Xem thêm một số bài viết liên quan:
Thư chào hàng là một văn bản được doanh nghiệp gửi đến khách hàng trực tiếp hoặc qua email, nhằm mục đích thu hút khách hàng tiềm năng đến với một sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.
Thư chào hàng được coi là một phần quan trọng của quy trình bán hàng. Mục tiêu của thư chào hàng là để thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp bằng cách cho khách hàng thấy được sản phẩm hoặc dịch vụ đó sẽ mang lại lợi ích cho họ như thế nào.
Thư chào hàng là một hình thức marketing hiệu quả, giúp doanh nghiệp có thể tăng tỉ lệ chuyển đổi nếu doanh nghiệp áp dụng một cách phù hợp. Thư chào hàng cần đảm bảo được những yêu cầu tối thiểu, giúp người đọc hiểu được những lợi ích cụ thể mà họ đạt được khi mua hàng. Ví dụ như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có thể giải quyết được vấn đề hay nhu cầu gì của khách hàng hoặc tại sao khách hàng nên lựa chọn doanh nghiệp chứ không phải đối thủ cạnh tranh.
Sau khi đã tìm hiểu về định nghĩa thư chào hàng là gì, vậy doanh nghiệp có cần áp dụng thư chào hàng trong các hoạt động marketing, bán hàng của mình không?
Câu trả lời là có, bởi với thư chào hàng, doanh nghiệp sẽ có được những lợi ích sau:
- Tiết kiệm được chi phí: Khi viết được một bức thư chào hàng thu hút, doanh nghiệp sẽ có thể gia tăng tỉ lệ chuyển đổi và khuyến khích người đọc mua hàng mà không cần tốn quá nhiều chi phí cho các hoạt động marketing khác.
- Cung cấp được những thông tin chi tiết về sản phẩm tới khách hàng: Với một bức thư chào hàng, doanh nghiệp có thể thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm / dịch vụ của mình bằng cách cung cấp đầy đủ những thông tin như các tính năng, công dụng và lợi ích mà sản phẩm / dịch vụ đem lại cho khách hàng.
- Cải thiện độ nhận diện thương hiệu: Nếu khách hàng nhận được một bức thư chào hàng hấp dẫn và có thể thu hút sự chú ý của họ, khách hàng sẽ có khả năng nhớ đến thương hiệu của doanh nghiệp hơn, từ đó gia tăng tỉ lệ chuyển đổi đối với khách hàng đang quan tâm đến sản phẩm / dịch vụ.
Một bức thư chào hàng hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thu hút được khách hàng và tăng độ nhận diện thương hiệu. Vậy làm thế nào để có thể viết thư chào hàng hấp dẫn người đọc?
Đây là khía cạnh quan trọng nhất của một bức thư chào hàng tốt. Tuy nhiên, khía cạnh này thường bị bỏ qua. Để viết thư chào hàng hiệu quả, hãy tưởng tượng mình là khách hàng và cố gắng hiệu họ đang cần gì.
Hãy nhớ rằng, mối quan tâm chính của khách hàng mục tiêu là sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ như thế nào. Vì vậy, hãy lấy khách hàng làm trung tâm, thấu hiểu họ và thể hiện sự quan tâm chu đáo tới họ.
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thấu hiểu khách hàng, phần mềm CRM sẽ cung cấp những dữ liệu, thông tin về khách hàng cực kì hữu ích, giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về những vấn đề và nhu cầu của khách hàng. Nếu phân tích dữ liệu CRM một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể thật sự coi mình là khách hàng, từ đó viết thư chào hàng hấp dẫn, thu hút người đọc.
Để khách hàng không thể bỏ qua thư chào hàng của doanh nghiệp, hãy đảm bảo rằng nhân viên kinh doanh viết tiêu đề thư thật thu hút.
Hãy giữ cho dòng tiêu đề thư bán hàng ngắn gọn và hấp dẫn. Mục tiêu của doanh nghiệp là thu hút được sự quan tâm của người đọc để từ đó nảy sinh cơ hội bán hàng. Vì vậy, một tiêu đề thư hấp dẫn sẽ lôi kéo sự chú ý của người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp có thể viết tiêu đề một cách thu hút:
- Bao gồm một con số ở phần tiêu đề
- Chạm vào cảm xúc của khách hàng: Thêm động từ hoặc tính từ thú vị như hiệu quả, tuyệt vời, mới nhất, nhanh nhất, tốt nhất,…
- Kích thích gây tò mò, thu hút: Viết tiêu đề dưới dạng câu hỏi
- Tác động tới suy nghĩ của người đọc: Nêu một ý kiến gây tranh cãi
- Tập trung vào 1 điểm đau hoặc vấn đề của khách hàng
Đối với một tiêu đề thư thu hút, doanh nghiệp cần đảm bảo tiêu đề đó liên quan đến những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải hoặc những điểm đau của khách hàng, bởi chắc chắn sự chú ý của người đọc sẽ hướng về những điều mà họ đang thật sự để tâm tới.
Nội dung thư chào hàng của doanh nghiệp cần phải truyền tải được giá trị bằng cách kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng. Trong phần nội dung thư, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể chứng minh được lợi ích mà mình có thể đem lại cho khách hàng bằng cách cung cấp những thông tin hữu ích về tính năng, công dụng của sản phẩm / dịch vụ.
Điều quan trọng ở bước này là doanh nghiệp cần thấu hiểu thị trường mục tiêu của mình, từ đó vẽ lên được chân dung khách hàng một cách phù hợp nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể thấu hiểu khách hàng hơn, biết được họ đang gặp vấn đề gì và họ mong đợi một giải pháp như thế nào để giải quyết vấn đề. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể biết chắc chắn rằng mình sẽ đem lại lợi ích gì cho khách hàng và cung cấp những thông tin hữu ích đến với họ.
Để lên được nội dung thư chào hàng hiệu quả bằng cách cung cấp những thông tin hữu ích cho khách hàng, doanh nghiệp có thể trả lời những câu hỏi sau:
- Khách hàng đang gặp vấn đề gì?
- Khách hàng đang mong muốn một giải pháp như thế nào cho vấn đề của họ?
- Giá trị mà doanh nghiệp có thể đem đến cho khách hàng là gì?
- Lợi ích của sản phẩm / dịch vụ đối với khách hàng là gì?
- Những tính năng, công dụng gì của sản phẩm / dịch vụ mà khách hàng cảm thấy hữu ích nhất để giải quyết vấn đề của họ?
Khi hiểu khách hàng đang gặp vấn đề gì và cần gì, doanh nghiệp có thể lên được nội dung thư chào hàng hiệu quả, thuyết phục được người đọc.
Đối với một bức thư chào hàng hiệu quả, việc cá nhân hóa nội dung là điều rất quan trọng để tăng tỉ lệ chuyển đổi.
Khi khách hàng thấy được việc doanh nghiệp đang nói chuyện trực tiếp với họ và giải quyết những nhu cầu cụ thể của họ, khách hàng sẽ có cảm nhận rằng mình thật sự đang được quan tâm và họ sẽ có cảm tình với doanh nghiệp hơn, từ đó sẵn sàng tin dùng sản phẩm / dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Việc cá nhân hóa nội dung thư chào hàng có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc cá nhân hóa nội dung thư mà không cần tốn quá nhiều thời gian cho việc soạn thư chào hàng một cách thủ công đối với từng khách hàng dựa vào thông tin cá nhân hay sở thích, nhu cầu của họ. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể thực hiện cá nhân hóa nội dung thư một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất?
Câu trả lời đó chính là bằng cách sử dụng phần mềm CRM. Khi áp dụng công cụ phần mềm CRM, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho việc soạn thư chào hàng một cách thủ công.
Hãy kết thúc bức thư chào hàng bằng những lời kêu gọi hành động. Ở phần kết thư, doanh nghiệp có thể nói lên mong muốn của mình với khách hàng. Tuy nhiên, hãy thể hiện điều đó một cách khéo léo nhất có thể. Ví dụ về những câu kêu gọi hành động mà doanh nghiệp có thể sử dụng như:
- Nếu anh/chị cảm thấy sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi hữu ích, hãy đăng kí dùng thử để trải nghiệm sản phẩm.
- Nếu có bất cứ đề xuất hay vấn đề gì, anh/chị có thể liên lạc với chúng tôi để được tư vấn.
- Nếu có bất cứ câu hỏi nào, anh/chị hãy phản hồi lại thư này.
- Hãy tìm hiểu thêm thông tin về sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi tại trang website sau.
Điều quan trọng là hãy thúc giục người đọc hành động ngay lập tức. Thời gian họ trả lời càng lâu, thì khả năng doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi từ họ càng ít. Nếu doanh nghiệp đang chạy chương trình khuyến mãi, hãy cung cấp chương trình đặc biệt trong một khoảng thời gian giới hạn. Khi bị giới hạn thời gian, khách hàng sẽ được thúc đẩy để nhanh chóng thực hiện hành động hơn.
4. Các mẫu thư chào hàng chuyên nghiệp cho doanh nghiệp ngành thương mại và dịch vụ
“Thư Ngỏ Chào Hàng
Lời đầu tiên xin gửi tới tất cả Quý công ty lời chúc sức khỏe và thành công.
Công Ty TNHH Sản xuất – Thương mại – Dịch vụ X, là doanh nghiệp chuyên sản xuất, kinh doanh các sản phẩm điện, điện tử, điện lạnh, nhựa công nghiệp, nhựa kỹ thuật cao, nhựa gia dụng… Đặc biệt là thiết kế và chế tạo khuôn mẫu ngành nhựa.
Nay công ty chúng tôi trân trọng gửi đến Quý công ty thư ngỏ này với mong muốn Quý công ty có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới.
Nhằm hướng tới phục vụ cho nhu cầu của khách hàng, hiện công ty chúng tôi đã trạng bị đầy đủ các loại máy ép từ 80 tấn đến 450 tấn. Với đội ngũ các bộ, công nhân viên có trình độ tay nghề cao với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành ép nhựa, chúng tôi cam kết sẽ cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, chất lượng nhất đến Quý công ty.
Bên cạnh đó, thời gian và hình thức thanh toán linh hoạt, đáp ứn
g nhanh, đặc biệt giá cả hoàn hảo nhất mang tính cạnh tranh cao trên thị trường là một trong số các yếu tố tạo nên uy tín của chúng tôi.
Một số khách hàng quen thuộc của chúng tôi:
- Ngành Dược : Công Ty TNHH
- Ngành Điện tử , Điện lạnh : Công Ty TNHH Điện Máy …
- Ngành gia dụng : Công ty …
Với thế mạnh về chất lượng và uy tín trên thị trường ép nhựa, chúng tôi tự tin sẽ mang đến sự hài lòng nhất cho khách hàng khi đến với chúng tôi.Khi Quý công ty có nhu cầu hợp tác cùng chúng tôi xin vui lòng liên hệ :
Website:____________
Email:____________
Phone:____________
Chân thành cảm ơn đến Quý công ty đã quan tâm tới thư ngỏ này!
Trân trọng kính chào!
Chữ ký: ____________”
“Kính gửi: ____________
Công ty Cổ phần X xin gửi lời chào trân trọng đến Quý Công Ty.
Công ty Cổ Phần X là một trong những doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các sản phẩm từ trái dừa lớn nhất và uy tín nhất tại Việt Nam với quy mô 4 nhà máy sản xuất, tổng diện tích sử dụng trên 95.000 m2, lực lượng lao động trên 300 người.
Sau hơn 20 năm kinh nghiệm hoạt động, công ty đã không ngừng khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường và niềm tin đối với khách hàng. Hiện nay sản phẩm của công ty đã được xuất khẩu sang hơn 30 quốc gia và vùng lãnh thổ, cùng với hệ thống phân phối rộng khắp trong cả nước.
Từ năm 1997 đến nay, công ty liên tục được Bộ Công Thương quyết định công nhận danh hiệu xuất khẩu uy tín của Việt Nam, năm 2011 công ty chúng tôi vinh dự được chủ tịch nước trao tặng huân chương lao động hàng ba.Nay công ty chúng tôi chân trọng gửi đến quý công ty thư ngỏ này với mong muốn quý công ty có thêm sự lựa chọn và chúng tôi có thêm khách hàng thân thiết mới.
Các sản phẩm nổi bật của chúng tôi có thể được đề cập đến như:
- Than hoạt tính dùng trong công nghiệp xử lý nước, lọc khí, khử mùi.
- Cơm dừa sấy khô dùng trong công nghiệp chế biến thực phẩm.
- Thảm xơ dừa.
- Mùn dừa (đất sạch).
- Hộp khử mùi tủ lạnh.
Với nền tảng vững chắc trên, mới đây chúng tôi vừa đưa ra một sản phẩm mới là than hoạt tính tẩy màu dùng trong công nghệ thực phẩm như: mía đường, dầu ăn,….Với thời gian và hình thức thanh toán linh hoạt, đáp ứng nhanh. Đặc biệt giá cả hoàn hảo nhất và có tính cạnh tranh cao trên thị trường.
Quý công ty có nhu cầu hợp tác hoặc muốn biết thêm chi tiết về sản phẩm, xin vui lòng liên hệ với công ty chúng tôi qua những kênh sau đây:
Website: ____________
Email:____________
Phone:____________
Rất mong được hợp tác và phục vụ.
Chân thành cảm ơn Quý Công Ty đã quan tâm đến thư ngỏ này!
Chữ ký: ____________”
“Kính gửi: ____________
Lời đầu tiên, Công Ty Cổ Phần Dịch vụ X xin gửi lời chào trân trọng đến Quý Công Ty.
Theo như chúng tôi được biết, quý công ty hiện nay website đang hoạt động không tốt:
- Nội dung cập nhật lần mới nhất từ năm 2013
- Hình ảnh đưa lên website mờ và xấu
- Nội dung không được chỉnh sửa và chắp vá
- Website không lột tả được tầm vóc và vị thế của doanh nghiệp
Với thống kê của Alexa, chúng tôi biết hàng ngày website của công ty có 350 người truy cập, đây là một số lượng lớn người vào và với một website không được tốt như hiện nay sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của quý công ty trong mắt khách hàng.
Chúng tôi xin phép được giới thiệu dịch vụ “Chăm sóc website “ tới quý khách hàng. Chỉ từ 500.000 VNĐ/ tháng quý khách sẽ được:
- 01 nhân viên chăm sóc website 24/24
- 01 thiết kế phụ trách hình ảnh của doanh nghiệp
- Cập nhật 10 tin tức mới liên quan đến ngành nghề của công ty hàng ngày
- Khi doanh nghiệp có tin tức mới chúng tôi sẽ viết lại, chỉnh sửa hình ảnh và đưa tin bài trình bày đẹp mắt lên website.
Và còn nhiều lợi ích khác khi quý khách tham gia dịch vụ “ Chăm sóc website “ của chúng tôi.
Nếu quý khách cần hỏi thêm thông tin xin vui lòng gọi Hotline: ____________ để được tư vấn chi tiết.
Cám ơn quý khách đã dành thời gian đọc email!
Nếu email này làm phiền, xin hãy báo lại chúng tôi để chúng tôi xin lỗi và rút email của quý khách khỏi danh sách Email của chúng tôi.
Trân trọng,
Chữ ký: ____________”
“Kính gửi: Quý Khách Hàng
Lời đầu tiên, Công ty ____________ xin gửi lời chào trân trọng đến quý công ty.
Chúng tôi hân hạnh gửi thư này đến quý công ty xin giới thiệu về dịch vụ giao nhận vận chuyển và khai thuê hải quan mà công ty chúng tôi đang cung cấp trên thị trường và mong muốn nhận được cơ hội hợp tác với quý công ty.
Khi quý khách hàng có nhu cầu gửi hàng hóa, chứng từ, bưu phẩm,… hãy gọi ngay chúng tôi, chúng tôi sẽ đến tận nơi để nhận hàng và làm tất cả các thủ tục cần thiết để chuyển hàng của bạn ra nước ngoài và giao tận nơi cho người nhận.
- VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG AIR FREIGHT
Chúng tôi làm được nhiều hơn một nhà giao nhận vận tải thông thường. Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải hàng không cho cả hàng nhập và xuất khẩu với mức giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải hợp lý.
- VẬN CHUYỂN ĐƯỜNG BIỂN SEA FREIGHT
Chúng tôi có khả năng cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển trên diện rộng với hệ thống đại lý toàn cầu. Quý khách có thể lựa chọn các phương thức vận tải phù hợp nhất cho lô hàng của mình, đó có thể là dịch vụ Vận tải đa phương thức, hàng lẻ (LCL) hoặc hàng nguyên container (FCL).
- CÁC DỊCH VỤ TIẾP VẬN LOGISTICS
Quý công ty có yêu cầu dịch vụ hay yêu cầu tư vấn liên quan đến lĩnh vực giao nhận và logistics, xin vui lòng liên lạc với chúng tôi qua số điện thoại ____________ để được hỗ trợ.
Chân thành cảm ơn và trân trọng.
Chữ ký: ____________!”
“Kính gửi:____________
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Xây dựng ____________ xin gửi tới Quý khách hàng lời chào trân trọng và hợp tác.
Công ty chúng tôi là nhà thầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực thi công, cung ứng vật tư cho các công trình nhà ở. Vật liệu xây dựng được chúng tôi nhập trực tiếp từ nhà sản xuất và cung cấp thẳng đến người tiêu dùng không thông qua hệ thống bán hàng trung gian. Vì vậy sản phẩm luôn đảm bảo đúng chất lượng theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất, mẫu mã phong phú, giá cả cạnh tranh.
Chúng tôi luôn sẵn lòng cung ứng vật liệu xây dựng chính hãng, vận chuyển đến chân công trình, nhanh chóng đúng tiến độ, không yêu cầu số lượng, giá bán thấp hơn giá thị trường từ 2 đến 10% tùy từng loại vật liệu.
Chúng tôi mong chờ phản hồi từ Quý khách hàng. Nếu Quý khách hàng có vấn đề gì chưa rõ, xin vui lòng liên hệ lại với chúng tôi để cùng trao đổi.
Trân trọng,
Chữ ký: ____________”
“Kính gửi:____________
Lời đầu tiên chúng tôi xin gửi lời chào trân trọng nhất đến Quý khách hàng.
Chúng tôi – Công ty ____________– là đại diện độc quyền phân phối nhãn hàng mỹ phẩm ____________ được sản xuất tại ____________, một nhãn hàng dược mỹ phẩm được các chuyên gia đầu ngành da liễu đánh giá cao với hiệu quả rõ rệt trong việc làm giảm tình trạng tăng sắc tốt da chỉ sau một liệu trình.
Chúng tôi cung cấp danh mục hoàn chỉnh các sản phẩm bao gồm:
- Dưỡng da
- Chăm sóc cá nhân
- Nước hoa
- Trang điểm chất lượng cao
- Dinh dưỡng nâng cao
Ở từng các danh mục, chúng tôi có những sản phẩm phù hợp với mọi độ tuổi và mức thu nhập:
- Dòng bình dân dành cho học sinh, sinh viên
- Dòng chuyên nghiệp dành cho công chức, người có thu nhập ổn định
- Dòng cao cấp dành cho những người sang trọng, muốn khẳng định bản thân.
Nếu Quý khách hàng quan tâm, xin liên hệ với chúng tôi qua:
Website: ____________
Email:____________
Phone:____________
Rất mong được hợp tác và phục vụ.
Chân thành cảm ơn Quý Công Ty đã quan tâm đến thư ngỏ này!
Trân trọng,
Chữ ký: ____________”
“Kính gửi: ____________
Lời đầu tiên, Công ty cổ phần nhà đất ____________ gửi lời chào trân trọng, lời cảm ơn chân thành đến Quý khách đã, đang và sẽ tin tưởng, ủng hộ, hợp tác và sử dụng sản phẩm, dịch vụ của chúng tôi.
Công ty cổ phần nhà đất ____________ được thành lập tháng ____________, là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực đầu tư, kinh doanh bất động sản. Với thâm niên ______ năm hoạt động cùng với sự tích lũy kinh nghiệm và học hỏi nâng cao kiến thức trong công tác quản lý, tiếp cận công nghệ mới, chúng tôi đã dần xây dựng và tạo dựng được vị thế của mình trên thị trường.
Đến với chúng tôi, quý khách không chỉ nhận được những thông tin nhanh, chính xác về thị trường bất động sản mà còn là một địa chỉ tin cậy, nơi hội ngộ dành cho các tổ chức, các cá nhân, nhà đầu tư chiến lược có nhu cầu đầu tư, mua bán, quảng bá sản phẩm của mình.
Với mong muốn luôn đồng hành phát triển cùng với quý khách hàng, Công ty cổ phần nhà đất ____________ cam kết sẽ tiếp tục làm việc và không ngừng phấn đấu để trở thành một trong những công ty kinh doanh bất động sản hàng đầu tại Việt Nam đồng thời xây dựng mối quan hệ lâu dài trên tinh thần hợp tác tin tưởng và cùng có lợi.
Nếu Quý khách hàng quan tâm, xin liên hệ với chúng tôi qua:
Website: ____________
Email:____________
Phone:____________
Rất mong được hợp tác và phục vụ.
Chân thành cảm ơn Quý Công Ty đã quan tâm đến thư ngỏ này!
Trân trọng,
Chữ ký: ____________”
Trong bài viết này chúng tôi đã hướng dẫn các kỹ thuật viết thư chào hàng hiệu quả kèm theo các mẫu thư minh họa. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu thư được giới thiệu ở trên và áp dụng các hướng dẫn để xây dựng những mẫu thư phù hợp với ngành hàng và sản phẩm của mình.
Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn
Ban biên tập 1BOSS
