10 Lưu ý quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

Lưu ý khi lựa chọn triển khai CRM

Để triển khai phần mềm CRM hiệu quả hơn, bạn cũng có thể tham khảo thêm Case-study từ 3 doanh nghiệp đầu ngành:

• So sánh các phần mềm CRM của 3 "ông lớn": Microsoft Dynamics CRM, Bitrix24, Salesforce

1. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng cần đáp ứng đúng nhu cầu sử dụng

Trước khi tới bước yêu cầu tư vấn triển khai CRM, tất nhiên không ít doanh nghiệp rơi vào trạng thái đau đầu khi lựa chọn CRM. Sau đây là một số câu hỏi sẽ giúp doanh nghiệp xác định nên chọn dịch vụ CRM nào:

• Mục tiêu của doanh nghiệp có phải là tìm kiếm lead data không?
• Doanh nghiệp có đang sở hữu một quy trình bán hàng hay gặp trục trặc? Nếu có, hãy cân nhắc các phần mềm CRM tổng hợp và phân tích dữ liệu tốt
• Doanh nghiệp có muốn tăng hiệu quả làm việc giữa các phòng ban? Nếu có, doanh nghiệp nên tìm một phần mềm CRM tự động hóa càng cao càng tốt

Phần mềm CRM chăm sóc khách hàng cần đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp

2. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có tính linh hoạt cao

Đa số các phần mềm CRM trên thị trường đều là các sản phẩm đóng gói. Và tất nhiên không nhiều trong số chúng có thể đáp ứng được các nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Vì vậy, hãy tìm kiếm những công ty phần mềm CRM cung cấp phần mềm có tính năng điều chỉnh linh hoạt.

3. Khả năng tối ưu hóa các quy trình làm việc

Tối ưu hóa công việc và cắt giảm các quy trình thừa thãi chính là các lợi ích lớn nhất mà phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM mang lại. Vì vậy cần lựa chọn nhận tư vấn triển khai CRM có khả năng đáp ứng tốt các yêu cầu:

• Tự động toàn bộ quy trình làm việc cùng khách hàng
• Tự động thu thập và lưu trữ dữ liệu; cũng như tiến hành phân loại và đánh giá nguồn khách hàng
• Tự động nhắc nhở, cảnh báo những công việc cần hoàn thành hoặc sắp tới deadline
• Tự động hóa việc phân bổ lực lượng kinh doanh
• Tự động hóa việc quản lý, sắp xếp tác vụ một cách tối ưu

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp tối ưu quy trình làm việc

4. Tính thân thiện cho người dùng

Tính dễ sử dụng sau khi triển khai CRM cũng là điều doanh nghiệp cần để ý trước khi lựa chọn triển khai một dịch vụ CRM. Hãy đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều có thể sử dụng ngay cả khi họ không rành về máy tính hay công nghệ.

5. Dễ dàng tùy biến và nâng cấp phần mềm

Nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp chắc chắn sẽ thay đổi theo thời gian. Vì vậy mà công ty cần phải lường trước và lập kế hoạch cho sự phát triển đó. Như vậy có nghĩa là dịch vụ CRM cần phải thực sự có tính tùy biến; có thể nâng cấp, mở rộng sau này. Để đáp ứng nhu cầu phục vụ số người dùng và giao dịch ngày càng tăng.

6. Tính bảo mật và phân quyền khi triển khai CRM

Bảo mật là điều kiện bắt buộc phải có ở bất cứ phần mềm quản lý doanh nghiệp nào. Vì vậy mà các nhà quản lý đều muốn triển khai CRM có tính bảo mật dữ liệu cao; bên cạnh đó là khả năng phân quyền khoa học, logic. Một số cân nhắc về tính bảo mật của hệ thống CRM sẽ bao gồm: khả năng truy cập; mã hóa; các giao thức bảo mật khác.

Dịch vụ CRM cần đảm bảo tính bảo mật

7. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi

Quản lý từ xa là một trong những yêu cầu cần phải có của phần mềm CRM. Hãy lựa chọn triển khai CRM cả bản web và app mobile. Nhờ vậy mà bạn có thể truy cập vào hệ thống bất cứ lúc nào mình muốn.

8. Nguồn lực và chính sách đào tạo sử dụng của công ty phần mềm CRM

Doanh nghiệp cần chú trọng việc đào tạo cho nhân viên về các thao tác hay nghiệp vụ chuyên môn cần thiết; để sử dụng CRM hiệu quả. Cần nghiêm túc cung cấp cho nhân viên các kiến thức tin học; khái niệm về CRM; và dự đoán khả năng thay đổi công việc nhờ triển khai CRM. Ngoài ra, hãy tìm hiểu xem công ty phần mềm CRM có chính sách hỗ trợ đào tạo sử dụng cho nhân viên hay không.

9. Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng có tính tích hợp cao

Một trong những tiêu chí cần phải xem xét đến khi lựa chọn công ty để triển khai CRM chính là khả năng tích hợp. Nhờ có khả năng tích hợp này mà hệ thống các phần mềm quản lý trong doanh nghiệp không bị cồng kềnh; hay tốn kém chi phí. Email marketing, Facebook và Google là những phần mềm phổ biến mà CRM có khả năng tích hợp. Ngoài ra, còn có phần mềm ERP; kế toán; quản lý công việc; bán hàng và một số phần mềm khác trong tương lai.

10. Chi phí khi làm việc với công ty phần mềm CRM

Cần quan tâm chi phí khi triển khai CRM

Tuyệt đối đừng bỏ ra hàng ngàn đô la để triển khai CRM đầy đủ chức năng; nếu như doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một phần nhỏ trong số chúng. Đặc biệt khi doanh nghiệp bạn còn đang hoạt động ở quy mô nhỏ và bị hạn chế về tiềm lực đầu tư.

Doanh nghiệp cần tìm đúng những phần mềm như vậy để hạn chế lãng phí ngân sách. Vì bên cạnh chi phí cho phần mềm CRM chăm sóc khách hàng; sẽ còn khá nhiều chi phí doanh nghiệp cần chi trả.

Quy trình triển khai CRM gồm những bước nào?

Bước 1: Xây dựng đội ngũ nhân sự triển khai CRM

Xây dựng đội ngũ nhân sự triển khai CRM

Để triển khai tốt phần mềm CRM thì việc đào tạo nên một đội ngũ triển khai bài bản và chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Đội ngũ này cần phải được đào tạo đầy đủ về quản trị quan hệ khách hàng. Ngoài ra, trong đội ngũ nhân sự đó nhất định phải có người điều hành chung, người sử dụng và người quản trị,…

Bước 2: Xây dựng mục tiêu rõ ràng cho quy trình triển khai CRM

Chiến lược và mục tiêu rõ ràng của dự án triển khai CRM cũng là một trong những điều đầu tiên mà nhà quản trị cần phải lưu tâm tới. Bao gồm một số mục tiêu cụ thể như: mức doanh thu cao cần đặt được; tiếp cận bao nhiêu khách hàng mới;… Từ những mục tiêu rõ ràng này, doanh nghiệp sẽ tiến hành lập ra một kế hoạch cụ thể. Đồng thời tạo động lực để đạt được kết quả mong muốn. Cần chú ý rằng các mục tiêu và chiến lược đề ra cần có tính phù hợp với mỗi giai đoạn cụ thể.

Bước 3: Xác định các yếu tố đầu ra của quy trình triển khai CRM

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước kiểm tra, nghiên cứu xuyên suốt quy trình triển khai CRM để nắm được cách quản lý phần mềm. Từ đó cân nhắc và cụ thể hóa những dữ liệu muốn đo lường hay theo dõi bởi phần mềm trong suốt quá trình hoạt động.

Bước 4: Chuẩn bị dữ liệu và tích hợp chúng vào CRM

Sau khi xác định được các dữ liệu cần được quản lý bởi phần mềm, doanh nghiệp tiếp đó cần xác định thời gian chuẩn bị. Để sau khoảng thời gian này, mọi thông tin và dữ liệu sẽ được tổng hợp lại; và được cập nhật vào phần mềm đầy đủ và cùng lúc. Sau khi các thông tin và dữ liệu được nhập vào hệ thống khi triển khai phần mềm CRM chăm sóc khách hàng; thì chúng sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau; nhằm tăng tính nhanh chóng và chính xác khi truy cập.

Bước 5: Phân quyền sử dụng – Quản trị rủi ro

Cần phân quyền cẩn thận trong quy trình triển khai CRM

Doanh nghiệp sở hữu rất nhiều thông tin và không ít trong số chung là các thông tin đặc biệt quan trọng, mang tính bảo mật. Và tất nhiên chỉ có một số ít cá nhân hay bộ phận/phòng ban mới có quyền truy cập. Việc phân quyền này cũng giúp hạn chế rủi ro thông tin bị rò rỉ; khiến doanh nghiệp chịu nhiều thiệt hại.

Bước 6: Báo cáo và tạo kế hoạch cho quy trình triển khai CRM có thông qua người dùng

Doanh nghiệp cần báo cáo các đặc điểm, ưu điểm, yêu cầu cần có,… của phần mềm CRM sau khi phân tích và đánh giá các yếu tố có liên quan khác. Sau đó rút ra bản kế hoạch triển khai phần mềm CRM hoàn chỉnh và phù hợp nhất.

Tạm kết

Nhìn chung các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM trên thị trường đều có những tính năng chính giống nhau. Để tìm được phần mềm CRM phù hợp nhất với doanh nghiệp; bản thân doanh nghiệp phải xác định nhu cầu rõ ràng và nghiên cứu thị trường phần mềm kỹ lưỡng; cũng như kiên trì trên con đường triển khai sử dụng CRM.

1BOSS CRM+ là phần mềm quản lý khách hàng hiện đại và mang tính thực tiễn cao nhất hiện nay. Bằng việc kế thừa kinh nghiệm suốt 19 năm vận hành từ ASOFT; và được cập nhật các công nghệ hiện đại nhất. Đây là phần mềm quản lý khách hàng đang nhận được sự quan tâm rất lớn từ phía các doanh nghiệp muốn đẩy mạnh hoạt động bán hàng; cũng như liên kết các bộ phận khác với bộ phận kinh doanh. 1BOSS chắc chắn là đơn vị mà doanh nghiệp cần đưa vào đầu danh sách các công ty phần mềm CRM thế hệ mới tốt nhất hiện nay.

Tìm hiểu chi tiết các tính năng và phân hệ của phần mềm tại đây:

• 1BOSS CRM+ | Bộ công cụ quản lý tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu triển khai CRM chuyên nghiệp, đủ 10 tiêu chí trên; Đăng ký ngay hoặc liên hệ hotline 1900 6123 để nhận tư vấn và demo hoàn toàn miễn phí.

Ban Biên Tập 1BOSS.

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho