Xem thêm một số bài viết liên quan:

• Download mẫu danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn miễn phí
• Tải về miễn phí mẫu đơn xin nghỉ không lương tại doanh nghiệp
• Tổng hợp mẫu bảng lương hiện hành đầy đủ (tải về mẫu Excel)

Top 10 mẫu quản lý hồ sơ nhân viên phổ biến nhất trong doanh nghiệp

Dưới đây là 10 mẫu File Excel quản lý nhân sự HR manager nên tham khảo để triển khai công việc hiệu quả hơn.

1. Mẫu quản lý công tác tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là một trong những trách nhiệm hàng đầu của bất kỳ đội ngũ nhân sự nào. Tìm kiếm, hiệu đính và tìm đúng tài năng để tham gia vào nhóm của bạn là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức của bạn. Có sẵn kế hoạch nhân sự giúp nhóm của bạn biết các nguồn tuyển dụng sẵn có, mục tiêu tuyển dụng và hơn thế nữa. Mẫu kế hoạch nhân sự này sẽ giúp bạn sắp xếp tất cả các chi tiết với các cột về ngân sách, mục tiêu tuyển dụng, trạng thái và nhận xét.

Sử dụng Excel để quản lý công tác tuyển dụng nhân sự

2. Mẫu Excel quản lý sàng lọc ứng viên

Các chuyên gia nhân sự thường phải theo dõi và quản lý nhiều hồ sơ xin việc, thư xin việc, đơn xin việc và thông tin chi tiết của các cá nhân nộp đơn xin việc. Đây có thể là rất nhiều công việc tùy thuộc vào quy mô của công ty và kế hoạch tuyển dụng hiện tại. Sử dụng mẫu theo dõi ứng viên sẽ giúp bạn giữ các chi tiết và tài liệu về ứng viên theo thứ tự, đồng thời đảm bảo bạn cung cấp trải nghiệm tích cực cho ứng viên và những người tham gia vào quá trình phỏng vấn. Trong mẫu này, bạn có thể theo dõi thông tin liên hệ của ứng viên, câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn qua điện thoại, trạng thái, nhận xét, các bước tiếp theo và hơn thế nữa.

3. Mẫu giám sát công tác đào tạo nhân sự

Số lượng đào tạo mà nhân viên mới nhận được có mối liên hệ chặt chẽ với mức độ thành công của nhân viên mới đó trong vai trò mới của họ. Mặc dù thời gian và nỗ lực cần thiết cho việc đào tạo có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng tốt hơn hết bạn nên có sẵn một kế hoạch đào tạo nhân viên để đảm bảo một giai đoạn phát triển nhanh chóng và hiệu quả. Với mẫu Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel có sẵn lịch trình đào tạo nhân viên, bạn có thể tạo danh sách các hoạt động đào tạo, thêm thông tin chi tiết về người mà nhân viên mới cần làm việc cùng để hoàn thành từng nhiệm vụ, nhập trạng thái hoạt động và bao gồm phản hồi cho nhân viên mới và người quản lý của họ. 

4. Mẫu Excel kế hoạch chuyển đổi nhân sự

Giảm lượng thông tin bị mất khi chuyển đổi nhân viên từ vai trò này sang vai trò khác với mẫu toàn diện này. Đảm bảo quá trình đào tạo diễn ra liền mạch và tất cả các chi tiết của vai trò đều được đề cập chính xác để giúp nhân viên mới bắt đầu một cách đúng đắn. Nhập nhiệm vụ, mục tiêu, giả định, thậm chí cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

5. Mẫu Excel quản lý cuống phiếu lương

Cung cấp cho nhân viên một cuống phiếu lương, cho dù đó là bản điện tử hay vật lý bằng excel, đều mang lại lợi ích cho cả nhân viên và người sử dụng lao động. Đối với nhân viên, cuống phiếu lương rất hữu ích để theo dõi các khoản bồi thường và khấu trừ, trong khi đối với người sử dụng lao động, cuống phiếu lương rất quan trọng để cung cấp bằng chứng rằng nhân viên được trả lương chính xác. Sử dụng mẫu cuống phiếu lương này để giúp bạn nhanh chóng tạo ra các cuống phiếu lương cho nhân viên và hồ sơ của bạn. Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel với các công thức được tạo sẵn, bạn có thể chỉ cần nhập thu nhập và các khoản khấu trừ của nhân viên và tổng số sẽ tự động được tính toán.

