Yếu tố then chốt khi triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện thứ nhất: Kế hoạch

Trước khi bắt tay vào triển khai bất cứ một công việc, hoạt động gì, chúng ta đều cần phải lập một kế hoạch chi tiết. Việc lập kế hoạch triển khai ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện giúp nhà quản trị:

• Nắm được và theo sát được từng bước triển khai
• Đảm bảo thủ tục, quy tắc triển khai diễn ra theo trình tự, không nhảy bước
• Đảm bảo chất lượng khi triển khai
• Tính toán được chi phí ban đầu, từ đó so sánh với chi phí thực tế

Thực trạng tình hình chuẩn bị cho triển khai ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện tại nước ta còn chưa thực sự tốt. Rất nhiều doanh nghiệp có thời gian triển khai gần như dài hơn nhiều lần so với thời gian dự tính trong kế hoạch ban đầu. Nguyên nhân có thể do thay đổi tùy chỉnh, thay đổi nhân sự, nguồn vốn,….nhưng cũng có thể do doanh nghiệp chưa tìm hiểu kỹ trước khi lập kế hoạch.

Yếu tố then chốt khi triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Doanh nghiệp có thể liên hệ với nhà cung cấp để nắm rõ hơn về quy trình, các bước triển khai, thời gian triển khai, chi phí ban đầu,….để có cơ sở lên kế hoạch sao cho hợp lý. Doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch hợp lý bởi nếu thực tế lệch so với kế hoạch quá nhiều có thể gây ra những tổn thất về nguồn lực, đình trệ công việc,…

Yếu tố then chốt khi ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện thứ hai: Đơn vị cung cấp

Dù doanh nghiệp có lập được một kế hoạch hoàn chỉnh, nhưng nếu lựa chọn sai nhà cung cấp, những vấn đề khi triển khai vẫn có thể xảy ra. Nhà cung cấp là một trong những yếu tố then chốt khi triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện bởi đây là đơn vị sẽ cung cấp và triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Một số tiêu chí để nhà quản trị có cơ sở lựa chọn:

Nhà cung cấp đã từng triển khai cho bao nhiêu doanh nghiệp

Số khách hàng mà nhà cung cấp đã từng triển khai sẽ là một cơ sở để nhà quản trị có những đánh giá khách quan hơn. Nếu nhà cung cấp nhiều khách hàng, khách hàng là những công ty lớn tương đương với mức độ uy tín và chất lượng cao. 

Bảng giá từ nhà cung cấp

Một số nhà phân phối sẽ có bảng giá chung chung hoặc không ghi rõ giá cho từng phần mềm chuyên ngành. Nhà quản trị cần phải tìm hiểu thật kỹ bằng cách liên lạc qua hotline. Đồng thời, nhà quản trị cần tìm hiểu thêm về các chi phí phát sinh về sau để hạn chế tổn thất thêm nguồn vốn. 

Nhà cung cấp là một trong những yếu tố then chốt khi triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp

Chất lượng dịch vụ từ nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần đánh giá nhà cung cấp từ cách cư xử và hỗ trợ qua các buổi tư vấn, demo trực tiếp hoặc demo online. Một nhà cung cấp tốt và có tiềm năng sẽ góp phần rất lớn trong việc hỗ trợ nhanh chóng trong quá trình sử dụng sau này.

Yếu tố then chốt khi ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện thứ ba: Con người

Trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, con người luôn là yếu tố chủ chốt, không thể thay thế. Đối với doanh nghiệp cũng không ngoại lệ, yếu tố con người luôn được đặt lên hàng đầu. Mục đích của triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện cũng là để giúp sức con người nhằm hướng tới mục đích chung là phát triển doanh nghiệp.

Do vậy, để triển khai ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố liên quan đến con người gồm:

Tình hình nhân lực

Để xác định được tình hình nhân lực, người quản lý cần nắm được các tiêu chí:

• Các bài toán cần giải quyết chủ yếu từ bộ phận nào? Phạm vi cần cải thiện có lớn không?
• Chỉ số KPI hiện tại, quy trình làm việc, quy trình kinh doanh,…
• Qua tham khảo nhiều nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện khác nhau, nhân viên cảm thấy phù hợp với những phần mềm nào?
• Cơ sở hạ tầng và nguồn dữ liệu đã sẵn sàng để chuyển đổi chưa

Sự ảnh hưởng trong khi triển khai

Một quá trình triển khai cần ít nhất khoảng 2 đến 6 tháng. Trong khoảng thời gian đó, hoạt động của các nhân viên trong doanh nghiệp chắc chắn sẽ bị gián đoạn ít nhiều. Doanh nghiệp cần nắm được phòng ban, bộ phận nào trong doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nhiều nhất từ việc triển khai này. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng lên một bảng nhiệm vụ mới nhằm giúp nhân viên làm quen dần với công việc.

Yếu tố con người luôn được đặt lên hàng đầu

Liên lạc thường xuyên

Trong suốt quá trình triển khai hoặc sau triển khai, nhân viên có thể sẽ cảm thấy hoang mang và chưa làm quen được hoàn toàn. Thời điểm này, người lãnh đạo cần thể hiện sự quan tâm bằng cách liên lạc thường xuyên. Không chỉ một hay hai lần mà cần liên lạc nhiều lần. Việc này không chỉ cỗ vũ tinh thần cho người lao động mà còn khiến họ cảm thấy mình là một phần của doanh nghiệp.

Nhà quản trị cần phải làm cho nhân viên của mình hiểu rõ tầm quan trọng của ERP và sẵn sàng hợp tác để ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Trong quá trình thực hiện có thể sẽ gặp phải những nhân viên không chịu hợp tác hoặc không tham gia các buổi họp. Đối với trường hợp này, nhà quản trị nên xử lý thật khéo léo, hạn chế các hình phạt nghiêm khắc mà thay vào đó nên tìm hiểu nguyên nhân.

Thu hút nhân viên tham gia triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện

Trong yếu tố then chốt khi triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện thứ ba, một trong những cách để người nhân viên cảm thấy vai trò của mình trong doanh nghiệp đó là mời họ tham gia triển khai ERP. Quan trọng hơn cả, nhân viên là những chuyên gia trong công việc hiện tại bởi họ làm nó hàng ngày và hiểu rõ vấn đề phát sinh. Do đó, mời nhân viên tham gia triển khai nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện chính là một bước kiểm tra và rà soát. Bên cạnh đó, nhân viên là những người trực tiếp sử dụng phần mềm sau này, tham gia triển khai sẽ giúp nhân viên hiểu sâu hơn về nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Đào tạo nhân lực

Trong doanh nghiệp, không phải mọi nhân viên đều có trình độ tin học tốt để có thể sử dụng thành thạo ERP. Do đó, hãy yêu cầu nhà cung cấp đào tạo thêm về cách sử dụng cho nhân viên cho đến khi thành thạo.

Việc đào tạo nhân viên vừa giúp tăng trình độ nhân lực, vừa giúp tận dụng tối ưu giá trị của một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Nếu trong doanh nghiệp có những nhân viên có trình độ tin học và nắm được cách hoạt động của phần mềm, nhà quản trị cũng có thể cho các nhân viên ấy kèm những người còn chưa hiểu rõ nhằm giảm thiểu chi phí đào tạo. 

Giám sát và cải thiện

Khi đã có kế hoạch, tìm được một nhà cung cấp và tiến hành triển khai thành công. Công việc của nhà quản trị là giám sát chặt chẽ việc sử dụng phần mềm. Việc theo dõi sát sao sẽ giúp nhà quản trị nắm được các vấn đề, tìm được các lỗ hổng về phần mềm hoặc nhân sự để có các chiến lược cải thiện kịp thời.

Có thể nói trong mọi lĩnh vực, con người hầu như là trung tâm, các yếu tố khác xoay quanh con người. Chính vì vậy, nhà quản trị cần quan tâm kỹ hơn đến yếu tố nhân sự, khiến nhân viên cảm thấy mình là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp.

Tạm kết

Qua 3 yếu tố then chốt khi ứng dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, chúng tôi hy vọng doanh nghiệp có một sự chuẩn bị tốt nhất khi triển khai giải pháp này. Là một trong những công ty dẫn đầu về giải pháp tổng thể doanh nghiệp, 1BOSS luôn mong muốn được đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi qua để được tư vấn và trải nghiệm hoàn toàn miễn phí.

Ban biên tập 1BOSS