Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một biểu đồ được sử dụng để trình bày các sự kiện và hoạt động trong một khoảng thời gian cụ thể. Biểu đồ Gantt bao gồm hai phần chính: trục hoành và trục tung. Trục hoành hiển thị tiến trình công việc trong dự án và trục tung hiển thị tên công việc. Khi xem biểu đồ Gantt, người quản lý sẽ dễ dàng nắm bắt được những thông tin quan trọng trong toàn bộ dự án.
Chính vì cách trình bày thông tin đơn giản và trực quan mà biểu đồ Gantt đã trở thành một công cụ hữu ích để lập kế hoạch và quản lý tiến độ dự án.
Đảm bảo kết nối của nhiệm vụ
Một trong những lợi ích của phần mềm quản lý dự án Gantt Chart là nó thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Sau khi tổng kết tất cả các công việc của dự án, thời gian thi công, bước tiếp theo là xác định công việc nào nên làm trước.
Xác định các nhiệm vụ có thể được thực hiện cùng lúc với nhau, điều này có nghĩa là các nhiệm vụ này có thể được thực hiện cùng một lúc. Càng thực hiện nhiều công việc song song thì dự án càng sớm hoàn thành.
Trong biểu đồ Gantt kế hoạch làm việc, có ba mối quan hệ giữa các nhiệm vụ tuần tự:
- Kết thúc để Bắt đầu ( Finish to Start – FS): Một nhiệm vụ FS là một nhiệm vụ không thể được bắt đầu cho đến khi công việc trước đó hoặc công việc liên quan chưa được hoàn thành. FS chỉ có thể được bắt đầu sau những công việc đó.
- Bắt đầu để Bắt đầu (Start to Start – SS): SS là một loại nhiệm vụ không thể được bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó chưa được bắt đầu. SS sẽ bắt đầu sau công việc trước đó.
- Kết thúc để Kết thúc (Finish to Finish – FF): Các nhiệm vụ FF không hoàn thành cho đến khi công việc đã hoàn thành trước đó vẫn chưa hoàn thành. FF sẽ hoàn thành sau công việc trước nó.
Đảm bảo sự phối hợp của nhân sự
Trục phác thảo kế hoạch và thời gian hoàn thành của dự án. Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc thể hiện công việc đã hoàn thành và thời gian hoàn thành công việc. Phần mềm quản lý dự án Gantt Chart mang lại sự rõ ràng cho các kế hoạch và lịch trình của dự án.
Phối hợp hoạt động cùng các nhân sự liên quan. Trong quá trình thực hiện dự án, sẽ có nhiều sự cộng tác để đạt được hiệu quả cao nhất cho dự án. Biểu đồ Gantt cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng thể về bộ phận. Các hoạt động cần được thực hiện cùng lúc hoạc bàn giao cho các bộ phận khác. Khi tiến hành áp dụng biểu đồ Gantt vào công việc quản lý dự án của mình, chắc chắn nó sẽ mang lại hiệu quả ngoài mong đợi.
- Cải thiện giao tiếp và làm việc nhóm, tránh làm việc quá sức. Có thể cộng tác từ xa với các thành viên trong nhóm, hướng tới thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và đảm bảo tính minh bạch
- Giúp ước tính thời gian chính xác cho khối lượng công việc. Cho dù dự án được thực hiện tập thể hay riêng lẻ, điều quan trọng là phải lập kế hoạch thời gian và nguồn lực để phân bổ nguồn lực và lên lịch cho chúng một cách hợp lý.
- Gantt Chart là phương pháp đơn giản hóa dự án cho doanh nghiệp. Biểu đồ Gantt là công cụ phù hợp nhất khi bạn cần cung cấp bản tóm tắt tiến độ dự án cho đối tác hoặc nhân viên.
Quản lý tiến độ dễ dàng với phần mềm quản lý dự án của 1BOSS
Theo thời gian, khi dự án tiến triển, nó phát triển nhiều khả năng. Trong quá trình thực hiện dự án nếu có vấn đề với việc đảm bảo chất lượng của module chính, người phụ trách nhiệm vụ này sẽ cần thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ, do đó, các quá trình khác có thể cần bị trì hoãn, điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ.
Là người quản lý dự án, bạn cần theo dõi ngay trên phần mềm quản lý dự án Gantt Chart để phản ánh những thay đổi. Điều này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời để giữ đúng kế hoạch và giao tiếp với đối tác, khách hàng kịp thời.
Thiết lập mốc thời gian dự án cụ thể trên phần mềm
Để bắt đầu quá trình này cần liệt kê tất cả các hạng mục công việc quan trọng. Nếu bạn cần thiết lập các phần việc cụ thể cho từng nhiệm vụ, bạn có thể sử dụng cấu trúc phân chia công việc. Sau đó, đối với mỗi nhiệm vụ, hãy ghi lại ngày bắt đầu sớm nhất và thời gian ước tính để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Phân loại tất cả các hạng mục công việc cần thiết và tính tổng thời gian cần thiết để hoàn thành sản phẩm trên phần mềm quản lý dự án Gantt Chart.
Điểm yếu của các công cụ này là mốc thời gian, nói cách khác, thời gian không được mô tả cụ thể trên biểu đồ. Vì vậy, khi sử dụng các công cụ này để lập kế hoạch dự án, bạn phải lập lịch trình cho từng nhiệm vụ, chú ý việc làm trước và việc sau, công việc đan xen nhau để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn.
Phân công nhân sự trên phần mềm quản lý dự án
Phần mềm quản lý dự án Gantt Chart giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Thông qua biểu đồ Gantt giúp đảm bảo chất lượng công trình và hạn chế công việc quá tải. Biểu đồ Gantt trong việc lập kế hoạch giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan để phân bổ công việc hiệu quả nhất và đảm bảo các nguồn lực nhân sự được tận dụng một cách hợp lý.
Điều này giúp họ phân bổ công việc một cách hợp lý và hiệu quả. Đảm bảo rằng nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và không có tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực. Do đó, có thể giảm thiểu tình trạng quá tải công việc hoặc lao động quá mức góp phần vào chi phí dự án
Tự động xuất báo cáo
Xuất báo cáo cho dự án kinh doanh của bạn từng bước và xem tiến trình bằng chế độ xem biểu đồ Gantt. Công cụ quản lý dự án 1BOSS Project cũng hỗ trợ hoàn toàn dựa vào dữ liệu phần mềm quản lý dự án đã cung cấp để xuất báo cáo.
Biểu đồ Gantt khi xuất báo cáo cung cấp thông tin chung nhất về doanh nghiệp của bạn trong một màn hình. Thông tin có ở đây là hoàn toàn dễ hiểu, nhưng không nhiều. Giải thích ngắn gọn và súc tích, bao gồm một số từ khóa quan trọng và số liệu danh mục.
Bằng cách trích xuất các báo cáo ứng dụng phần mềm quản lý dự án Gantt Chart, doanh nghiệp có thể xem các chỉ số đo lường hiệu suất hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Sử dụng biểu đồ đa chiều để minh họa so sánh hiệu suất trong quá khứ và hiện tại. Nhóm các báo cáo thành các chức năng được sử dụng thường xuyên có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
1BOSS Project | Phần mềm tích hợp các nền tảng công nghệ xu hướng 4.0
Những hạn chế về công việc và nhiệm vụ quản lý, do người quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác để giao tiếp, truyền đạt chất lượng kết quả của từng công việc, .. sẽ khó kiểm soát và giám sát chặt chẽ nhiệm vụ của nhóm và của nó. Do đó, một công cụ quản lý dự án với giao diện biểu đồ Gantt tích hợp là lựa chọn phù hợp nhất cho các nhà quản lý vì nó cung cấp mọi thứ cần thiết để quản lý toàn bộ vòng đời của dự án. Phần mềm quản lý dự án Gantt Chart – 1BOSS Project, quản lý dự án chuyên nghiệp, giúp quản lý tiến độ công việc, phân bổ nhân sự, giám sát chặt chẽ các dự án, đồng thời giúp người quản lý dễ dàng triển khai các biểu đồ Gantt và biểu đồ quản lý.
- Thiết lập dữ liệu kế hoạch cụ thể cho biểu đồ Gantt: Phần mềm sẽ hỗ trợ thiết lập tự động các dự án dựa trên các mẫu, mốc thời gian, giai đoạn dự án,… hoặc tham khảo từ một dự án cũ.
- Phân bổ nguồn lực giữa các dự án: Phần mềm giúp phân bổ ngân sách và chi phí theo từng dự án cụ thể; đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả.
- Giám sát dự án dưới dạng biểu đồ Gantt: Phần mềm này giúp người quản lý theo dõi chi tiết quy trình của từng công việc thực hiện trong dự án, dưới dạng biểu đồ Gantt. Ngoài định dạng biểu đồ Gantt, phần mềm có thể xử lý linh hoạt nhiều định dạng khác như: Kanban, WBS,…
- Tích hợp công nghệ đám mây (Cloud): Phần mềm quản lý dự án Gantt Chart được thiết kế trên nền tảng đám mây, giúp người quản lý, nhóm thiết kế dự án, nhà tài trợ,… có thể theo dõi và cập nhật dự án ở mọi nơi.
Tạm kết
Phần mềm quản lý dự án Gantt Chart là một công cụ trực quan hóa tóm tắt nhiều nhiệm vụ và tiến độ thành một biểu đồ duy nhất. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án đang thực hiện cùng với các thông tin quan trọng như các thành viên thực hiện, mức độ ưu tiên, thời gian, ngày bắt đầu và kết thúc cho các nhiệm vụ, công việc liên quan đến nhiệm vụ và hơn thế nữa. Với biểu đồ Gantt, tất cả các bên có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và các quy trình cần thiết để hoàn thành dự án.
Ban biên tập 1BOSS
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
