Xem thêm:

• Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng tìm hiểu thông tin mới nhất năm 2023​
• Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng khiếu nại qua điện thoại năm 2023​
• Mẫu thông báo nghỉ lễ đầy đủ và hay nhất năm 2023

Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng phàn nàn qua điện thoại là gì?

Mẫu kịch bản gọi điện thoại chăm sóc khách hàng phàn nàn qua điện thoại là mẫu soạn ra để giải quyết các vấn đề hoặc phàn nàn của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. 

Khi khách hàng phàn nàn, họ có thể cảm thấy không hài lòng và có thể mất lòng tin vào công ty. Vì vậy, mục đích của cuộc gọi này là để lắng nghe phản hồi của khách hàng, đối thoại và giải quyết vấn đề của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó đảm bảo khách hàng được hài lòng và tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty trong tương lai.

Ngoài ra, việc lắng nghe phản hồi của khách hàng cũng giúp công ty cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Các bước chăm sóc khách hàng phàn nàn qua điện thoại hiệu quả 

Dưới đây là 1 số bước chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất mà 1BOSS đã tìm hiểu.

Bước 1: Chào hỏi và giới thiệu bản thân

• Chào buổi sáng/chào buổi chiều/kính chào khách hàng (tùy vào thời gian của ngày)
• Giới thiệu bản thân bằng cách nói tên và chức vụ của mình trong công ty.

Bước 2: Tạo niềm tin và gợi cảm hứng

• Cảm ơn khách hàng đã dành thời gian gọi chúng tôi.
• Cho biết rằng công ty luôn quan tâm đến nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.
• Nêu rõ tầm quan trọng của việc chăm sóc khách hàng trong công ty.
• Gợi cảm hứng bằng cách trình bày các dịch vụ/sản phẩm của công ty và lợi ích mà khách hàng có thể nhận được.

Bước 3: Xác định nhu cầu của khách hàng

• Hỏi khách hàng về nhu cầu của họ về sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• Chú ý lắng nghe và ghi chép các yêu cầu của khách hàng.
• Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ mà khách hàng quan tâm.

Bước 4: Giải đáp thắc mắc và tư vấn

• Giải đáp những thắc mắc của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty.
• Cung cấp thông tin về các chính sách bảo hành, đổi trả và hỗ trợ kỹ thuật nếu cần thiết.
• Tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm/dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ.

Bước 5: Kết thúc cuộc gọi

• Tóm tắt lại những thông tin và lời tư vấn đã được trao đổi
• Hỏi xem khách hàng còn có bất kỳ yêu cầu hay câu hỏi nào khác không
• Cảm ơn khách hàng đã dành thời gian để nghe cuộc gọi của chúng tôi
• Kết thúc cuộc gọi bằng lời chào tạm biệt và lời chúc khách hàng một ngày tốt lành

Đối với một kịch bản chăm sóc khách hàng qua điện thoại, ngoài các bước trên, còn rất nhiều yếu tố khác cần được chú ý như là tốc độ phản hồi, thái độ phục vụ, kiến thức sản phẩm/dịch vụ, sự linh hoạt và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng.

Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng phàn nàn qua điện thoại

Mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng phàn nàn qua điện thoại Tải ngaytại đây

Qua bài viết trên ta nhận thấy được tầm quan trọng của mẫu chăm sóc khách hàng phàn nàn qua điện thoại đối với công ty. 1BOSS hy vọng rằng quý công ty có thể áp dụng mẫu này trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình để góp phần sự phát triển thành công của công ty.

Tải miễn phí 1000+ template giúp quản trị doanh nghiệp hiệu quả và dễ dàng hơn  

Biên tập viên 1BOSS