6. Mẫu theo dõi nhân sự chấm công

Bảng chấm công cho nhân viên là công cụ đắc lực cho nhà quản lý trong việc tính công và trả lương cho nhân viên. Vì vậy, cách làm bảng chấm công đúng chuẩn trên một công cụ hữu ích sẽ rất cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp.

Bảng Excel theo dõi tình hình chấm công nhân sự

7. Mẫu quản lý lịch trình công việc của nhân sự

Theo dõi lịch làm việc của nhân viên hàng ngày và hàng tuần để đảm bảo bạn có đủ số lượng bảo hiểm tại bất kỳ thời điểm nào. Với mẫu lịch làm việc đơn giản này, bạn có thể liệt kê tất cả các lịch trình ở một vị trí và cung cấp cái nhìn nhanh cho người quản lý và cấp trên. Tham khảo thêm, nếu bạn muốn quản lý lịch làm việc của nhân viên bằng phần mềm, phần mềm tự động nhắc việc, thời hạn hoàn thành.

8. File Excel giám sát lịch làm việc theo tháng

Theo dõi các ngày quan trọng hàng tháng, chẳng hạn như ngày lễ, lịch đóng cửa văn phòng, ngày đến hạn của bảng chấm công và việc cắt giảm biên chế để thông báo cho mọi người. Có được cái nhìn sâu sắc về các kế hoạch cho mỗi tháng để luôn cập nhật thông tin, lập kế hoạch phù hợp và dự đoán những gì sắp xảy ra. Thiết lập các tab cho mỗi tháng để tạo ra một cái nhìn toàn diện hơn hàng năm.

9. Mẫu quản lý lương nhân viên

Một mẫu bảng lương chỉn chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày.

Để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên, công cụ miễn phí hay được sử dụng nhất là Microsoft Excel. File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… 

10. File Excel đánh giá năng lực nhân sự

Ghi lại các mục tiêu của nhân viên, theo dõi sự tiến bộ của cá nhân và nhóm cũng như lập chiến lược về các mục tiêu sắp tới để cung cấp cho nhân viên những phản hồi chính xác nhất về hiệu suất của họ. Duy trì sự minh bạch giữa nhân viên và người quản lý, đồng thời đặt ra các mục tiêu phát triển kinh doanh và cá nhân để duy trì đà tăng trưởng.

Mẫu đánh giá nhân sự trên Excel

Nhược điểm khi sử dụng Excel làm mẫu quản lý hồ sơ nhân viên

Excel vẫn là một trong các công cụ đắc lực giúp đội ngũ văn phòng, nhất là hành chính – nhân sự hoàn triển khai công việc hiệu quả. Tuy nhiên, bảng tính Excel vẫn là một công cụ đơn thuần dùng “sức người” để hoàn thành công việc. Chính vì vậy, nó vẫn mang đến một số khó khăn nếu doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, cụ thể:

• Dữ liệu phân tán, khó rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện
• Không đảm bảo bảo mật 
• Không thể để lại “thừa kế” cho người sau
• Khả năng tích hợp kém
• Dễ gây ra các lỗi sai bởi thao tác của con người
• Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Mẫu quản lý hồ sơ nhân viên thời đại 4.0

Ngày nay, công nghệ 4.0 phủ sóng rộng rãi, thậm chí trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ máy học (ML) đã đóng vai trò quan trọng trong nhiều nghiệp vụ quản trị và vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp thay thế cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel sang một công cụ hiện đại hơn đó là Phần mềm quản lý nhân sự (HRM).

Hơn thế, việc sử dụng một giải pháp tiện lợi hơn giúp doanh nghiệp không phải tập trung quá nhiều vào các công việc không tạo ra năng suất làm việc. Giải pháp quản lý nhân sự bằng phần mềm có thể tự động tạo ra các báo cáo chuyên sâu, giúp bạn nhanh chóng đưa ra quyết định nhân sự một cách nhanh chóng. 

Kết luận

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là một trong những bài toán cốt lõi nhất của quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Dù sử dụng biểu mẫu Excel hay một phần mềm quản lý hiện đại, điều quan trọng là bạn cần nắm rõ đâu là những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng bài viết top 10 mẫu file Excel quản lý hồ sơ nhân sự mang đến thông tin hữu ích cho bạn.

Download miễn phí BẢN WORD Mẫu đơn xin nghỉ thai sản TẠI ĐÂY.

Ban biên tập 1BOSS

Tài liệu tham khảo:

• https://fastwork.vn/mau-quan-ly-ho-so-nhan-su-bang-excel/
• Một số nguồn tổng hợp khác.