Với doanh nghiệp nhỏ
Với doanh nghiệp nhỏ, chưa có nhiều dựa án phần mềm quản lý dự án đầu tư là công cụ quan trọng để chạy các dự án một cách hiệu quả và thành công. Vì phần mềm hỗ trợ theo dõi mọi thứ từ hiệu suất công việc, duy trì ngân sách cho đến cải thiện giao tiếp giữa các cấp dự án.
- Minh bạch trong quá trình giao việc – nhận việc giữa quản lý và nhân viên. Từ đó minh bạch hóa trách nhiệm.
- Giúp người quản lý lập kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác. Hơn hết, tập trung công việc trên một nền tảng phần mềm duy nhất.
Việc áp dụng các giải pháp kỹ thuật vào quản lý dự án nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Ngoài ra, tiết kiệm thời gian và chi phí đang dần trở thành điều tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay. Phần mềm đảm bảo:
- Quản lý tất cả các dự án hiện có trong doanh nghiệp của bạn trên một hệ thống trực tuyến
- Nhanh chóng quản lý tất cả việc cần làm và công việc được đề xuất.
- Phân tích công việc có cấu trúc dưới các dạng thức nổi bật: Gantt, Kanban, WBS,…
- Phân bổ thời gian hợp lý và hiệu quả để hoàn thành tốt công việc
- Hỗ trợ người quản lý lập kế hoạch dự án nhanh chóng
- Nhanh chóng tìm thấy công việc, thông tin và tài liệu bổ sung về các dự án
- Trao đổi và gửi báo cáo trực tiếp trên hệ thống phần mềm nhanh chóng, dễ dàng
- Hỗ trợ theo dõi và giám sát tiến độ công việc trong dự án mọi lúc mọi nơi
- Liên hệ với các bộ phận khác dễ dàng hơn, đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối
Với các doanh nghiệp vừa và lớn
Nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất hiệu quả công việc và khẳng định vị thế trên thị trường phần mềm quản lý dự án đầu tư được xem là một bước tiến quan trọng.
- Quản lý việc cần làm: Các ứng dụng quản lý dự án cần tạo, gán và cập nhật trạng thái nhiệm vụ trong một giao diện. Vì vậy tất cả các thành viên có thể hiểu và theo dõi được.
- Lịch trình: Phần mềm cần có giao diện quản lý như lịch biểu, biểu đồ Gantt hoặc Kanban để người quản lý có thể hiểu tổng quát về dự án. Song giám sát mức độ hoàn thành dự án, cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành dự án.
- Chia sẻ tài liệu: Chia sẻ và trao đổi các tệp và tài liệu trong một dự án, tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu
- Tương tác: Nhu cầu giao tiếp và trao đổi thông suốt trong quản lý dự án là rất lớn. Các công cụ và ứng dụng quản lý dự án cần đáp ứng nhu cầu này.
- Báo cáo: Báo cáo linh hoạt, nhanh chóng theo thời gian thực và dễ tiếp cận cho nhà quản trị, nhân sự.
Quản lý toàn bộ thông tin dự án
- Tiếp nhận thông tin, phân tích các yêu cầu đối với giải pháp hệ thống. Chủ động làm việc với nhóm để thiết lập các mục tiêu chung cho dự án. Phần mềm đảm nhận trách nhiệm quản lý toàn bộ thông tin trong toàn bộ quá trình triển khai.
- Quản lý các thông tin dự án xây dựng. Thông tin dự án bao gồm: mã dự án, tên dự án, chủ đầu tư, cấp quyết định đầu tư, địa điểm xây dựng, loại công trình, thời gian thực hiện, mục tiêu xây dựng, phương án giải phóng mặt bằng,..
- Quản lý Khảo sát – thiết kế dự án: Các kế hoạch liên quan đến đấu thầu, chi phí dự án, tổng mức đầu tư,…
- Quản lý thông tin các bộ phận có liên quan: các tổ chức và cá nhân được phân công trong dự án. Để đảm bảo gửi thông báo cho các thành viên dự án qua SMS, email, hệ thống nhắc nhở
- Phần mềm quản lý dự án đầu tư tìm kiếm và tìm kiếm thông tin dựa trên nhiều tiêu chí: thời gian, tình trạng, tiến độ hoàn thành dự án, …
Kiểm soát các hoạt động pháp lý
Theo dõi tiến độ của các thủ tục hành chính: đến hạn, quá hạn, đã giải quyết, vướng mắc ở quy trình nhỏ nào.
- Theo dõi dự án đấu thầu hiện đang ở giai đoạn nào và cơ quan, đơn vị nào đang chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ.
- Quản lý tài liệu phê duyệt: mã tài liệu, ngày ký, ngày nộp, số hiệu tài liệu, loại tài liệu, hạng mục, cơ quan ban hành, tổ chức phát hành,…
- Phần mềm quản lý dự án đầu tư có hệ thống bảng biểu đa dạng cho phép xuất dữ liệu để báo cáo.
Quản lý và lưu trữ hợp đồng trên phần mềm quản lý dự án đầu tư
Với phần mềm quản lý dự án đầu tư quá trình lưu trữ sẽ nhanh chóng và dễ dàng. Với các tính năng kết hợp công nghệ, việc giám sát hợp đồng cho dự ấn cũng được đảm bảo.
