Xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử hiện nay
Trong quá trình chuyển đổi số, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử đã mang lại nhiều hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, cũng như năng suất và công tác quản lý. Nếu như công việc quản lý văn bản trước đây vẫn phải in thủ công, khai báo, ghi chép, gửi file giấy cho các bộ phận liên quan,… làm ảnh hưởng đến thời gian xử lý thì với ứng dụng quản lý văn phòng hỗ trợ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng điện tử đã giúp doanh nghiệp đạt được nhiều kết quả tích cực trong quản lý, điều hành, sản xuất và điều hành. Những lợi ích mà phần mềm văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:
- Quản lý tiến độ công việc: tạo, theo dõi công việc;
- Quản lý dự án: Tạo các nhóm làm việc có liên quan trong mỗi dự án, báo cáo tiến độ và báo cáo kết quả dưới dạng các biểu đồ đa dạng và linh hoạt.
- Nhắc nhở: Tự động thông báo các nhiệm vụ khẩn cấp và sắp tới.
- Đánh giá hiệu quả: Tự động tính toán số lượng nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn và quá hạn và cho điểm theo thang điểm tương ứng cho từng nhân viên.
- Quản lý khách hàng thông minh: Tự động thông báo ngày đến hạn, gia hạn hợp đồng, tiêu chuẩn báo cáo để phục vụ khách hàng tốt hơn.
- Quản lý nhân sự hiệu quả: Phần mềm quản lý công việc từ xa tự động thông báo về các đợt tăng lương, gia hạn hợp đồng lao động, chấm công, xin nghỉ việc trực tuyến dựa trên dữ liệu hiện có.
Xác định mô hình văn phòng doanh nghiệp
Bước đầu tiên trong quy trình, cần chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý văn phòng điện tử phù hợp với quy mô lực lượng lao động và loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Có một số lưu ý bạn cần biết khi lựa chọn mô hình văn phòng điện tử:
- Phần mềm có hoạt động như các bộ phận dịch vụ và liên kết giữa các bộ phận không?
- Phần mềm có thể thay đổi linh hoạt để thích ứng với sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp không?
- Dịch vụ hỗ trợ 24/7 của nhà cung cấp có tốt không?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ số hóa công việc, nhưng ứng dụng phần mềm quản lý đúng nghĩa thì rất ít, vì mỗi phần mềm chỉ phục vụ cho một bộ phận nghiệp vụ của khách hàng. Do đó, các doanh nghiệp thường phải sử dụng một lượng lớn phần mềm vô cùng phức tạp và không đồng nhất. Với ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử các phân hệ công việc cần thiết có thể được thiết lập tập trung.
Xây dựng kế hoạch ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử vào doanh nghiệp
Xây dựng quy trình ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử rõ ràng và liền mạch: quy trình bao gồm bao nhiêu giai đoạn, ai chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành, tiêu chí đánh giá kết quả của từng giai đoạn,…Hệ thống văn phòng điện tử không chỉ loại bỏ sai sót mà còn giúp giảm thời gian xử lý quy trình rà soát hành chính thông thường từ vài ngày xuống còn vài phút, với các thao tác dễ dàng. Việc thiết lập kế hoạch cụ thể sẽ mang đến hiệu quả trong vận hành phần mềm và tránh rủi ro thông tin.
Triển khai kế hoạch
Triển khai đối với hoạt động quản lý công việc
Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử cung cấp bộ tính năng giúp người quản lý dễ dàng lập kế hoạch và phân công công việc cho đúng người, đúng bộ phận trên phần mềm. Thiết lập các thông tin để phần mềm tự động cập nhật báo cáo công việc. Từ đó, người quản lý có thể nhanh chóng nắm bắt và đánh giá năng suất làm việc của từng cá nhân, từng bộ phận.
Triển khai đối với quy trình làm việc
Phần mềm là giải pháp hoàn hảo để số hóa toàn bộ quy trình của một bộ phận. Từ đó, mọi thông tin về công việc, hoạt động, dự án, từ người thực hiện, người điều phối, thời gian thực hiện, mức độ ưu tiên, các tài liệu liên quan, danh mục cung ứng, hàng hóa,… đều được quản lý tập trung. Bằng cách này, tất cả các bộ phận liên quan có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc và tiến độ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Hoạt động quản lý nhân sự trên ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử
Chức năng đơn từ của phần mềm quản lý vị trí tự động giúp nhân viên nhanh chóng nộp các đơn: đơn xin nghỉ việc, đơn làm thêm giờ, đơn xin nghỉ bù, đơn xin nghỉ phép,… Tương tự, người quản trị cũng có thể nhanh chóng phê duyệt cấp quyền ứng dụng của phần mềm . Mặt khác, trong quy trình triển khai cần chú trọng việc phần mềm còn cho phép mỗi nhân viên theo dõi bảng chấm công của riêng họ trong thời gian thực và cung cấp bảng lương cho mọi người. Điều này làm giảm và tránh được các tình huống đơn lẻ, từ khiếu nại đến các hoạt động rủi ro liên quan đến thời gian thực hiện công việc.
Triển khai ứng dụng trong hoạt động tuyển dụng
Triển khai ứng dụng trong hoạt động tuyển dụng
Các thông tin của hoạt động tuyển dụng được lưu trữ tập trung trong ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử, thuận tiện cho người quản trị trong việc nắm bắt thông tin và kiểm soát hiệu quả hoạt động tuyển dụng. Sử dụng thông tin này cho các hoạt động tuyển dụng và định hướng nhân sự trong tương lai của doanh nghiệp
Quản lý tài sản doanh nghiệp trên ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử
Quản lý tài sản cho phép các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng theo dõi tài sản của họ, cho dù ở trạng thái nào. Chủ sở hữu công ty sẽ biết tài sản được đặt ở đâu, và đang được sử dụng như thế nào, tài sản đang ở trạng thái nào. Ngoài ra, quy trình quản lý tài sản chi tiết giúp các doanh nghiệp và tổ chức xác định chính xác tỷ lệ khấu hao và thanh lý đối với những tài sản không còn hữu ích. Vì vậy, việc áp dụng quy trình quản lý tài sản là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp, tổ chức.
Đào tạo nhân sự ứng dụng phần mềm
Hầu hết các rào cản đối với việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh đều đến từ phía con người, bởi trong khi nguồn nhân lực là người trực tiếp sử dụng và thụ hưởng phần mềm nhưng không phải ai cũng có thể sử dụng thành thạo và hiệu quả.
Nhiều trường hợp các công ty dù tốn rất nhiều chi phí để áp dụng các giải pháp nhưng nhân viên lại không thực sự sử dụng hoặc sử dụng theo hướng đối phó. Tất cả là do phần mềm có các tính năng có vẻ đáp ứng được nhu cầu, nhưng ứng dụng quá phức tạp và không tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
Để tránh điều này, khi triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử nên dành thời gian cho một số nhân sự trải nghiệm nó và xem xét cẩn thận phản hồi của họ trong quá trình trải nghiệm. Ngoài ra, hãy dành thời gian để lập kế hoạch cẩn thận và đào tạo nhân viên làm quen và sử dụng phần mềm.
Đánh giá và đo lường hiệu quả ứng dụng phần mềm
Sau khi đã thiết lập và chạy ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử cần thường xuyên đo lường mức độ hiệu quả của phần mềm và từ đó có những điều chỉnh phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Nếu phần mềm quản lý đang chạy và thường xuyên xảy ra lỗi khiến hệ thống ngừng hoạt động, thì thiệt hại mà công ty bạn phải trả có thể lớn hơn chi phí mua phần mềm. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải biết rằng phần mềm bạn đang mua đã được kiểm tra lỗi kỹ lưỡng với việc triển khai qua nhiều công ty?
Hiện nay, các phần mềm hỗ trợ quản lý được thiết kế tích hợp nhiều tính năng ưu việt để phục vụ nhiều nhóm khách hàng là các doanh nghiệp khác nhau.
Ngoài ra, nên đánh giá khả năng nâng cấp của phần mềm. Không chỉ đối với bất kỳ tổ chức nào mà bất kỳ ai sử dụng phần mềm quản lý đều mong muốn ứng dụng của mình thường xuyên được cập nhật, nâng cấp chức năng cần thiết, bổ sung chức năng mới và khắc phục những tồn tại, hạn chế còn tồn tại. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có được sản phẩm phần mềm tốt nhất và có được trải nghiệm tối ưu trong quá trình sử dụng.
Tạm kết
Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nó được coi là liều thuốc tốt để nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Quy trình ứng dụng cho tổ chức doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn khi doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm uy tín và đáp ứng được nhu cầu, mô hình doanh nghiệp.
Ban biên tập 1BOSS
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
