Sứ mệnh đặt ra càng lớn, càng phải tăng hiệu quả quản lý

Công ty TNHH Công nghệ Băng tải (conveytechvn.com)

Công ty TNHH Công nghệ Băng tải (CTC) đã trải qua 10 năm hình thành và phát triển. Cho đến nay, CTC đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực cung cấp các loại băng tải, mối nối nhanh băng tải, con lăn chống lệch băng, và các thiết bị công nghiệp khác đến từ các hãng nổi tiếng hàng đầu thế giới Minet - Pháp, Tru Trac - Nam Phi, Oriental - Ấn Độ,… phục vụ sản xuất cho ngành xi măng, than, nhiệt điện, khai thác và các nhà máy công nghiệp nặng trên khắp cả nước.
Với sứ mệnh trở thành lựa chọn hàng đầu cho người tiêu dùng tại Việt Nam và vươn ra thị trường quốc tế, CTC biết rõ cần phải dựa vào công nghệ để tối ưu được hiệu quả khối lượng công việc ngày càng nhiều, và nhất là tăng hiệu quả quản lý. Chỉ có quản lý công việc tốt, quy trình làm việc chuẩn thì mới thành công chạm tới sứ mệnh của mình.

Từ nỗi đau quản trị...

Trước khi đến với 1BOSS, CTC quản lý công việc bằng cách sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ: Bộ phận kế toán sử dụng phần mềm kế toán, bộ phận bán hàng sử dụng phần mềm bán hàng, bộ phận kho sử dụng phần mềm kho,... Đây không phải là tình trạng hiếm gặp ở các doanh nghiệp, khi mà việc sử dụng các phần mềm chuyên biệt cũng mang lại một số lợi ích nhất định. Tuy nhiên "lợi bất cập hại", doanh nghiệp sẽ nhận ra đó không phải là lựa chọn tối ưu, các hậu quả của việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ trong một tổ chức sẽ ngày càng lộ rõ theo thời gian.

Hậu quả dễ thấy nhất là các dữ liệu của các phòng ban khó có thể kết nối với nhau, hay gặp phải tình trạng phần mềm không tương thích. Điều này làm cho việc phối hợp công việc giữa các phòng ban bị ảnh hưởng lớn. Một ví dụ điển hình là sau khi khách đặt hàng trên website CTC, đơn hàng sẽ được chuyển đến công ty. Nhân viên nhập dữ liệu sẽ tiếp nhận và tiến hành chuyển nội dung đơn hàng, sau đó mới chuyển qua kho, giao hàng và thanh toán. Quy trình này gây mất gấp đôi thời gian. Làm người mua nhận hàng trễ và không kiểm soát được đơn hàng. 

Không những thế, CTC nói riêng và các doanh nghiệp đang quản lý bằng nhiều phần mềm riêng lẻ phải đối mặt với nguy cơ sai sót thông tin khách hàng trong quá trình nhập đơn hàng từ phần mềm này sang phần mềm khác, thiếu tính realtime và hợp nhất. Thêm một điểm bất cập là không phải nhân viên nào cũng có quyền kiểm tra tình trạng đơn hàng vì bị giới hạn về phân quyền, không thể truy cập vào hết tất cả phần mềm doanh nghiệp đang sử dụng.

Đến hành trình tìm kiếm giải pháp và lựa chọn 1BOSS

CTC đã tìm kiếm giải pháp cho các “lỗ hổng” trong quy trình làm việc này khá lâu. Tuy nhiên việc thay đổi hệ thống và luồng công việc đã ăn sâu bao năm nay không phải là điều dễ dàng và có thể quyết định trong một sớm một chiều. Không những gặp khó khăn trong việc tìm ra được phần mềm phù hợp, mà còn khó khăn trong việc để nhân sự đồng lòng cùng thay đổi. Cuối cùng, sau một quá trình dài cân nhắc giữa nhiều lựa chọn, CTC quyết định chọn 1BOSS và bắt đầu triển khai dự án từ tháng 7/2022.

Giải pháp của 1BOSS đưa ra cho CTC là một nền tảng quản trị toàn diện và đặc thù cho ngành thương mại phân phối, với quy trình làm việc chuẩn, được số hóa và đưa 100% lên hệ thống. 

1BOSS số hóa quy trình làm việc ngành thương mại phân phối cho CTC

Giải pháp bao gồm nhiều phân hệ, tương ứng với các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp: bộ phận Tiếp thị, bộ phận Bán hàng, điểm bán đại lý, bộ phận Kho, bộ phần Mua hàng, bộ phận Dịch vụ khách hàng, bộ phận Dự án. Tuy nhiên vẫn có sự liên kết và kế thừa dữ liệu để phù hợp với mô hình quản trị và nhu cầu quản lý tổng thể của CTC.

Nếu như khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ, doanh nghiệp có quá nhiều nguồn dữ liệu để theo dõi, phải thực hiện quá nhiều thao tác để đảm bảo thông tin được chuyển giao liền mạch và kịp thời giữa các phòng ban, luồng công việc không bị tắt nghẽn. Thì với 1BOSS, tất cả được quản lý trên một hệ thống duy nhất, với tốc độ xử lý dữ liệu và tính kế thừa cực cao. Không cần nhập dữ liệu nhiều lần, không sợ thông tin sai sót, tự động - nhanh chóng - chính xác. Đây là một trải nghiệm tuyệt vời mà việc sử dụng nhiều phần mềm riêng lẻ không thể mang lại được.

Thông tin khách hàng đăng ký đa kênh được đẩy về một hệ thống duy nhất để bộ phận Tiếp thị quản lý...

...chuyển giao thông tin chính xác, nhanh chóng cho bộ phận Bán hàng

Ngoài khó khăn về công nghệ phù hợp, một trong những khó khăn của bất kỳ doanh nghiệp nào khi tiến hành "cải cách" hệ thống và quy trình làm việc chính là nhân sự. Chuyển đổi hệ thống làm việc của cả một tổ chức đòi hỏi rất nhiều sự đồng lòng và phối hợp của toàn bộ nhân sự - những người trực tiếp sử dụng phần mềm. Nhằm mục đích giúp khách hàng có những trải nghiệm hoàn hảo nhất, phát huy lợi ích của một giải pháp chuyển đổi số thực thụ, 1BOSS đã phối hợp và thực hiện 4 buổi đào tạo online, cũng như cung cấp các tài liệu hướng dẫn và hỗ trợ tối đa để nhân sự CTC nắm rõ cách sử dụng phần mềm. Đây cũng là cách để 1BOSS ghi nhận những góp ý và nhận xét của khách hàng, làm tiền để cải tiến, phát triển sản phẩm ngày càng tốt hơn nữa.

Tạm kết

Hiện CTC đã bắt đầu đưa giải pháp 1BOSS vào hệ thống làm việc của doanh nghiệp. Cùng chờ đón những quả ngọt đầu mùa cho sự hợp tác giữa 1BOSS và CTC. Sự đồng hành giữa 1BOSS và CTC chắc chắn sẽ là sự đồng hành lâu dài.

Doanh nghiệp mong muốn số hóa lại quy trình làm việc chuẩn - tinh gọn - hiệu quả với giải pháp chuyển đổi số thực sự? 

>> Đăng ký nhận tư vấn cùng chuyên gia quản trị doanh nghiệp tại 1BOSS ngay TẠI ĐÂY hoặc liên hệ hotline 0345 948 949 để được tư vấn nhanh nhất.

Ban biên tập 1BOSS