- Quản lý thông tin hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký kết, phương thức thanh toán, tình trạng hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, hiệu lực, ngày hết hạn hợp đồng,…
- Quản lý việc thực hiện hợp đồng, với tiến độ thanh toán, chi phí tạm ứng,…
- Phần mềm hỗ trợ trích xuất báo cáo theo thời gian thực để đáp ứng nhu cầu quản lý hợp đồng của doanh nghiệp.
- Sử dụng bảng điều khiển để báo cáo tình trạng hợp đồng. Đảm bảo các thông tin liên quan đến hợp đồng sẽ được tổng hợp. Với các mục nội dung: ngày hết hạn, thanh lý hợp đồng, giá trị hợp đồng.
- Báo cáo dạng danh sách: Quản lý toàn bộ hợp đồng với danh sách chi tiết. Gồm số lượng, loại hợp đồng, đối tác, tình trạng gia công, ngày ký hợp đồng, ngày hết hạn, người chịu trách nhiệm, giá trị …
Phần mềm quản lý dự án đầu tư còn tích hợp với nhiều nhà cung cấp chữ ký số. Kết nối với nhiều nhà cung cấp chữ ký số hàng đầu giúp doanh nghiệp có nhiều lựa chọn.
Phần mềm phần mềm quản lý dự án đầu tư đáp ứng đầy đủ các đặc điểm cần thiết của doanh nghiệp từ cấp quản lý đến cấp nhân viên. Hỗ trợ tối đa cho quá trình quản lý vận hành dự án.
Người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ dự án
Quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ dự án
- Gán lời nhắc cho nhân viên từ thiết bị di động, PC hoặc máy tính xách tay.
- Phần mềm sẽ tự động báo cáo tiến độ công việc của từng nhân viên theo thời gian thực.
- Cảnh báo ngay lập tức nếu công việc thay đổi.
- Xem nhanh toàn bộ lịch sử dự án, báo cáo tóm tắt hồ sơ công việc.
- Phần mềm quản lý công việc sẽ liên tục báo cáo hiệu quả công việc cho người quản lý.
Nhân sự kiểm soát công việc nhanh chóng
Nhân sự kiểm soát công việc nhanh chóng
- Dễ dàng nhận công việc do cấp trên giao.
- Đồng thời, bạn có thể gắn thẻ tên cụ thể của thành viên liên kết với dự án.
- Phần mềm sẽ hỗ trợ lên lịch công việc một cách khoa học theo tính chất của từng công việc.
- Gửi công việc cho ban quản lý trực tiếp tại phần mềm; có thể dễ dàng đính kèm tệp.
- Các thành viên trong bộ phận có thể dễ dàng trao đổi nhanh chóng với nhau qua khung chat.
Theo dõi chi phí hoạt động của dự án
Chi phí được xem là yếu tố cốt lõi đảm bảo cho quá trình vận hành dự án. Quá trình kiểm soát thanh toán kinh phí đầu tư xây dựng với phần mềm đảm bảo:
- Phân bổ vốn được quản lý và thời gian giải ngân vốn theo quy định.
- Cung cấp dữ liệu so sánh để đánh giá quá trình giải ngân vốn
- Quản lý kinh phí cho từng dự án và công việc
- Dữ liệu được cập nhật tự động và báo cáo nhanh chóng
Phần mềm quản lý dự án đầu tư hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính, kế toán một cách chuyên nghiệp. Cụ thể, quản lý các hoạt động thu, chi theo dự án, xác định mức tiếp nhận từng nhân viên. Ngoài ra, việc nhập, xuất hóa đơn, xuất hóa đơn điện tử cũng được hỗ trợ tốt. Dữ liệu về doanh thu, phân bổ dự án. Chi phí lãi lỗ được quản lý theo dự án, chi nhánh, đơn vị; và được tính toán cẩn thận. Ngoài ra, hệ thống lưu trữ hàng trăm báo cáo cho thuế, báo cáo tài chính. Do đó đảm bảo quản trị linh hoạt, phong phú, kịp thời.
Báo cáo tổng hợp linh hoạt và đa dạng
Trong phần mềm quản lý dự án đầu tư các biểu đồ báo cáo quản lý dự án: Dashbroad, Gantt, biểu đồ WBS và Kanban,… Các biểu đồ giúp người quản lý dự án đơn giản hóa các công việc và quản lý thời gian. Nhà quản trị có thể dễ đàng phân bổ nguồn lực hợp lý. Dựa trên yêu cầu của từng vị trí mà đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên. Các đánh giá này được ghi nhận một cách chính xác và minh bạch trên hệ thống.
Các biểu đồ này được tích hợp và thiết lập để có báo cáo và đánh giá toàn diện hơn. Nhằm giúp các tổ chức và doanh nghiệp nắm được các thông tin cần thiết cho quản lý dự án. Bởi vì nó trực quan, đơn giản và dễ trình bày, thể hiện rõ các nội dung quan trọng của một dự án.
Tạm kết
Trên thực tế, do tính chất rất quan trọng của việc giữ cho công việc đúng tiến độ, đội ngũ quản lý dự án sẽ luôn kiểm tra tất cả các bên để xem liệu việc thực hiện có tiến triển tốt hay không. Quá trình sử dụng phần mềm quản lý dự án đầu tư đảm bảo nếu xảy ra sai sót giám sát buộc phải báo cáo nguyên nhân. Các bên liên quan cũng thống nhất tìm giải pháp lấy lại tiến độ đã bị chậm. Ban quản lý dự án sẽ dựa trên những ghi nhận và báo cáo để tiến hành.
Ban biên tập 1BOSS
1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại.
Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:
