Tối ưu thời gian xử lý công việc trên phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Tối ưu thời gian xử lý công việc

Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay, kết xuất dữ liệu với phương pháp truyền thống, rồi tính lương thủ công đều gặp phải tình trạng:

• Mất quá nhiều thời gian để hoàn thành một bảng chấm công chi tiết cho nhân viên bằng cách tích hợp các thông tin như đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, xin nghỉ phép.
• Mỗi phòng ban sử dụng một hệ thống lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán rất vất vả và căng thẳng.
• Trước khi gửi cho nhà quản lý phê duyệt, các dữ liệu cũng phải được chuyển cho nhân sự để xem xét và xử lý các vấn đề và khiếu nại. Quá trình này đòi hỏi sự hợp tác của nhiều cá nhân và bộ phận. Do đó, không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ.

Với phần mềm quản lý văn phòng điện tử sẽ giải quyết triệt để vấn đề này thông qua cơ chế tự động với dữ liệu được bảo mật và cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro và tiết kiệm chi phí và thời gian của các bộ phận liên quan: hành chính, nhân sư, kế toán,…

Đảm bảo quy trình nghiệp vụ với phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Đảm bảo quy trình nghiệp vụ

Bộ công cụ quản lý văn phòng điện tử xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác giúp nhân viên làm chuẩn theo quy trình, đồng thời cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh và nhóm tổng thể. Tất cả các báo cáo, ứng dụng, đề xuất khi cần được khởi tạo sẽ tiến hành trực tiếp trên phần mềm quản lý văn phòng điện tử. Ngoài ra, phần mềm còn đảm bảo phân quyền chi tiết và phân công người theo dõi rõ ràng.

Cụ thể, nhân viên sẽ nhận được thông báo ngay lập tức thông qua phần mềm sau khi tiếp nhận nội dung công việc hoặc dự àn nào đó. Hệ thống quản lý tự động nhắc nhở nhân sự về bất kỳ nhiệm vụ quá hạn hoặc khẩn cấp nào, đảm bảo quy trình làm việc đúng tiến độ để đạt hiệu suất tối ưu nhất.

Dễ dàng quản lý công việc từ xa với phần mềm 

Dễ dàng quản lý công việc từ xa với phần mềm 

Với phần mềm quản lý văn phòng điện tử, các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên trên điện thoại di động, đồng thời kiểm tra toàn cảnh và chi tiết thời gian làm việc của nhân sự. Mọi yêu cầu nghỉ phép, các hoạt động liên quan đến chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi email như trước đây.

Mặt khác, khi kế hoạch công việc và dự án đã được thiết lập và phân công cụ thể, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi tiến độ linh hoạt. Ngoài ra, lợi ích của phần mềm quản lý văn phòng điện tử là có thể sắp xếp chi tiết, lưu trữ vô thời hạn các tập tin, giúp tìm nhanh khi cần, tiện lợi hơn so với lưu trữ thủ công dễ bị thất lạc.

Đảm bảo quy trình đo lường và đánh giá kết quả

Đảm bảo quy trình đo lường và đánh giá kết quả

Đối với mọi phần mềm, khi tiến hành đánh giá độ chính xác luôn là một trong những tiêu chí đánh giá quan trọng. Điều này được xác định bởi tính đúng đắn của đầu ra do phần mềm cung cấp. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử nâng cao hiệu quả đo lường hiệu suất hoạt động của nhân sự trong doanh nghiệp dựa trên các kế hoạch và chỉ tiêu đã đề ra.

Phần mềm đo lường quả dựa trên  số lượng tài nguyên, chi phí,… Tiêu chuẩn được tính toán dựa trên nhiều yếu tố như: hiệu suất công việc, tính tương tác trong và ngoài doanh nghiệp, khối lượng kết quả,…

Quản lý tài nguyên doanh nghiệp trên phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Quản lý dữ liệu tài sản và tài nguyên doanh nghiệp

Quản lý dữ liệu tài sản và tài nguyên doanh nghiệp trên 1BOSS OFFICE+

Đây được xem là lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật nhanh chóng số lượng tài sản để có thể quản lý, theo dõi và sử dụng chúng kịp thời. Việc cập nhật thủ công nhiều lần trên Excel sẽ tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra lỗi và nguy cơ mất tệp là rất cao.

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử sẽ là lựa chọn tốt nhất với giao diện nhập liệu dễ sử dụng. Đảm bảo nội dung được nhập với ít lỗi nhất có thể trong khi vẫn duy trì thông tin tài sản đầy đủ. Ngoài việc chỉ nhập thông tin một lần cho mỗi nội dung, phần mềm còn hỗ trợ đồng bộ hóa và thống nhất dữ liệu tài sản để tránh trùng lắp thông tin giữa các bộ phận.

Bằng cách theo dõi tài sản trong suốt vòng đời của chúng, từ lập kế hoạch đến tái chế và xử lý tài sản khi không còn sử dụng, nhà quản lý có thể truy xuất thông tin tài sản và kiểm kê nhanh chóng và chính xác khi cần. Đồng thời, cũng có thể theo dõi một cách khách quan và chủ động việc kiểm kê tài sản trong các khaorng thời gian mong muốn.

Quản lý trạng thái tài sản trên phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Quản lý trạng thái tài sản trên phần mềm quản lý văn phòng điện tử

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử khiểm soát quá trình lập kế hoạch và mua lại, vận hành, bảo trì, tân trang và xử lý tài sản của tổ chức. Quá trình này làm tăng tính hữu dụng tiềm năng của tài sản và giảm chi phí của doanh nghiệp và rủi ro liên quan đến các tài sản, tài nguyên doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp và tổ chức thường xuyên duy trì đầy đủ và thích hợp chi phí hoạt động, nguồn nhân lực và quy trình cho tài sản mà họ sở hữu nhằm mang lại lợi ích kinh tế tối đa trong suốt vòng đời của tài sản.

Vì vậy, việc quản lý tài sản cho phép các doanh nghiệp và tổ chức dễ dàng theo dõi tài sản của họ. Nhà quản trị sẽ nắm bắt được toàn bộ thông tin: tài sản được đặt ở đâu, ai đang sử dụng, được sử dụng như thế nào và tài sản đang ở trạng thái nào. Ngoài ra, quy trình quản lý tài sản chi tiết giúp các doanh nghiệp và tổ chức xác định chính xác tỷ lệ khấu hao và thanh lý đối với những tài sản không còn hữu ích. Vì vậy, việc áp dụng quy trình quản lý tài sản là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp, tổ chức.

Đảm bảo tương tác và lưu trữ thông tin trong nội bộ

Đảm bảo tương tác và lưu trữ thông tin trong nội bộ

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử cung cấp môi trường giao tiếp thuận tiện bên dưới mỗi báo cáo, tránh việc thảo luận qua các kênh mạng xã hội khác. Điều này có thể dễ bỏ sót thông tin hoặc bị phân tâm bởi những cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc.

Hoạt động tương tác đơn giản và dễ sử dụng: có thể sử dụng phần mềm và tương tác với các thành viên, cấp trên và cấp dưới trong nội bộ doanh nghiệp mà không mất nhiều thời gian học cách sử dụng. Ngoài ra phần mềm còn có thể tương tác dễ dàng như nhiều trang mạng xã hội phổ biến khác.

Quá trình tương tác nhanh chóng và linh hoạt: Dựa trên đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, phần mềm có thể được điều chỉnh để phù hợp hơn với quy trình làm việc và nhu cầu. Từ đó, công việc trong doanh nghiệp cũng trở nên nhanh chóng và linh hoạt hơn.

Đảm bảo thông tin được bảo mật: Các tương tác nội bộ trong hệ thống kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn được bảo mật và an toàn, chức năng phân quyền linh hoạt sẽ giúp người dùng quản lý thông tin của họ một cách chặt chẽ.

1BOSS Newfeed | Phần mềm quản lý văn phòng điện tử nâng cao tương tác nội bộ 

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử nâng cao tương tác nội bộ 

Là một trong những phần mềm quản lý văn phòng điện tử của bộ công cụ hỗ trợ hoạt động văn phòng cho doanh nghiệp – 1BOSS Office+, 1BOSS Newsfeed hỗ trợ doanh nghiệp tạo được dấu ấn cá nhân và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp tập trung xây dựng mạng xã hội nội bộ. Phần mềm 1BOSS Newsfeeds không chỉ tạo màu sắc riêng cho doanh nghiệp mà còn hỗ trợ lưu trữ thông tin nội bộ nhân viên. Chức năng lưu trữ thông tin được bổ sung nhằm đảm bảo tính bảo mật của thông tin doanh nghiệp. Người quản lý cũng sẽ dễ dàng thao tác và kiểm soát nội dung trên mạng xã hội nội bộ.

Mặt khác, với tính năng quản lý nhóm công việc chuyên nghiệp phần mềm mang đến tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng. Hoạt động tạo nhóm và phân quyền một cách khoa học nhằm nâng cao hiệu quả bảo mật trong toàn bộ quá trình tương tác công việc.

Tạm kết

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng công việc, đảm bảo cho doanh nghiệp vận hành trơn tru theo quy trình số hóa. Với sự trợ giúp của nền tảng công nghệ thông tin và kết nối internet, các thủ tục giấy tờ và quy trình thủ công trong các doanh nghiệp có thể được thay thế, và tối ưu hóa mọi quy trình hoạt động trong doanh nghiệp.

Ban biên tập 1BOSS

1BOSS cung cấp gói các giải pháp toàn diện kết hợp bởi sự hiểu biết tinh thông trong quản lý và điều hành. Kết hợp cùng kinh nghiệm triển khai và ứng dụng từ những best practice từ các doanh nghiệp đầu ngành. Với công nghệ hiện đại, giao diện thân thiện, kích hoạt và dùng ngay với chi phí vô cùng hợp lý. Được nghiên cứu và thiết kế và tham vấn chuyên sâu, ứng dụng các khoa học, nghệ thuật hiện đại. 

Giải pháp quản lý doanh nghiệp 4.0 của 1BOSS gồm có:  

• 1BOSS SUPERAPPS Siêu ứng dụng quản lý doanh nghiệp​ 
  • Văn phòng điện tử 
  • ​Quản lý quan hệ khách hàng
  • Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý kho 
  • Quản trị nhân sự 
• 1BOSS OFFICE+ Văn phòng điện tử
  • ​Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp
  • Văn phòng thông minh 
  • Tài nguyên chia sẻ
  • Quản lý công việc
  • Quản lý dự án
  • Siêu ứng dụng văn phòng điện tử
• 1BOSS CRM+ Quan hệ khách hàng
  • ​Marketing tự động
  • Quan hệ khách hàng
  • Chăm sóc khách hàng
  • Siêu ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng
• 1BOSS OP+ Quản lý đơn hàng 
  • Quản lý đơn hàng bán
  • Quản lý đơn hàng mua
  • Siêu ứng dụng quản lý đơn hàng
• 1BOSS WH+ Quản lý kho 
  • Quản lý kho thông minh
  • Siêu ứng dụng quản lý kho