khi dữ liệu thông tin khách hàng bị rò rỉ không chỉ gây tổn thất cho khách hàng, nhân viên liên quan mà còn gây tổn thất cho tổ chức, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc rò rỉ thông tin còn đánh mất niềm tin và uy tín của chính doanh nghiệp. Nếu thông tin riêng tư về công nợ của khách hàng được doanh nghiệp bảo vệ tốt thì thời gian tạo dựng lòng tin của khách hàng sẽ giảm xuống. Vì vậy, chỉ cần một sự cố nhỏ trên phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng ảnh hưởng đến thông tin khách hàng, họ sẽ có khả năng ngừng hợp tác với doanh nghiệp. Mặt khác, thông tin công nợ cá nhân khách hàng bị rò rỉ có thể dẫn đến nhiều vấn đề nghiêm trọng như tranh chấp, kiện tụng giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Ngăn rò rỉ data bằng phần mềm quản lý data khách hàng

Ngăn rò rỉ data bằng phần mềm quản lý data khách hàng

Thời đại công nghệ 4.0 mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp phần mềm thông minh. Excel không còn là cách tốt nhất để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Dữ liệu khách hàng được coi là tài sản của doanh nghiệp và cần được bảo vệ và quản lý một cách an toàn, thông minh. Dữ liệu khách hàng cần được lưu trữ trong phần mềm quản lý khách hàng CRM. Vì công cụ này đảm bảo được thiết kế để thu thập, quản lý và phân tích thông tin khách hàng dựa trên dữ liệu có sẵn.

Phần mềm quản lý data khách hàng giúp doanh nghiệp giải quyết nỗi lo thất lạc hoặc thừa thông tin. Các lợi ích của phần mềm này bao gồm: hỗ trợ tiếp thị, giúp tăng hiệu quả các chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng. Hầu hết, các doanh nghiệp vừa và nhỏ không chuẩn bị cho việc mất dữ liệu khách hàng. Vì vậy, khả năng mất dữ liệu và thông tin khách hàng là rất cao.

Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng sẽ hỗ trợ người quản lý sao lưu thông tin khách hàng và bảo mật để tránh xảy ra sự cố. Việc sao lưu dữ liệu của bạn sẽ đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu và thể hiện sự uy tín cũng như tăng sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn. Đó cũng là cách để doanh nghiệp bảo vệ thông tin khách hàng và bảo vệ doanh nghiệp trước những sự cố có thể xảy ra.

Phần mềm quản lý hồ sơ khách hàng đảm bảo hệ thống xác thực mạnh

Đảm bảo hệ thống xác thực mạnh

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng CRM có thể bị tấn công là vì nó sử dụng mật khẩu phổ biến, dễ đoán. Cài đặt bảo mật trên tất cả các thiết bị của doanh nghiệp và nhân viên đều cần có các tiêu chuẩn cấu hình trước khi đưa vào sử dụng. Các tiêu chuẩn này có thể là các yêu cầu về mật khẩu, tài khoản, dịch vụ hoặc cấu hình hệ thống,...

Triển khai các biện pháp đào tạo, nâng cao nhận thức của nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp về bảo mật dữ liệu doanh nghiệp là điều cần thiết. Cần hướng dẫn nhân viên giữ mật khẩu đã đăng nhập ở một nơi an toàn cách xa máy tính của họ hoặc cân nhắc sử dụng trình quản lý mật khẩu để lưu trữ an toàn trên phần mềm quản trị và dịch vụ khách hàng.

Nhiều công ty và phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng tốt nhất hiện nay đã dựa vào xác thực mạnh mẽ, yêu cầu người dùng không chỉ có mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản mà cần có các thao tác khác. Xác thực mạnh có thể bao gồm: khóa bảo mật, thông báo sinh trắc học và hoặc email, số điện thoại khi cần yêu cầu quyền truy cập. Quá trình này, phần mềm đảm bảo cung cấp thêm một lớp bảo mật để ngăn chặn việc chiếm đoạt tài khoản.

1BOSS CRM | Phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng bảo mật toàn diện

Phần mềm 1BOSS CRM - Chuyên nghiệp, toàn diện

Phần mềm quản lý khách hàng online 1BOSS CRM, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về dữ liệu khách hàng doanh nghiệp đang kiểm soát. Điều này tránh rủi ro bị mất hoặc không truy cập được mật khẩu và thay đổi thông tin, hành vi của người dùng.

• Thiết lập một hệ thống quản lý có trật tự: Hệ thống CRM quản lý tập trung thông tin khách hàng 1BOSS CRM tự động tiến hành cập nhật và đồng bộ dữ liệu khi có chỉnh sửa.
• Quản lý lượng lớn thông tin và tạo các trường thông tin mới không giới hạn.
• Lưu trữ tất cả thông tin trên một hệ thống duy nhất, đồng thời xử lý dữ liệu trên một hệ thống CRM duy nhất.
• 1BOSS CRM đầy đủ chức năng và dễ dàng thực hiện cấc thao tác với dữ liệu: tìm kiếm, lọc, sắp xếp,... 
• Cập nhật chức năng của người phụ trách, phân quyền linh hoạt phù hợp với vị trí, vai trò liên quan.

Tạm kết

Đảm bảo bí mật thông tin khách hàng là một trong những vấn đề quan trọng của kế hoạch phát triển kinh doanh của một doanh nghiệp. Việc rò rỉ thông tin khách hàng sẽ khiến doanh nghiệp mất đi nhiều khách hàng tiềm năng. Mặt khác, còn ảnh hưởng trực tiếp đến các bộ phận khác.

• Giảm hiệu quả các chiến dịch quảng cáo của doanh nghiệp.
• Telesales khó khăn trong điều phối và xử lý khách hàng tiềm năng.
• Tỷ lệ chốt giao dịch không đạt chỉ tiêu

Vì vậy cần lựa chọn phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng uy tín và đảm bảo các vấn đề bảo mật trên.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm 1BOSS CRM và khả năng bảo mật của phần mềm, có thể liên hệ với chúng tôi bằng cách click vào link sau:

Click vào link

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho