Xác định mô hình tổ chức kinh doanh đúng đắn

Xác định mô hình tổ chức kinh doanh

Mô hình kinh doanh có thể hiểu một cách đơn giản là một khuôn mẫu để một công ty tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Nhìn chung, một mô hình kinh doanh về cơ bản là chắt lọc tiềm năng của một tổ chức, cung cấp một khuôn khổ để thành công và vượt qua những thách thức khác.

Mẹo hay sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử là doanh nghiệp cần xác định tất cả các định hướng phát triển về: khách hàng mục tiêu, giá trị cốt lõi, nguồn lực chính, nguồn doanh thu,… Từ đó, mọi thành viên trong công ty cùng chung ý tưởng, mục đích và hành động để đưa công ty ngày càng vững mạnh.

Mọi công ty nên đề ra những điều cơ bản về tiếp thị và cách tạo ra giá trị thực sự của nhân viên. Đây là lý do tại sao các mô hình kinh doanh thường bao gồm thông tin về thị trường, thế mạnh và thách thức của tổ chức. Mô hình kinh doanh là cách nhanh nhất để nắm bắt và truyền đạt những yếu tố này trong công ty.

Đặc biệt phần mềm hướng đến doanh nghiệp mong muốn phát triển môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp và mang đến hiệu quả tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm còn phù hợp với doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí quản lý hay thống kê các dữ liệu, hồ sơ, cắt giảm rủi ro trong công việc.

Thiết lập thông tin các quy trình quan trọng khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Phân luồng thông tin tiến độ công việc và dự án trên phần mềm 

Phân luồng thông tin tiến độ công việc và dự án trên phần mềm 

Đây là quá trình lập kế hoạch cho các hoạt động, phát triển một kế hoạch tổng thể bằng cách sử dụng các nguồn lực cần thiết và thời lượng của mỗi hoạt động. Các công cụ được sử dụng trong quá trình này bao gồm phương pháp tiếp cận đường dẫn quan trọng để rút ngắn lịch trình, cân bằng tài nguyên và phương pháp tiếp cận chuỗi quan trọng (CCM).

Việc tạo ra một mốc thời gian rõ ràng sẽ tạo ra một hệ quy chiếu giúp vạch ra kế hoạch và tiến trình của nó được xem là mẹo hay sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử. Bước cuối cùng liên quan đến việc giám sát và quản lý tiến độ của kế hoạch. Việc giám sát và quản lý giúp phù hợp với kế hoạch mà không gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện kế hoạch. Bằng cách giám sát và quản lý tiến độ, nó cũng có thể giúp các nhà quản lý loại bỏ rủi ro và giúp linh hoạt trong việc xử lý các tình huống.

Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử trong trao đổi thông tin nội bộ 

Trao đổi thông tin nội bộ 

Tính năng trò chuyện của phần mềm giúp các thành viên tương tác nhanh hơn và trơn tru hơn. Các bộ phận liên quan đến dự án phải đảm bảo phân quyền truy cập vào thông tin lưu trữ, cập nhật các thông tin và dữ liệu khác. Chỉ cần nhắn tin cho đồng nghiệp thông qua cửa sổ trò chuyện trên phần mềm. Việc gửi tin nhắn này sẽ giúp các bộ phận liên quan có thể phản hồi ngay lập tức, không mất thời gian chờ đợi để trả lời email và không cần phải gặp trực tiếp người liên hệ để trao đổi.

Mẹo hay sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử để có thể nhanh chóng trao đổi thông tin nội bộ tạo điều kiện giao tiếp tốt hơn giữa các thành viên và phòng ban của dự án. Phần mềm giúp mọi người theo dõi tiến độ thực hiện các nhiệm vụ của dự án, gửi email cập nhật cho nhân sự về tiến độ đó để nhận phản hồi của họ. Phản hồi này có thể được chia sẻ trong các cuộc trò chuyện nhóm để các thành viên có thể hiểu và đề xuất các ý tưởng và cải tiến cần thiết để thực hiện công việc tốt hơn.

Đảm bảo quy trình quản lý dữ liệu khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Quản lý dữ liệu khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Chỉ thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết và có giá trị cho doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần sàng lọc để lưu trữ các dữ liệu quan trọng và chính xác nhất.

Việc thu thập quá nhiều dữ liệu có thể gây ra các vấn đề lớn cho doanh nghiệp. Dữ liệu không được sử dụng và lãng phí xảy ra thường xuyên hơn và không chỉ tốn chi phí mà còn gây lãng phí tài nguyên. Do đó, các doanh nghiệp cần có kế hoạch với các ứng dụng rõ ràng và quy trình hợp lý để dữ liệu thu thập dữ liệu và có thể thúc đẩy hiệu quả của chúng được xem là mẹo hay sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử.

Ngoài việc sao lưu dữ liệu ra nhiều nguồn để an toàn, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và kiểm soát việc tiếp cận thông tin. Một số thông tin chỉ nên được sử dụng bởi các quản trị viên có thẩm quyền. Một số dữ liệu khác có thể được chia sẻ với nhân viên bán hàng, nhân viên dịch vụ khách hàng, … Do đó, nghĩa vụ sử dụng và bảo quản dữ liệu kinh doanh và thông tin khách hàng sẽ được đảm bảo. Tất cả các nguồn lực đều được sử dụng hiệu quả để mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp.

Cung cấp các thông tin tài sản doanh nghiệp đầy đủ

Trước tiên để phần mềm có thể vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần có kế hoạch mua sắm và quản lý đầu tư. Điều này giúp nhà quản lý lựa chọn tài sản phù hợp cho mình theo tính chất của doanh nghiệp, đồng thời nắm được số lượng và số lượng tài sản sở hữu.

Mẹo hay sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử là cần cập nhật tài sản vào hệ thống chung của doanh nghiệp để ban điều hành và ban lãnh đạo có thể theo dõi và xem xét chúng một cách thường xuyên.

Thường xuyên kiểm tra số lượng, chất lượng tài sản bàn giao. Việc thường xuyên rà soát, kiểm tra tài sản bàn giao giúp ban lãnh đạo kiểm soát được chất lượng và số lượng tài sản hiện có của công ty, phát hiện kịp thời những sai sót và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

Đảm bảo phân quyền phần mềm quản lý văn phòng điện tử hợp lý

Phân quyền phần mềm quản lý văn phòng điện tử hợp lý

• Tiến hành phân quyền người dùng cho phép nhà quản lý phân quyền ở cấp độ cá nhân, có thể chọn chính xác những gì nhân viên có thể xem, xóa, chỉnh sửa.

Ví dụ: Một trong những nhân viên của bạn là giám đốc của một dự án thiết kế nhưng chỉ là thành viên của một dự án xây dựng. Bạn có thể cấp cho thành viên này toàn quyền truy cập vào các dự án thiết kế, nhưng chỉ với tư cách là người theo dõi để cập nhật thông tin về các dự án liên quan .

• Phân quyền dựa trên vai trò cho phép bạn quản lý quyền ở cấp vai trò trên phần mềm quản lý văn phòng điện tử. Khi bạn thay đổi quyền truy cập của một vai trò, nó sẽ tự động ảnh hưởng đến tất cả các thành viên có cùng vai trò đó.

Ví dụ: phần mềm quản lý công việc 1BOSS Work cho phép thiết lập 3 vai trò trong một dự án, đó là: người quản lý dự án, thành viên và khách truy cập. Nhà quản trị có thể đặt xem các thành viên và khách có được phép tạo công việc hay không, chỉnh sửa mô tả công việc, xem tiến độ công việc của người khác.

Tạm kết 

Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách và giải pháp kỹ thuật thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn về khoảng cách, thời gian và văn hoá làm việc hướng đến sự hiệu quả. Thành công khi sử dụng phần mềm phải nằm ở tư duy, cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ. Đối với phần mềm quản lý dự án, do cấu trúc công việc của doanh nghiệp có tính thẩm thấu cực cao nên hiệu quả đo lường thực tế sử dụng của nó cũng rất đa dạng. Trên đây là 5 mẹo hay sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử nhà quản trị có thể lưu ý để đảm bảo phần mềm đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho